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我们的大脑天生擅长分类，这一事实可以成为我们组织生活的有力工具。我们可以组织我们的家庭和工作环境，让这些成为大脑的外部拓展。同时，我们还需要接受中央执行系统存在存储限制这一事实。很长一段时间里，研究人员认为人的工作记忆和注意力的极限是5~9个不相关的事物。最近一些实验表明，我们关注事物数量的极限可能接近4个。
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组织我们的住所的关键在于，将每个位置存储物品的种类限制为1种，最多不超过4种（鉴于我们工作记忆的存储极限）。我们很容易做到这一点。如果你有一个抽屉，里面装着鸡尾酒餐巾、烤羊肉串架、火柴、蜡烛和杯垫，你可以将它们概念化为“聚会用品”。概念化可以帮助我们将那些不相关的事物从一个更高的层次联系起来。如果有人给你一块特殊的香皂，你想把它放起来等到款待别人的时候再用，那么你现在知道应该将它放在哪儿了。
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我们的大脑天生就拥有分类的能力，这些分类认知灵活，还可以进行细分。也就是说，事物可以由很多不同的方式组成一个分类，这取决于具体情况。你的卧室衣柜里面可能装着衣服，这些衣服又可以细分为不同的类别，例如内衣、衬衫、袜子、裤子和鞋子。我们还可以再进行细分，将牛仔裤和花哨的裤子分开放。打扫屋子时，你也许会把所有与衣服相关的东西都扔进柜子里，然后再进行细分。你可能会把所有与工具相关的物品都放进车库，然后再细分，比如把钉子与锤子分开、螺丝与螺丝刀分开。我们这样做时，最重要的是可以创造自己的分类，只要这样能实现效率最大化。从神经科学的角度来讲，我们需要找到一根绳子将某个特殊类别中的所有物品都串起来。
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效率学专家戴维·艾伦注意到，当人们说他们需要收拾东西时，通常代表他们想要控制自己的身体和心理环境。认知心理学家一项相关的研究发现，这种控制实际上是让经常用的东西更显眼，让不经常用的东西更隐蔽。这个原则最先用于电视遥控器的设计。先暂且搁置对按键数量的不满——你会发现你一定不希望调节色彩平衡的按钮正好在调频按钮的旁边，这样你会不小心按错按钮。最好的设计是，把最不常用的按钮设置在面板的后面，或者至少远离那些你经常使用的按钮。
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组织你的生存空间，目标在于将大脑的一部分记忆功能转移至外部环境；让你的视觉环境看起来更井井有条，这样，当你想要放松、工作或者找东西时，不至于被干扰到；也让你为物品指定一个位置，以便以后能更快找到。
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假设你的衣橱空间有限，一些很少用得上的（燕尾服、晚礼服、滑雪服）就可以移到另一个单独的衣柜中，让它们腾出空间来，这样你就可以更有效地收拾日常衣物。这个原则也适用于厨房。与其将所有烘焙用具都放在一个抽屉，你更应该将圣诞厨具放在一个专门用于放置圣诞用品的抽屉中，这样，你的日常烘焙抽屉就不会凌乱不堪——那些一年使用时间不超过2周的东西绝对不应该挡住那些一年使用时间超过50周的东西。请将邮票、信封、信纸放在同一个抽屉中，因为你会一起使用它们。
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那些忙碌的酒吧和酒馆（许多人都将酒吧、酒馆视为家）酒瓶的摆放也可以参照这个原则。最经常使用的酒瓶通常放在酒保触手可及的地方，这些酒架通常称为快速酒架，位于酒吧的吧台。当酒保从快速酒架中取出酒瓶时，他不需要耗费太多体力和精力。不经常使用的酒瓶会放在另一侧，或者是后面的酒架上。在该系统内，烈酒会被并排放置。三四瓶最流行的波旁酒将换着排放；三四瓶最流行的混合苏格兰威士忌会在它们旁边，旁边还有一瓶麦芽威士忌。快速酒架上放什么，哪些酒需要摆放出来，这些都取决于当地人的偏好。比如，肯塔基州列克星敦的一间酒吧，将许多众所周知的波旁酒品牌放在突出明显的位置；大学城的酒吧将会展示更多的龙舌兰酒和伏特加。
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在一个组织良好的系统中，分类的大小与专业性之间需要维持平衡。也就是说，当你有一把钉子时，如果腾出一整个抽屉放这些钉子，那你也就太愚蠢了。更有效、更实际的做法是将它们与诸如“家庭维修用具”之类的放在一起。当你拥有的钉子的数量达到一定程度时，如果每个星期天都会花大量时间寻找需要的钉子，你就需要像五金店那样，将它们按照大小放在小的罐子里面。时间也是我们需要重点考虑的因素：在未来的几年时间里，我们还会用得着这些东西吗？
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学习菲得洛斯，留一个灵活的分类，用于放置“其他”一类物品——杂物抽屉。即使你已经拥有一个组织良好的系统，你的厨房、办公室、工作间的每个抽屉、架子、储物间都被贴上了标签，但你发现总有一些东西不适合现有的任何一个系统：有时候，你可能需要为某些东西腾出整个抽屉或架子。从纯粹的强迫症的角度来看，最好腾出一个完整的抽屉或架子用于存放灯泡、黏合剂（胶水，接触型胶结剂，环氧树脂，双面胶带），以及蜡烛。但是，如果你只有一个灯泡，以及一瓶使用了一半的克拉兹牌胶水，那就完全没有必要单独腾出一个完整的空间了。
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从神经学的角度来说，创建家庭信息系统有两大基本的步骤：第一，你创建的分类需要反映如何使用这些东西。也就是说，这些分类对你而言必须是有意义的。你需要评估你的生活阶段（祖父留给你的那些手工编织的、假的苍蝇应该放在钓鱼箱里，不需要进行分类，直到几十年之后，当你开始假蝇钓鱼时，你可能才会想要对这些假的苍蝇进行细分）。第二，最好不要将太多不相似的物品放置在同一个抽屉或者文件夹中，除非你能想到一个囊括所有的主题。如果想不到，你可以使用“杂物”、“垃圾”、“未分类”等标签。但是如果你发现自己拥有四五个杂物抽屉，就需要对里面的物品进行再分类，例如，家庭用品，园林用品，孩子的物品。
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除去那些实际的个性化的步骤，你可以遵循以下三大基本原则。
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组织原则1 错误的标签、错误的位置比没标签更可怕
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某一天心血来潮，吉姆将自己办公室的一个抽屉标记为“邮票与信封”，另一个标记为“电池”。几个月之后，他交换了抽屉里的物品，因为他觉得不应该将AAA电池与AA电池放在一起，他很难区分这两种电池。但他并没有更换标签，因为他觉得太麻烦了。他觉得这没有关系，因为他知道这些东西都在哪儿。这就是滑坡效应。如果你错误地标记两个抽屉，那么你迟早会松懈，然后标记一个“放所有东西，所有东西都在这里”的抽屉，这只是时间问题。这也让其他人很难找到某个东西。有些东西不被标记反而更好，因为至少别人会问“吉姆，你把电池放在哪儿了”，或者，如果吉姆不在办公室，他们也会开始系统地寻找。但是如果标记错误，你不知道应该相信哪一个。
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组织原则2 如果已经有了既定标准，那么请遵照这些标准
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梅兰妮的厨房水槽下有一个回收桶和一个垃圾桶。其中一个是蓝色，而另一个是灰色。家门外，城市环卫部门给了她一个蓝色的垃圾桶（用于回收）和一个灰色的垃圾桶（放置垃圾）。她应该坚持现有的色码系统，因为它是一个标准，她没有必要去记忆两个不同的、对立的系统。
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组织原则3 不要保留那些你不会使用的东西
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如果你不需要某个物品，或者它已经坏到不能修理了，那么请扔掉它。埃弗里从她的抽屉中拿出了一支圆头钢笔，发现它已经坏了。她想尽了各种办法来修理它——滋润尖端，用打火机加热，不停地摇晃，在纸上不停地划。最终，她发现已经修理不好了。然后，她将这支笔放回了抽屉，拿出了另外一支钢笔。她（以及我们）为什么会这样做？很少有人知道究竟应该怎样才能修好一支钢笔，我们能修好一支钢笔的概率是很随机的——有时我们能修好，有时不能。我们将它放回抽屉，想着也许下一次能修好它；但是抽屉里面已经塞满了各种钢笔，有些能写，有些不能写，这会耗费大脑的精力。所以，最好将那些不能用的扔掉；或者，如果你无法忍受这样的想法，请指定一个盒子或抽屉存放这些钢笔，也许某一天你会再次尝试修理它们。如果你还保留着电视机的备用橡胶脚垫，但电视机已经不再工作，那么请扔掉这些橡胶脚垫。
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我猜测，当这本书出版时，人们应该还会观看一种叫作电视机的东西。
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数字家庭
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多年的研究表明，人类的学习受环境与地点的影响。为了某个考试，一直在他们居住的房间里学习的学生，往往会比那些在其他地方学习的学生考得更好。即使离开很长一段时间，当我们再次回到儿时居住的地方时，很多被遗忘的记忆就会被唤醒。这就是为什么我们需要给所有物品都安排一个指定的地方——如果能够将某个物体与特殊的空间位置相联系，海马体就能够记住这些物体。当现代家庭变得越来越数字化，那又会怎样呢？越来越多的迹象表明，我们中的许多人会在家工作或者办公。
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开发海马体记忆存储自然特性的其中一个办法就是，为我们所做的不同工作创造不同的工作空间。但现在我们却使用同一部电脑管理财务收支，回复老板的邮件，网购，观看猫弹钢琴的视频，分类爱人的照片，听最喜欢的音乐，支付账单，阅读每天的新闻。毫无疑问，我们无法记住所有的事情——大脑的设计结构决定了我们无法在一个地方存储如此多的信息。也许现在看来，对很多人而言，这个建议的成本还有些高，但随着电脑价格的下降，很快我们就能实现：如果能够用一种设备存储一个领域的信息，我们将受益匪浅。与其使用电脑来观看视频、听音乐，我们不如用更精巧的设备（iPod，iPad）来完成这些事情。我们用一个电脑处理私人事件（对账单、查税），另一个用来处理个人娱乐事件（安排旅行、网购、分类照片），还有一个用来处理工作。我们在每个电脑桌面都创建不同的桌面图案，这样，视觉系统就能提醒我们，让我们进入每个电脑区域所对应的空间记忆环境之中。
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神经病学家兼作家奥利弗·萨克斯进一步认为：如果你需要在工作时处理两个完全不同的项目，那么请选择不同房间的桌子或区域来完成任务。仅仅是位置的转换就可以摁下大脑的重启按钮，拥有更有效率、更有创造性的思维。
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我们现在还无法实现拥有2~3台不同的电脑，但现代技术已经发明了便携式存储器，可以容纳整个硬盘的东西——你可以使用一个存储器装娱乐有关的东西，另一个装工作有关的东西，或者是跟个人经济有关的东西。你也可以在计算机上使用不同的用户模式，创建不同的桌面图案，放置不同的文件，设计不同的外观。这些都利用了以位置记忆为基础的、受海马体所支配的差别分类。
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我们大量的信息源实际上还没有实现数字化。要知道，大多数信息我们都是从纸张上得到的。如何处理和组织家中各种各样的纸张，针对这一问题，两大学派正发起一场争论。这些纸张包含器具和各种电器或电子设备的操作手册，产品和服务保修卡，支付账单，取消的支票，保险，以及其他日常商业文档和收据。
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第一大学派——微软工程师（前雅虎、联想、苹果公司工程师）马尔科姆·斯莱尼提倡将每件事情都扫描成PDF（便携式文档格式），然后存储进电脑。家用扫描仪相较而言还不那么昂贵，手机上也有很好的扫描软件。马尔科姆认为，如果需要记住某些事情，你可以扫描它，取个文件名存入文件夹中，这样以后就可以快速找到它。请使用OCR（光学字符识别）模式，这样PDF就是可读的，而不仅仅是一张图片。电脑的搜索功能也可以帮你找到所寻找的关键字。数字存档的好处在于它不占用物理空间，也很环保，还可以电子搜索。此外，如果你想与其他人（你的会计师、同事）分享某个文档，由于是电子文档格式，你可以简单地将它添加进附件里。
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