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古希腊人试图通过诸如记忆宫殿和位点的方法训练大脑，提高大脑的记忆能力。与此同时，他们与埃及人成了信息外化的专家，他们发明了现代化的图书馆，成为外在知识的盛大存储库。我们不知道当时为什么会同时产生如此多智慧活动的火花（也许人类日常经验已经到达了某一特定的复杂程度），但人类组织自己的生活、环境和思维的需求一直很强烈。这种需求并不是简单就能学会的，而是一种生理必然——动物会本能地组织他们的环境。大多数哺乳动物都会本能地将它们的排泄物放置在远离其吃饭睡觉的地方；狗学会了整理它们的玩具，并放在篮子里；蚂蚁学会将聚居地死去的蚂蚁搬至埋葬场；某些鸟类和鼠类在其巢穴周围对称地布置障碍，以便更好地观察是否有入侵者。
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有一点还需要注意，大脑本身不会按照我们所期望的那样进行组织。它是预先配置好的，虽然具有极大的灵活性，但仍旧建立在历经几千年发展的系统之上，被用于处理与我们今天不同种类、不同数量的信息。说得更准确一点，大脑的组织方式与你组织办公室或浴室、医药箱的方式并不相同。你不能把东西随意放在任何你想放的地方。大脑的进化体系是杂乱无章、脱节的，它囊括了多个系统，其中每个系统都有自己的思维（可以这样说）。进化并没有设计东西，因为它不构建系统——它只依存于系统，从历史的角度看，它传达了一种生存优势（如果有更好的方式出现，它会予以采纳）。没有伟大的首席设计师指挥系统，它们也能协调地一起工作。与其将大脑比作一栋新的建筑物，不如将它比作一座宽敞的旧房子，每一层楼都进行了零碎的翻新。
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所以我们来打一个比方：你有一座旧房子，里面的每件东西都有些过时，但你仍然很满意。在某一个炎热的夏天，你在某间屋子里安装了空调。几年之后，当你手头更宽裕的时候，你决定安装中央空调系统。但你不会因此拆除房间里已经安装的空调——为什么？因为它随时可能派上用场，它已经存在于那里，已经牢固地安装在墙壁上。又过了几年，你遇到一个棘手的暖气管问题——墙壁水管漏水。管道工需要破开墙壁铺设新的管道，但你的中央空调系统却挡在了那儿，一些管道需要移除。因此，工人们将管道避开墙壁，围着阁楼绕了很长一段距离。直到那年寒冷的冬天，当你的非封闭式阁楼导致你的管道冻结时，这项工程才得以完成。如果你当初决定让管道穿过墙壁，这些管道也不会被冻住，但你不能这么做，因为中央空调系统挡在了那儿。如果从一开始就计划好这一切，你一定会做出不同的决定，但你没有这样做——当你需要某些物品时，你就会不停地添置它们。
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进化也以几乎相同的方式构造着我们的大脑。当然，进化是没有意志的，也是没有计划的。进化并没有决定赐予你位置记忆。通过不断的改良与自然选择的进化过程，你的位置记忆系统逐渐形成。它不断进化，独立于你的事实数据记忆系统。这两种系统也许本应该同步进化，但实际上并不是这样，某些时候，两者甚至会产生冲突。
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我们有必要了解我们的大脑究竟是如何组织信息的，这样，我们就能更好地利用它，而不是与它对抗。大脑就像是不同系统的大杂烩，每个系统解决某个特定的适用问题。有时这些系统会同步协调运转，有时它们又会相互对抗，有时它们甚至都不愿意“理对方”。有两种重要的方法可用于我们控制并改善这一过程：解码——信息输入记忆系统的方式，检索——唤起记忆的方式。我们将会在第2章和第3章对其进行剖析。
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人类组织注意力与记忆系统的需求从未如此强烈过，我们的大脑也从未如此忙碌过。我们面临着事实、虚假事实、闲言碎语和谣言，所有这些都冒充真实信息向我们袭来。我们总是试图找到自己所需要知道的，并为此筋疲力尽，但与此同时，我们实际上已经做了更多。因此，合理安排众多事情对我们来说已经成为一项巨大的挑战。30年前，旅行社帮我们预订飞机票和火车票，商场店员帮助我们寻找所需要的东西，专业打字员或秘书帮助忙碌的人们处理信件；如今，我们却需要自己完成大多数工作。信息时代已经淘汰掉人们所从事的许多工作，我们每一个人也都可以被称作信息专家。我们可以完成10个不同的人的工作，与此同时，我们还能兼顾生活、孩子、长辈、朋友、事业，以及个人爱好和喜爱的电视节目。这也就难怪，有时记忆会与另一种记忆混淆，导致我们在错误的时间出现在正确的地方，或者忘记一些简单的事情，比如我们常常找不到眼镜或遥控器。
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每天都有数以百万的人丢钥匙、驾驶证、钱包，或写有重要电话号码的碎小纸片。我们不只是找不到这些东西，还会忘记那些本应该记住的东西，比如电子邮件或网站的密码、信用卡的PIN码——这些与我们丢失钥匙具有同等的认知。这些都不是琐碎的事情，它并不像人们遗失的东西那样可以被轻易代替，比如肥皂条或水果盘中的葡萄。我们并没有大的记忆障碍，却有具体的、对一两件事情短暂的记忆障碍。在疯狂寻找钥匙的几分钟时间里，你（可能）还记得你的名字、家庭地址、你家电视机的位置和你早餐吃过什么——钥匙仅仅是你不幸遗失的记忆。有证据表明，一些事物比其他事物更容易被遗忘。我们常常找不到汽车钥匙，而不是汽车；我们常常遗失钱包或者手机，而不是办公桌上的订书机或者厨房里的汤匙；我们常常找不到大衣、毛衣、鞋子，而不是裤子。了解大脑注意力和记忆系统的相互作用，可以大大减少记忆失误。
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了解我们经常丢失什么、不经常丢失什么，可以帮助我们更好地了解大脑是如何运转的，以及我们为什么会出错。在这本书中，这些你都可以看到。我希望它可以帮助你减少类似的损失。实际上我们每个人都可以做一些事来降低丢失东西的概率，即使丢失了某些东西也能够快速找回来。如果能够更好地遵循这些指引与计划，我们就能够更透彻地理解它们（任何认知心理学家都会这样说），所以在这本书中，我们会探讨组织大脑的不同方面。我们将回顾人类已经尝试多年的组织系统的历史，以便我们认清哪种系统成功了、哪种系统失败了，及其成功或失败的原因。首先我将会阐述我们为什么会遗失东西，那些聪明而且有条理的人究竟做了什么才不容易遗失东西。书中有部分内容将会涉及我们怎样像小孩子那样学习事物。幸运的是，某些孩童时代的思维经过重新审视，可以对成年人起到帮助作用。也许本书的中心是探讨如何更好地组织时间，这样做不是为了让我们变得更有效率，而是让我们拥有更多时间去放松，有更多时间去维系重要的关系，有更多时间去创造。
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我们还将探讨如何组织工作，这也被称作动机组织。公司就像放大的大脑，每个员工都像神经元一样工作。公司就像所有个体的集合，每位员工向着某个共同的目标，都承担着某种特定职能。由于分工合作，公司的日常业务通常会比个人单独完成做得更好。在大型企业中，通常会有一个部门负责按时支付账单（应付账款），还有一个部门专门保管钥匙（工厂钥匙或安全钥匙）。虽然单个员工容易犯错，但只要整个系统就位，单个员工的一时分心或缺乏组织的行为就不至于中断整个系统的正常运转。当然，企业的组织也并不总是完美的。由于存在跟我们遗失汽车钥匙相同的认知模块，企业也会失去一些东西——利润、客户、市场竞争地位。我曾经是一名管理顾问，在从业过程中，我看到了效率低下和缺乏监督所带来的大量不同种类的问题。一些公司，无论是繁荣兴旺还是身处危机，都未能察觉它们所面临的问题。从这些公司身上，我学到了很多东西。
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一个有组织的大脑能够帮助我们做出正确的决策。当我还是本科生的时候，我遇到了两位伟大的导师——阿莫斯·特沃斯基和李·罗斯教授，他们都是社会判断和决策领域的科学先驱。他们痴迷于我们如何评价身边的人、怎样与他们相处、怎样将偏见与误会带进这些关系中，以及怎样克服它们。阿莫斯与他的同事丹尼尔·卡尼曼（在阿莫斯去世几年后，因与阿莫斯的合著而获得诺贝尔文学奖），发现了人脑在评价证据、处理信息时的系统误差。我在大学教授这些知识已经有20年时间，我的学生帮助我找到了解释这些误差的方法，所以我们能够更轻松地做出改进我们的决策。医学决策的赌注尤其高，因为每个错误的决定都可能带来直接且严重的后果。有资料显示，大部分医学博士不明白自己所被训练过的简单规则，也不明白什么是统计推理，结果他们只会给出糟糕的建议。这样的建议可能导致你选择药物治疗或手术治疗，而这种治疗治愈的概率很低，很大程度上你只会变得更加糟（第6章将会探讨这一问题）。
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我们都面对着前所未有的海量信息需要记忆、众多的事物需要记录。在这个iPod（苹果公司设计和销售的便携式多功能数字媒体播放器）与拇指时代，当你的智能手机可以录制视频、可以浏览2亿个网站、可以准确告诉你蔓越莓烤饼中含有多少卡路里时，我们中的大多数人仍然依赖着我们在前计算机时代所形成的系统。这当然意味着还有很大的进步空间。关于计算机最流行的比喻是基于20世纪50年代的狂人时代的组织策略：桌面上有无数个文件夹，里面包含许多文件。即使是“计算机”这个词本身现在也已经过时了，大多数人并没有使用他们的计算机来计算任何事情——相反，计算机更像是每家厨房都有的一个杂乱无章的抽屉，通常我们家将其称为杂物抽屉。一天，我去一个朋友家，我在他的杂物抽屉中发现了以下物品（我仅仅只问了一个问题：“你有放东西的抽屉吗？当你不知道应该把东西放在哪儿时，你总是随便将其放置其中的那种抽屉。”）：
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•电池
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•橡皮筋
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•烤羊肉串的肉扦
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•绳子
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•封口扎带
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•照片
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•37分零钱
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•一个空的DVD盒
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•一张没有盒子的DVD（糟糕的是，跟上面的空DVD盒不是一套）
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•感烟探测器的橙色塑料盖，因为油漆味可以触发探测器，他如果决定给厨房刷漆会用得上
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•火柴
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•三个不同尺寸的木螺钉，其中一个已经没有了螺纹
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•塑料叉子
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•专用于垃圾处理的扳手，实际上他也不知道那是用来干什么的
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