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“你的大脑需要持续关注你的承诺、你的活动，”艾伦说道，“你必须确定正在做的是你需要做的事情，也可以不做不想做的事情。如果心里记挂着某件事，你的大脑就掺杂着杂事。任何你认为未完成的事情都必须记录在大脑外可靠的系统中……”这里所说的系统就是写下来。
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为了让索引卡系统更有效率，我们需要将每个想法或任务都写在卡片上——这样就能确保可以轻易地找到它，处理之后再丢弃。我们可以将每张卡片上的信息快速分类、再分类，做到可以很随意地找到这些信息，这也就意味着你可以访问任何一个单独的信息而不会影响其他的信息，也能够将其与其他相似的信息放置在一起。随着时间的流逝，相似信息或关联的相似信息会发生变化，这种系统——由于具备随意性与无序性——也兼具灵活性。
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罗伯特·M.波西格曾经激励了一代人进行哲学反思——组织他们的思维——他的理念都写进了他于1974年出版的小说《禅与摩托车维修艺术》一书中。在随后出版的另一本不太知名的书《莉拉：探究道德》中，他致力于探索一种形而上的思考方式。菲得洛斯——作者的密友，也是这本书故事的主角，使用索引卡系统来组织他的哲学观点。他认为索引卡的尺寸最好保持一致，这样可以提供更大的访问入口。他会将它们放入衬衫口袋或钱包。大小相同，也便于携带和整理（莱布尼茨曾抱怨，所有写满他想法的纸张在尺寸和形状上都不一致，很容易弄丢）。而且更重要的是，“当信息都被写进小的数据块儿时，信息的访问与顺序就会很随意，当你必须按顺序拿出来时，它就会变得更有价值……索引卡让你的大脑放空，将顺序格式化降至最低，使你能够记录下所有全新的且未付诸实践的想法。”当然，我们的大脑并不是真的空了，只是思想的力量更强大了。我们应该尽可能地将信息转移至外部世界。
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一旦有了一叠索引卡，你就会经常对其分类。当索引卡的数量还较少时，你可以简单地按所希望的顺序放置它们；一旦数量增多，你就需要对其进行分类。下面这个系统是埃德蒙·W.利特菲尔德曾经让我对其邮件进行分类所采用的系统，我对其进行了一定的修正：
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•今天需要做的事情
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•这周需要完成的事情
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•可以等待的事情
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•杂物抽屉
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这些分类的名字其实并不重要，重要的是这些外部分类的过程。也许你还会这样分类：
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•购物清单
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•计划安排
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•可以在家完成的事
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•可以在公司完成的事
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•社会公益事件
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•需要同伴完成的事情
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•与母亲医保相关的事
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•需要拨打的电话
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戴维·艾伦建议使用助记符来精细分类待办事宜列表，他将其分为四大类：
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•完成它
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•分配它
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•推迟它
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•放弃它
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艾伦给出了一个2分钟原则：如果你能够在2分钟之内处理完列表中的某一件事情，那么请立即处理（他建议每天都留出一点时间，比如30分钟，用于处理这些杂事，因为这些杂事可能会聚积成为大事）。如果某件事情可以由别人代劳，就把它分配下去。如果某件事情需要花费2分钟以上，就稍后再完成它。也许你只是将它延迟到了第二天，但你需要将它延迟到那些两分钟之内能处理完的事情之后。有些事情可能会变得不值得你花费时间去完成——优先性发生了改变。每天浏览索引卡，你可以丢弃那些不值得你花费时间的事情。
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一开始你可能会觉得这像是作业。你完全可以将这些事情都留在大脑中，难道不是吗？是的，你完全可以，但大脑结构决定了你很难有效地记住它们。而我们的作业实际上也不是那么烦琐。它能够让你思考，让你健康地神游。将一组卡片与另一组卡片进行区分，我们需要在新的组别中放置一张标题卡。例如，为了更好地找到某个组别，如果你的索引卡是白色的，标题卡可能就是蓝色的。一些人对索引卡系统的利用到了疯狂的程度，他们用不同的颜色来区分不同的类别。但这样只会让一张卡片很难从一组移到另一组，而索引卡的中心在于提高灵活性——每张卡片都能灵活地放在任何位置。当事件优先顺序改变时，你只需要改变卡片顺序，将它们放在任何你需要的位置。小的资料也可以单独写成索引卡。菲得洛斯有一部著作，专门讲述将想法、报价、资源以及其他研究成果都写进索引卡，他将其称为“便条”。写报告时最困难的莫过于决定每一部分的位置，而在便条的帮助下，我们只需要重新排列纸条的位置。
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他不需要问“形而上学的宇宙起源在哪儿”——这一几乎不可能的问题——他只需要拿起两张便条，问“哪一个放在最前面”。这样问题就简单了，他很容易就能找到答案。然后他再拿起第三张便条，将其与第一张对比，问“哪一个放在最前面”。如果新的这张便条需要放在第一张后面，那他又需要跟之前的第二张便条进行对比，这样他就有了三张便条的顺序结构。他只需要一张便条、一张便条地反复对比。
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