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1701555285 对纸质文档而言，最佳系统仍然是最经典的文件柜。目前最先进的是悬挂式文件夹系统，由弗兰克·D.乔纳斯发明，牛津归档供应公司于1941年取得专利，该公司后来发展成为牛津便达飞（Pendaflex）公司。牛津大学和秘书学院为创建文件夹设计了很多原则，这些原则都以“更简便地存储、检索文件”为核心。对于数量较少的文件，例如小于30个文件，根据主题按照字母顺序排列标记分类已经足够。如果大于这一数字，通常给出大类再按字母顺序排列，例如家庭、经济、孩子等。我们还可以利用物理环境来区分这些类别——例如，文件柜有不同的抽屉，可以包含不同的更高类别的分类；或者在一个抽屉中，不同颜色的文件夹或文件标签可以让我们更快速地识别分类。一些人，尤其是那些患有注意力缺失症的人，当打开抽屉无法看到所有文件时，他们会感到恐慌。在这种情况下，开放式存档车或存档架可以避免文件被隐藏在某一个抽屉中。
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1701555287 传统存档系统（将纸张放进悬挂式存档文件夹）经常告诉我们，我们不应该在一个文件夹里面只放一张纸——这样太没有效率了。存档的目的在于将纸张进行分类，这样文件夹里面可以存放5~20张的不同文件。如果少于这个数量，浏览大量文件夹标签将会变得很困难；如果超过这一数量，你又会花大量时间翻阅每个文件夹中的内容。这一原则也适用于家庭和工作分类。
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1701555289 创建一个家庭存档系统并不仅仅是为每个文件夹都贴上标签。你最好按计划进行，腾出时间思考你需要存档的文件究竟有哪些不同的种类，拿出那些未来好几个月都用得上的纸质材料开始分类，你需要创建一个能概括它们的上级分类。如果你的文件夹总数较少，例如小于20个，你只需要为每个文件夹确定一个主题，然后按照字母顺序排列；但如果文件夹总数超过这个数量，在需要这些文档时，你会花大量时间寻找。你可以有类似这样的分类：财务、家用、私人、医药、杂物（这是你系统中的杂物抽屉，用于放置那些不适合任何其他抽屉的物品：宠物疫苗记录，新版驾照，明年春天想去的地方的旅游手册）。特殊、特别的文档应该存放在一个单独的文件夹中。也就是说，如果你有一个单独的储蓄账户、支票账户、退休账户，你一定不愿意将它们都归类为“银行账户”；你会希望每个账户都有自己的文件夹。这一原则也适用于其他事物。
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1701555291 存档、分类所需的时间不应该比你找寻物品的时间更长。对于那些经常用到的文档，例如健康记录，可以采用最便于查找的存档与分类方式——为每位家庭成员都创建一个单独的文件夹，或者按照类别创建文件夹，例如普通医疗、牙医、眼科等。如果你有大量文件夹只装有一张纸，请将它们概括进一个主题。为那些经常用到的重要的文件创建一个单独的文件夹，例如护照、出生证明或者健康保险政策。
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1701555293 所有这些原则都适用于物理世界，也适用于计算机上的虚拟文件和文件夹。计算机最明显的优势在于，你可以完全不对文件进行分类，计算机的搜索功能会帮助你很快找到所需要的东西（如果你能记得它们的名字）。但这会增加你的记忆负担——你需要记住并回忆起所命名过的所有文件名称。对文件及文件夹进行细分的最大优势在于，你可以重新发现那些已经遗忘了的文件。这就将你大脑的记忆外化到了计算机之中。
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1701555295 如果你真的赞同为所有重要文件做电子备份，可以创建大量灵活的相关的数据库和超级链接。例如，你可以在Excel（微软公司开发的一款试算表办公软件）中创建一个个人账户，将所有的收据与发票都扫描成PDF格式。在这个Excel表格中，你可以创建一个连接到你电脑的链接。当需要“奥维斯钓鱼外套”的收据与发票时，你可以在Excel中搜索“奥维斯”，点击单元格，就可以找到收据并发送给客户服务部门。当然，并不仅仅是财务文件才可以这样进行链接。如果你需要在研究论文中引用一篇文字文档，可以将这些文章创建链接到你的硬盘、公司服务器，或者云端服务器。
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1701555297 谷歌前首席信息官、工程部副主席道格·梅里尔认为，“组织信息的原则不是——也不应该——适用于所有人”。但是，仍然有些基础的东西我们可以采纳，例如创建待办事项列表，随身携带笔记本或索引卡，或者“将所有物品都放在一个固定的位置，并记住这些位置”。
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1701555299 虽然我们的家中也有办公室，也会在家支付账单，但这一切却并不像是一个家。家不涉及存档。你希望在家是什么感觉？很平静？严格控制你的每一分钟？你通常会在家干什么？如果你跟大多数美国人一样，那么你会肩负着多重任务。21世纪前10年的流行语已经不是只会在工作中出现。智能手机和平板电脑都已经走进千家万户。
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1701555301 我们的手机已经变得像瑞士军刀一样，囊括了字典、计算器、网页浏览器、电子邮件客户端、游戏、预约日历、录音、吉他调谐器、天气预报、GPS（全球定位系统）、文字编辑器、推特、脸书的更新、手电筒等多种功能。它们比IBM公司（全球最大的信息技术和业务解决方案公司）总部30年前最先进的电脑还要强大，还能做更多的事情。我们无时无刻不在使用它，从21世纪填鸭式狂热的每件事，到空余时间的每分每秒。走在大街上，我们还在发着短信；在排队的同时，我们还在发着邮件；与朋友共进午餐时，我们还在关注着朋友圈的更新。在舒适安全的住所内，在厨房的柜台边，我们能一边用智能手机写着购物清单，一边听着有关城市养蜂的奇妙信息的广播。
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1701555303 但美中不足的是，虽然我们认为自己正在齐头并进地进行着多个任务，但实际上这只是一个可怕而残酷的错觉。麻省理工学院神经学家厄尔·米勒，是世界级分散注意力专家之一，他认为我们的大脑“天生就不擅长多重任务……当人们认为自己正在完成多重任务时，他们实际上只是非常迅速地从一个任务切换到另一个任务。每当他们这样做的时候，他们都会付出认知成本”。因此，我们并没有像魔术师那样同时在空中抛掷多个球的能力，我们更像是一个糟糕的业余播撒盘，疯狂地从一个任务切换到另一个任务，既忽略眼前的错误，又担心它会随时崩盘。具有讽刺意义的是，尽管我们认为正在做着很多任务，但多重任务反而使我们效率更低。
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1701555305 研究人员已经发现，多重任务会增加应激激素皮质醇的分泌，以及急性应激激素肾上腺素。它会过度刺激大脑，引起精神模糊或干扰思维。多重任务还会产生多巴胺成瘾反馈回路，有效地奖励大脑分散注意力，并不断寻找外部刺激。更糟糕的是，前额叶皮层有一个新奇倾向，即注意力会很轻易地被其他事物劫持——一些众所周知、闪闪发光的，用来吸引婴儿、小狗或小猫的事物。我们试图在多个活动中集中注意力，其中的讽刺意味是显然的：我们所依赖的用于专注于任务的大脑区域很容易受到干扰。接电话、浏览网页、检查电子邮件、发送短信，所有这些活动都会调动大脑中追求新颖、追求奖励的区域，从而分泌出内源性阿片样物质（难怪感觉这么好）。所有这些都会干扰我们将注意力集中于任务。这就是最终的无任何价值的脑轻松（让大脑轻松愉快的体验）。我们通常不会期待那些来自持续付出努力所收获的大礼物，反而期待完成上百个小的有着华丽外表的任务所赐予的空头礼物。
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1701555307 过去，如果正忙的时候电话响了，我们要么不接电话，要么将电话挂掉。当墙上都装满电话时，任何人都可以随时联系到我们；但出去散步或者出差的时候，如果他们无法联系到你（或者你感觉无法联系到他们），这看起来也很正常。现在，许多人拥有手机的数量远远大于拥有厕所的数量。这也就产生了一种期望，当你方便时，你能够联系上任何人，无论他们是否方便。这种期望根深蒂固，比如，开会中的人们常常会拿起电话说，“对不起，我现在不方便说话，我在开会”。仅仅一二十年前，开会中的人们还无法应答办公桌的座机铃声。与以前相比，人们对于可及性的期望已经大大不同了。
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1701555309 仅仅是拥有多重任务的机会都会损害我们的认知能力。伦敦卡迪夫大学的格伦·威尔逊称之为信息狂躁。他发现，当你正试图集中于一个任务时，收件箱里的一封未读邮件就可以将你的智商降低10分。尽管人们声称吸食大麻有很多好处，包括增加创造力，减少疼痛和压力，但有证据表明它的主要成分——大麻素——会激活大脑中的大麻受体，严重干扰我们的记忆和专注力。威尔逊认为，多重任务的认知损伤比吸食大麻的认知损伤更大。
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1701555311 斯坦福大学神经科学家拉斯·波特拉克发现，学习信息的同时如果执行多重任务会让新的信息进入大脑错误的区域。例如，如果一个学生一边学习一边看电视，他学业上的新信息就会进入大脑中的纹状体区——一个专门用于存储新程序、新技能的区域，而不是事实与想法的区域。如果没有电视的干扰，信息会直接进入海马体，在这个区域，信息会以多种方式分类组织，更有利于我们检索。麻省理工学院的厄尔·米勒补充道，“人类根本无法很好地完成多个任务，但他们说他们可以，其实是在欺骗自己”。实践证明，人类大脑很擅长这类自我欺骗。
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1701555313 正如我之前所介绍的那样，这种转换本身还会存在新陈代谢的代价。当大脑从一种活动转换到另一种活动时，前额叶皮层和纹状体会燃烧氧化葡萄糖。氧化葡萄糖是大脑专注于任务的燃料。当我们处于多重任务状态时，这种快速、持续的转换会导致大脑快速燃烧燃料，让我们很快就感到疲惫、迷失方向。大脑中的营养物质大量流失，这会导致我们的认知能力与物理能力打折扣。除此之外，重复的任务转换会导致焦虑，增加大脑中压力皮质醇激素的水平，最终导致攻击性与冲动行为。相反，专注于一项任务的状态由大脑中的前扣带回和纹状体控制，一旦我们进入中央执行模式，保持这种状态所消耗的能量比保持多重任务所消耗的能量更少，从而减少大脑葡萄糖的需求。
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1701555315 更糟糕的是，多重任务需要我们做出决定：我应该回复这条短信还是应该忽略它呢？我应该怎么回复呢？我应该怎样保存这封邮件？我是继续完成手头的工作还是休息一下呢？研究证明：从神经资源的角度来说，做出决定非常困难，即使是小的决定也会消耗与大的决定同样的能量。我们所失去的首先就是冲动控制。当我们对许多微不足道的事情做出决定后，大脑会进入枯竭状态。这样，我们会对那些真正重要的事情做出错误的决定。谁会愿意通过执行多重任务来增加每天需要处理的信息量呢？
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1701555317 在与《财富》500强企业领导、顶尖科学家、作家、学生及小型企业主就信息过载进行讨论的过程中，他们都多次提到：邮件是一个很大的问题。这并不是对邮件本身的一种哲学上的反对，只是大脑对邮件数量的抱怨。当我的神经学家同事杰夫·莫吉尔10岁大的儿子被问到他的父亲是做什么工作时，他回答道，“他以回复邮件为生”。杰夫思考了一阵之后，承认这几乎就是事实。政府职员、艺术家、公司职员都承认，他们每天收到的邮件数量是惊人的，这占用了他们每天很大一部分时间。我们觉得有义务回复这些电子邮件，但还需要完成其他很多事情，所以，我们的想法几乎是不可能实现的。
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1701555319 电子邮件产生之前，如果想要给某人写信，你需要付出一定努力。你需要坐下来，拿出纸和笔，或者打印机，然后认真构思内容。当时的媒介不允许我们不加思考地匆忙完成写作，一部分是由于其中的仪式感。此外，还有写信的时间、找信封与粘贴信封的时间、贴邮票的时间、走路寄信的时间。正是由于写便条与写信需要这么多的步骤，需要花费很长一段时间，我们才不会轻易去做，除非真的有什么重要的话想说。由于电子邮件的即时性，大多数人都能很快将大脑蹦出来的想法打出来，然后摁下发送键就可以了。电子邮件也不消耗任何东西。当然，你的计算机和网络连接需要花成本，但多发一封邮件并不会带来多余的开销。我们再来对比一下纸质信件。每寄出一封邮件都需要花费信封和邮票钱，当然这些钱并不多，这些都是限量供应——但是如果没有了它们，你还需要去文具店、邮局购买所需要的用品，所以，在使用它们时，你不会很草率。发送电子邮件的便捷性改变了人们的习惯，当人们问候他人时，已经变得不那么礼貌了。许多专家都讲述过一个相似的故事。有人说，“我所收到的邮件很大一部分都来自那些我几乎不认识的人，他们会要求我去做一些通常我认为已经超出我工作范围或者我们之间关系的事情。邮件显然让他们觉得很理所当然，他们可以要求我去做一些他们永远不会通过手机、面对面或者平信的方式要求我去做的事情”。
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1701555321 当然，平信与电子邮件的接收者也大有不同。过去，我们每天会专门查收信件，把它从信箱中取出并进行分类。最重要的是，由于信件都是花了好几天时间才到达，你肯定会无一例外地立刻进行处理。如果当时正忙于其他工作，你会将它放在桌子上，直到有空处理。如果邮差刚把信件放进邮箱，你就会冲过去打开邮箱取出信件，现在这听起来似乎都有点奇怪（既然都已经花了那么长时间才寄到，多等几分钟又何妨呢？）。现在，电子邮件会持续不断地到达，有些邮件还需要进行特殊处理：点开链接观看熊猫宝宝的视频，回答同事的疑问，跟朋友一块儿计划午餐，或者将邮件作为垃圾邮件删除。这些都让我们感觉已经完成了任务——某种意义上，确实是这样。但当邮件打乱了优先任务顺序时，我们自己牺牲了效率与专注度。
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1701555323 直到最近，我们使用的许多不同的沟通方式才显现出它的关联性、重要性与目的性。如果你的爱人给你发送了一首诗歌或者歌曲，当你还没查看内容时，就会开始思考这些内容的属性与其中包含的情感。但如果他给你的是一张法院传票，在你还没开始看内容之前，你就会预期一个完全不同的信息。同样，手机通常也用于传达与电报和商业信件不同的信息。媒介是信息的线索，但这一切都被电子邮件所改变，这是被人们忽视的电子邮件的一大缺点——因为，一切信息都可以用电子邮件传递。过去，你会将自己的信件大致分成两大类：一类是个人信件，另一类是账单。如果你是公司经理，日程繁忙，你会将某些电话信息确定为需要回拨的一类。但邮件里的内容包含我们生活中的所有信息。我们需要查看每一封邮件，因为我们不知道这些邮件到底是休闲娱乐类，还是过期账单，或者是待办事项，又或者是咨询……有些内容我们可以当时完成，有些可以待会儿完成，有些可以改变我们的生活，有些却与我们无关。
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1701555325 这种不确定性会对我们的快速知觉分类系统造成破坏、带来压力、影响决策。每封电子邮件都需要做出决定：我是否应该回复？如果需要，现在回复还是待会儿回复？它究竟有多重要？如果不回复，或者不立刻回复，又会有什么社会、经济后果？会对我的工作造成什么影响？
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1701555327 当然，作为一种沟通媒介，电子邮件已经快过时了。大多数30岁左右的人都认为电子邮件是过去的人才会使用的沟通方式。他们会发信息，有的人会选择上传到脸书：他们将文档、照片、视频、链接添加进文字消息与脸书中。这都是那些30多岁的人用电子邮件完成的事情。现在许多不到20岁的人认为脸书是老一辈人才会使用的媒介。对他们而言，文字消息已经成为沟通的主要方式，它能够提供电话所无法提供的隐私性和电子邮件无法提供的即时性。紧急热线已经开始接受处于危险境地的青少年的短信报警，这样做有两大好处：他们可以同时处理多起事件；如果有需要他们可以在不打断对话的情况下将对话发给专家。
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1701555329 但短信不仅存在电子邮件的诸多问题，还衍生出了一些其他问题。由于字数有限，短信很难进行有思想的讨论，也很难涉及细节。短信的高度即时性也衍生出了更多的问题。电子邮件的传送需要通过交换机、路由器和服务器，这就需要时间，电子邮件也需要严格按照步骤才能打开；而短信会立刻出现在你的手机屏幕上，需要你立刻注意它。此外，还存在这样一种社会期待：不回短信通常会被视为不尊重发信人的行为。所以你又会形成一种习惯：当你收到一条信息时，大脑中追求新颖的区域就会被激活。每当完成一个任务，你就会得到回应和奖励（即使15秒之前你还不知道那会是什么样的任务）。这些活动都会刺激海马体，你的大脑边缘系统会希望得到更多的刺激。
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1701555331 我在麦吉尔大学的同事彼得·米尔纳和詹姆斯·奥尔兹曾经做过一个著名的实验，他们将一个小电极放在老鼠大脑边缘系统一个叫作伏隔核的小结构内。这种小结构可以调节多巴胺的分泌。当赌客赢得赌注，吸毒者吸食可卡因或者获得性高潮时，这个小结构可以“点燃”——奥尔兹和米尔纳称之为“快感中心”。笼子里的杠杆让老鼠的电子信号直接传输至伏隔核。你觉得它们喜欢它吗？它们很喜欢它，它们什么也没做，甚至忘记了吃饭睡觉。在被饿了很长一段时间，一旦有机会去摁下那个小的合金条，它们还会忽略美味的食物；它们甚至会忽略交配的机会，只是不停地按杆杆，直到筋疲力尽。这有没有让你想到什么呢？一个30岁的中国广州男子在连续玩了3天游戏之后猝死；另外一位韩国大邱男子在连续玩了50个小时的游戏之后，心脏突然骤停。
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1701555333 每次以这样或那样的方式发出一封邮件时，我们都会拥有一种成就感，我们的大脑会产生奖励的激素并告诉我们，我们已经完成了某件事情。每次查看推特或脸书更新，我们都会看到一些新奇的事，感觉自己更好地融入了社会（以一种怪异的人情味网络的方式），我们的大脑又会产生一种奖励的激素。请记住，正是大脑中控制边缘系统的、追求新颖的部分让我们产生了这种快感，而不是前额叶皮层中那些计划、设计、高等级的思维中心让我们产生此类快感。别搞错了：电子邮件、脸书、推特会导致神经成瘾。
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