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“如果他的桌上又出现了新的项目，我会算出他认为他需要多长时间能够完成这个项目、什么时候能够完成。如果他认为需要两周才能完成，我会在截止日期的前三周就在日历上写上备注——这是两周完成时间前的一周——这样他就可以开始思考这个项目，也可以知道他又多了一个项目。我会在他可能开始处理这个项目的那一天的日历上再放一个备忘录，这样，每天的备忘录确保了他正在做应该做的事情。”
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“当然，许多项目都需要别人的参与或帮助。我坐在他的旁边，他告诉我谁还需要参与这个项目，他什么时候需要这些人的参与，以便他能计算出完成项目的截止日期。我会在日历上放上备忘录，与每一个需要参与项目的人都取得联系。”
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“为了让这个系统发挥作用，我需要将每件事都放进日历，而不仅仅是一些事。原因很简单：如果你发现自己的日历上有一个空白点，你还有其他人都会认为那个时间点你是有空的。你不能只使用日历的一部分，而将其他约会都放进大脑中——这样只会让你重复预约、错过约会。最好的办法是一旦你发现自己需要完成某种任务时，立刻将它写进待办事项或者备忘录，或者将事件条目都写进索引卡或者一叠纸张中，然后每天更新日历两三次。”
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琳达还会将每天的日历事项都写进纸质文档中，以防电脑由于某种原因崩溃。她有好几个日历：一个给老板看，一个给自己看—一些备忘录她只是自己看看，她不希望这些东西干扰到老板——她还有一个属于自己私人事件（与工作无关的）的日历，以及她和老板需要联系的重点人物的单独日历。
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琳达还会用日历来安排约会前应该处理的事情。“如果那是一个医学会议，会议之前还有很多事情要做——例如，医学检查——我会估算出检查结果需要多长时间才能拿到，然后将它放入备忘录中，以确保在会议之前可以拿到检查报告。或者，它只是一个普通的会议，开会之前还有许多文件需要浏览，我会估算出浏览它们需要多长时间，并在日历中做出相应的时间安排。”现在，大多数计算机日历都可以与安卓、苹果、黑莓或者其他智能手机上的电子日历同步更新，所以我们在手机上也能看见每一个备忘录或者我们所选择的部分备忘录。
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特殊约会也是日历的一部分。琳达会在约会之前在日历上写下备忘录。“日历上会有生日提醒”，琳达说道，“我会提前一两周就写下备忘录，提醒我应该买生日礼物或者寄送贺卡。事实上，任何一个需要寄送礼物的社交事件或者公司会议都在日历上有两个备忘录——一个用于提醒事件本身，一个用于提醒我提前选择礼物。”
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当然，有些事你想花时间做，但不是现在。记得在最方便的时间完成时间敏感的任务，已经变得越来越容易了，因为将它们外化已经变得越来越容易了。一些程序让我们可以编辑邮件或短信，然后，在某个特定的时间发送出去——这个系统也可以运用于我们的备忘录文件：当你想起某件事情的时候，可以立刻编辑一封邮件或短信，以提醒未来某天你需要完成的事情或者你需要着手开始处理的事情。一些任务管理软件，如Asana，也已经可以实现这一功能。这些软件可以给你完成任务需要的同事或者朋友添加标签，然后它就可以自动给他们发送邮件，提醒他们需要干什么、需要什么时候完成任务。
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为了节省时间，认知心理学家斯蒂芬·柯斯林建议，如果你不是那种会超支的人——也就是说，你可以在自己财力承受范围内消费的话——请停止核对支票簿。他指出，现在银行已经很少会出错了。相较于你在每笔购物上花的时间，银行出错的概率简直是微乎其微。他建议我们首先要快速浏览账单，找出未经授权的扣费，然后将账单存档，这样就行了。如果你设置了自动透支保护，就根本不需要担心支票跳票。其次，为每月都需要支付的固定账单设置自动付款：维萨卡、手机、电子账单、贷款。过去花在支付账单上的时间现在就可以变成你的自由时间。
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一生的时间
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当人们变老的时候经常会说，时间似乎过得比年轻的时候更快了。关于这一点有好几种假说。一种说法是我们对时间的感知是非线性的，是基于我们已经生存过的时间。一年时间在4岁儿童一生中所占的比重，远远高于在40岁成年人一生中所占的比重。研究显示，主观时间的计算公式是一个幂函数。其等式告诉我们，10岁儿童感知的一年时间比40岁成人感知的时间要长2倍。你可能还记得，当你还是孩童的时候，你曾经尝试过保持一分钟静止，现在，一分钟时间过得太快了。
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另一个因素是，一旦过了30岁，我们的反应时间、认知处理速度、新陈代谢速度都会下降——实际上，这都归结于神经传输速度的减慢。相较于相对变慢的思维过程，我们会感觉时间过得太快了。
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我们一生中充实时间的方式也不一样。年轻的时候，我们充满好奇，喜欢学习、经历一些新奇的事物。当还是青少年或者20多岁的时候，我们会尽可能地了解自己，了解自己的世界，所以我们明白，在无限多种可能中，我们应该是怎样的人、应该怎样充实时间：我是喜欢跳伞、武功还是现代爵士乐？当我们年纪变大，到了五六十岁的时候，大多数人都更倾向于从事自己所熟悉的事情，而不是挖掘自己所喜欢的新事物（当然，每个个体都会有差异，一些老年人可能会比其他人对新事物更好奇）。
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怎样充实时间还取决于我们感觉自己还剩下多少时间。当觉得时间还很多时，我们最重要的目标是一些初级事件。我们专注于收集信息，体验新鲜事物，扩大自己的知识面。但是，当我们发现时间所剩无几时，我们最重要的目标是一些可以短期内实现的目标，有情感意义的目标，例如，花时间与亲人和朋友在一起。尽管资料显示，相较于年轻人，老年人的社交圈更小、兴趣更少，更不容易对新鲜事物感到好奇，但老年人还是跟年轻人一样幸福——他们已经找到了自己的爱好，他们正在花时间从事自己的爱好。研究显示，这并不是由于老化本身，而是源于对时间流逝的感觉。如果告诉一个20岁的年轻人，他只剩下5年时间的话，他也会像75岁的老年人那样生活——对新鲜事物不感兴趣，喜欢与亲人朋友待在一起，花时间从事自己熟悉的爱好。事实上，那些身患绝症的年轻人会更像老年人一样看待生活。这里存在一个基于风险评估的逻辑。例如，如果你没剩下几顿饭可以享用了，当你可以点你喜欢吃的菜肴时，你为什么会点一些你从未尝试过的新鲜菜肴？你有可能会不喜欢这道新鲜的菜肴。事实上，行将就木的死刑犯倾向于在他们最后一餐吃一些熟悉的饭菜：比萨、炸鸡、汉堡，而不是煎饼或卡纳蕾油封鸭腿（至少美国囚犯是这样的；目前我还没有得到法国囚犯的数据，法国于1981年废除了死刑）。
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注意与情感记忆的不同也会导致时间感知的不同。相较于消极情感记忆，老年人更倾向于记住积极情感记忆，而年轻人却有着相反的选择。这其中也有一定的道理，因为我们很早就知道，相较于积极信息，年轻人会觉得消极信息更有吸引力、更容易记忆。认知学家告诉我们，从消极信息中学到的远远多于积极信息——这是很显然的，因为积极信息通常验证了我们所知道的，而消极信息通常涉及我们不知道的。从这个角度而言，我们年轻时对消极信息的渴望来源于对知识的渴望，但随着年龄的增大，我们对知识的渴望会日益减少。这种与年龄有关的积极偏见也体现在大脑扫描中：老年人仅在接触积极信息时才会激活杏仁核，而年轻人在接触正反两方面的信息时都会激活杏仁核。
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一种延缓老化效应的方法是保持积极的心态，做一些从未做过的事情。这可以让血液输送到大脑之前没有得到血液的部分——让血液流淌至大脑的每一个角落。阿尔茨海默症患者的大脑中沉积有淀粉质，与蛋白质错误地相互作用，形成一系列小的纤维微丝。认知积极的人大脑中的淀粉质更少，这表明心理活动可以防止阿尔茨海默症。这不仅仅是针对我们七八十岁的时候——这是一生的学习与训练。“针对痴呆，我们倾向于关注人们会在75岁时做的一些事情”，加利福尼亚大学伯克利分校神经学家威廉·加戈斯特说道。但越来越多的证据表明，你在四五十岁时所做的事情也许更重要。
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“保持广泛的社交真的很重要”，南加利福尼亚大学神经学家亚瑟·托加补充道，“这涉及大脑多个部分。你需要解读表情和理解新的概念。”此外，你需要立刻做出反应并立刻消化新信息，这些都给了你压力。与认知活动一样，一生中拥有很长的社交历史也可以防止患上阿尔茨海默症。
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对所有年龄段的人而言，世界正变得越来越线性——这里所说的线性只是一个比喻，而不是指它的数学含义。正因为如此，那些非线性的思考者，比如艺术家，才感到越来越边缘化了。从整个社会角度而言，我们花在艺术上的时间似乎越来越少了。从神经生物学的角度来说，如果真是这样，我们会错过一些真正有价值、真正重要的东西。艺术家重构现实，从不同角度给我们呈现之前从未观察到的世界。创作会直接调动大脑的神游模式，刺激不同想法之间的自由组合与结合，在概念与神经元节点之间建立起某种连接，这都是其他人无法完成的。因此，无论是作为消费者还是创作者，参与艺术都可以帮助我们摁下大脑的复位键——时间会停止；我们会沉思；我们会重新想象自己与世界的关系。
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创作意味着让非线性干扰线性，控制我们的输出。过去几千年来，科学与艺术领域所取得的主要成就都来源于归纳，而非演绎——从已知推算出未知，在很大程度上猜测接下来会发生什么，然后它们只需要出现在正确的时间就行了。简单来说，这些成就需要极高的创造力，也需要一定的运气。我们不知道它们什么时候会发生，但至少我们可以做好准备。为了做出自己的贡献，我们可以组织自己的时间、大脑，为创作、神游预留时间。
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与创造性思维相对的是理性决策。不幸的是，人脑并不擅长于此，进化论生物学家与心理学家现在还只能猜测为什么会这样。面对大量信息，我们的注意力能力有限，正因为如此，进化才会留给我们一个大部分时间都适用的省时又省注意力的机制，但这种机制并非适用于任何时候。我们在生活中做得更好，就越有可能成为自己梦寐以求的高成就人士（HSP），我们自然也会面临更多艰难抉择。我们都可以采用更好的决策系统。下一章我们将会探讨：如何更好地组织科学与医学信息？生病时，如何才能自己做出最佳决策？当面对重大策略时，我们如何才能做出最基于事实的选择？
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有序：关于心智效率的认知科学 第6章 为最艰难的抉择组织信息
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当我们命悬一线的时候
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“我桌面上的所有事情都是棘手的”，奥巴马总统说道，“不然别人早就已经处理了。”那些答案很显然的决定——非常容易的问题—实际上已经由比总统级别低的人做出了。没人愿意浪费我们宝贵的时间。总统所面对的问题都是那些比他级别更低的人所无法决定的问题。
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美国总统所做出的决定大多会带来重大影响——性命的丢失、国家之间局势的紧张、可能会导致失业的经济变化。与这些决定有关的信息大多不充分。总统的顾问团不希望他考虑任何新的可能——虽然他有时会这样做。顾问团将问题向上提交，这并不是因为他们的智商不够，无法解决这些问题，而是这些决定常常涉及两大损失、两大负面效应之间的抉择，总统需要决定哪种才是更能接受的。这时候，奥巴马总统会说，“你最终还得处理多种可能性。你需要意识到，你所做的决定有三四成的概率不会起作用”。
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