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你可能已经遇到有关电子邮件的这种问题：如果你在不同的文件夹中保存各类主题的邮件，那么当有一封邮件跨越多个主题时，你将如何处理？使用分散的主题来存储，这在一段时间后就开始失效，将不再有用。在wiki中，你可以通过交叉链接的主题解决这个问题——它没有严格的层次结构。但是对于电子邮件，通常你只能把邮件放在一个单独的文件夹中。
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相反，不将邮件保存在文件夹中似乎更好。只保留一些大的存档（按年份或者按月），并依靠一些搜索技术来找到你所需要的邮件。
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如果你的电子邮件客户端支持的话，你可以使用虚拟邮箱。基于你设置的搜索标准来创建虚拟的邮箱。一封邮件可能会出现在多个虚拟邮箱中，这可以帮助你在需要时找到它。
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或者，你也可以使用本地的搜索引擎。例如Mac上的Spotlight或谷歌桌面。
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在当今的数字文化中，这属于被称为认知超载的一种更大的、非常危险的现象。多种压力的混合，太多的多任务处理，太多分心的事，而且经常有大量新的数据待处理。科学家认为，试图把注意力同时放在几件事情上，意味着你在每件事情上都会处理得很差〔13〕。
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如果这还不够糟糕，看看英国的一项有争议的研究：如果你持续中断正在进行的任务，去检查电子邮件或者回复即时消息，你的有效智商会下降10分。
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相比之下，吸大麻烟卷导致下降的智商仅4分（见图8-4）。
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无论你做什么，请不要同时都做。
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图8-4 相应的智商损失
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这使我怀疑，各家公司是否应该少关注强制性毒品检测而重视强制性的电子邮件习惯测试〔14〕。当然不只是电子邮件和毒品，司机打手机时，也不能对路面的危险作出迅速反应。电视新闻频道中充斥着不同的新闻报道，包括主屏幕、角落的小视频窗口、多个滚动显示头条新闻以及起到分割作用的商业广告。从认知科学的角度来看，这对观众绝对是一种酷刑。
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鉴于我们同时处理多个事情时表现如此糟糕，并且很容易被大量其他的事情打扰，让我们来看看如何避免一些常见的干扰并坚持完成同一个任务。
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避免分心
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在NPR（美国国家广播电台）的All Things Considered节目的一个片段中，Paul Ford称赞了简洁的用户界面带来的益处〔15〕。回想一下早期基于文本的操作系统（CP/M、MS-DOS等）上运行的早期文档处理工具WordStar或者WordPerfect。那时没有窗口，没有鼠标，没有电子邮件，没有游戏。工作环境是如此地乏味，但结果是鼓舞人心的。或更确切地说，这种工作环境可以帮助你保持对当前工作的注意力。
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我最喜欢的便携式写作工具之一，就是我的夏普Zaurus。在它的生命即将走到尽头时，我去掉了它里面所有的东西，只剩vi编辑器。我卸掉了无线网卡，仅使用CF存储卡同步。此时的设备使我很少分心。事实上除了写作没有别的功能。没有游戏，没有电子邮件，没有网络——只有你写作的章节和文字。这是很艰苦的，但很有效。
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主动切换
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一个有助于应对这种情况的做法是更主动地进行情境切换（请注意是“主动地”）。不是简单地忽略即时消息或电子邮件，而是使它成为一个主动行为。关闭你正在做的工作。做几个深呼吸（我们一会将谈论更多呼吸的重要性和收发电子邮件的技巧）。对这项新活动提起好奇心和兴趣，全神贯注地处理它。
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在功能更全的系统中，你可以运行一个专门的应用程序来隐藏目前使用的程序之外的所有程序。例如，在Mac上可以使用Think!〔16〕屏蔽焦点以外的所有程序，或者是Desk Topple〔17〕，它可以隐藏你的桌面图标，替换你的墙纸，并定时自动隐藏应用程序的窗口。
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单任务界面
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在Mac OS X中，你可以使用QuickSilver工具来设置一些基于按键的快捷命令。它使我想起在那些早期系统中存在的终止-驻留式程序SideKick。
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例如，我做了一些定制，只需几个按键我就可以给地址簿中的人发送一个一句话邮件。表面上看来，这似乎没什么大不了的。但是，能够不访问邮箱就发送电子邮件是一个巨大的优势。
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比如你正在处理某项工作，突然想到必须要发送一封电子邮件给某人。也许你正在调试程序，并且意识到将会在午餐约会中迟到。你按下几个键，发送邮件，然后再回到调试。
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现在将这件事与通常的经历作一下比较。
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你正在调试，并且意识到必须发送一封电子邮件。你的情境切换到邮件处理程序上，把它打开，开始发送邮件，同时发现了收件箱中多了几封新邮件，这时干扰就出现了。你将会很快被新的邮件吸引，并失去了调试的思路。情境破坏了。
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同样，我配置了QuickSilver，只需几个按键就可以在我的待办事项清单中添加一行。否则，你会面对与发送电子邮件同样的风险。你必须把情境切换到待办事项清单，一旦输入新条目，就会看到所有其他需要做的事情，并再次分心。