1701557103
除了这些系统之外，成功人士还会将文档与项目，根据其轻重缓急临时进行分类。他们会将需要立即处理的文档划分成一个小的“现在”分类，然后将其放在离他们最近的地方。第二个分类是稍远一点的“附近”分类，这些文档可能会放在办公室的另一侧或者大厅的某个角落。第三类是档案资料或参考资料分类，这一类的位置可能会更远，也许是在另一层或另一栋建筑中。琳达认为，所有需要经常访问的资料都应该放入一个参考文件夹中，以便需要时能快速找到。这可能包括交货记录、每周更新的销售数字电子表格，或者是员工手机号码。
1701557104
1701557105
任何公司的组织系统中最必不可少的元素是创建一个杂项分类，用于处理不适用于任何分类的事物——琐事文件，或类似于杂物抽屉之类的分类。如果你无法从逻辑角度将它们归类于任何一个分类，这并不表示我们无法对它们进行认知或想象；这只是代表了生活中许多物体或器物之间复杂、不相联系的结构，代表了许多模糊的界限，以及各种事物之间的重叠。正如琳达所说的那样，“杂务文件夹是一种进步，而不是退后。”经常用到的旅客编号列表，你需要将其放入抽屉前端的参考文件或杂务文件中。假设你有一张镇上所有空置办公大楼的信息表，你并不是真的想要搬家，只是为了以防万一，想要保管刚刚收到的信息表。如果你的存档系统中没有办公室搬迁、租赁或实体工厂的分区，新建一个分区又会太费时间，要为此单独新建一个文件夹，而其中又只有一张纸的话，你会将这个文件夹放在哪儿呢？
1701557106
1701557107
埃德蒙·W.利特菲尔德（我在犹他国际时的老板）就曾积极赞成创建一个“我不知道应该将其放在哪儿”的分区。他会大概每月查阅一次分区内的内容，也会更新其中的内容。有时，他会有同一主题下的大量文件，这样他还会为它们新建一个单独的文件夹。一位成功的科学家（皇家学会成员）拥有一系列杂物抽屉，他将它们称为“我想阅读的”、“我想开始着手的项目”、“杂项信息文件”。有时，你的家里会放着一瓶车身油漆，这是上一次维修汽车时维修店给你的，你会怎样放置它们呢？如果你的家里有汽车用品专用抽屉或专用柜子，你当然会放在那些地方，但是如果除了这瓶油漆没有任何汽车用品，你一定没有必要再为此创建一个新的分类，更好的选择是将它和那些无法分类的东西一起放在杂物抽屉中。
1701557108
1701557109
当然，首席执行官、最高法院法官、成功人士都用不着自己亲手做这些事情。他们只需要让秘书拿出某个文件就行。更多的时候，他们只需要告诉秘书，他们需要在什么时候完成什么事情，秘书就会自动将对应的文件拿来。但他们的秘书必须遵循逻辑系统。这个系统还有很大的提升空间。系统的关键在于：当秘书们生病的时候，这些系统也是透明的，任何其他没有受过训练的人也能找到首席执行官们需要的东西。
1701557110
1701557111
琳达说，训练新的秘书时，最关键的一点是要告诉他们，“记住，你们是在组织人，而不是组织文件与文档。你需要了解老板的习惯——他们也许习惯将东西放成一摞一摞的，那么你可能需要检查他们的东西，或者如果他们经常丢失东西，你可能需要进行备份。如果你不止跟一个人合作——或者如果你的老板还会经常跟其他人交谈——你最好将他们每个人的信息都在桌面上并新建一个单独的文件夹，以便下次他们突然造访时，你能够立刻拿到所有需要的信息。”
1701557112
1701557113
琳达在第5章给我们的有关时间管理的建议，我认为需要在此重申，“你需要为所有的截止日期都添加一个备忘录。例如，当你了解到任何截止日期时，都需要跟你的老板谈及此事，看看他们认为完成某项任务需要多长时间。然后，你需要在日历某一个他们认为需要开始着手处理的日期上贴上备忘录。”其他秘书，可能会提前好几天就开始贴上备忘，这样，他们的老板就可以提前开始思考他们应该什么时候着手处理。
1701557114
1701557115
“通常情况下，办公室里需要组织的东西有信函、商务文档、演示文稿、会议资料（包括需要提前查看的信息）、待办事项、日历、联系人、图书和期刊，”琳达补充道。前四种最好采用文件、文件夹、文件盒或活页的形式分类组织。待办事项、日历和联系人都是很重要的信息，她建议将这些信息写在纸上的同时，再将它们输入电脑。只有联系人列表数量很少的时候，我们才只需要将其写在纸上——克雷格·卡尔曼，大西洋唱片公司首席执行官，拥有14000位联系人，他必须依靠电脑保存整个名单，但他也会在手机上备份那些经常使用的联系人列表。如果他的手机上保存了过多的常用联系人，寻找某个特定联系人会是一件烦琐、费时的事情。
1701557116
1701557117
许多成功人士都表示，即使邮箱软件已经自动过滤掉了垃圾邮件，但他们每天仍会收到好几百封邮件，邮件归档与分类变得越来越耗费时间了。克雷格·卡尔曼每天会收到约600封电子邮件。如果每封邮件他只花1分钟来处理，浏览完所有邮件将每天花费他十几个小时。他利用周末的时间加班，如果可能，他还会将邮件转发给他人进行处理。但是，与许多成功人士一样，他还是会投入工作，因为他喜欢工作。将工作分配给他人减少了他的参与度，也减少了他从中获得的快乐，更不用说他的专业知识和经验是其他人无法相比的——除去电话、蜗牛信件、会议，仅仅处理邮件带给他的就是一个巨大的时间投入。
1701557118
1701557119
白宫内部是如何沟通的呢？首先，出于国家安全考虑，总统和副总统不会将文件堆在书桌上，他们不使用电子邮件。所有信件都要经过行政秘书。行政秘书有权决定先处理什么、现在处理什么。总统和副总统也会收到关于特定主题的简报。例如，如果总统想知道明尼苏达州管道项目的一切信息，工作人员会将所有从电话、会议、电子邮件、传真、信件等获得的信息都放入活页夹中。
1701557120
1701557121
每个个体都有自主权，决定应该怎么分类，决定怎样归档与工作相关的文件与信件——没有标准的“白宫标准”，也没有类似的其他标准。人们花在所需要的信息上的时间越长，他们就越能够随心所欲地组织信息。分散的组织系统有力地提醒了我们，自上而下的方式（费列蒙市通用汽车厂采用的方式）并不总是最有效的。
1701557122
1701557123
第一届奥巴马政府期间白宫通信办公室主任迈克·凯莱赫曾指出，他的办公室每星期都会收到65000份文件、50万封电子邮件、5000个传真、15000个电话。仅仅花费一分钟处理每项事情就需要9750个小时，相当于244名员工全职工作。这样庞大的数字需要采用埃德蒙·W.利特菲尔德的快速排序和优先次序系统。凯莱赫的办公室雇用了49名全职工作人员、25名实习生，以及一支小型军队的志愿者。纸张信件被分类放置在100多个容器或文件柜中，就像邮局后面一样。所有这些分类全部根据收件人确定（第一夫人、第一夫人的狗、第一夫人的孩子、副总统、内阁办公室）。鉴于如此庞大的数字，分配是必不可少的。正如劳伦斯·莱西希在第3章所建议的那样，白宫不能宣布电子邮件破产。正如你所想的那样，虽然成千上万的信件和电子邮件都是需要总统阅读的，但实际上很多问题针对的是某些特定部门的职责。所有关于医疗保健、经济政策的问题，或退伍军人福利的问题都会转到各自的负责部门。大部分都是请求总统表达各种祝贺，例如成为童子军、百年纪念、结婚50周年等，而这些大多都是白宫不打算授予荣誉的活动。他们最终都会放在总统通信办公室。再次重申，电子邮件的分类和归档没有集中准则；工作人员可以采用任何他们觉得合适的办法——只要有需要时，工作人员能够找出来就行。
1701557124
1701557125
越来越多的人开始采用不同的电子邮件账户。成功人士可能会有两个商业账户，一个用于经常联系的人，另一个用于助理管理和分类。除此之外，他们可能还会有一两个私人账户。拥有多个账户可以帮助我们组织、划分事件，免受干扰：你可能会希望自己在最有效的几个小时内关闭邮箱，只有秘书和老板能够联系上你。处理多个账户最有效的方式是采用一个单一的电脑软件接收所有的信件。大多数电子邮件程序，包括Outlook、苹果邮箱、Gmail（一款电子邮件应用）以及雅虎都能让你从所有供应商处将任何邮件下载到它们的界面中。这样做的好处在于：如果你所有的账户都显示在一个界面，你就能更容易找到所需要的特定的电子邮件或文档，而不需要登录到多个账户。此外，分类的边界是模糊的。邀请同事共进晚餐的邀请可能会显示在你的商业账户中，但你可能会与她的丈夫有着某种联系，他的日程安排也会发送到你的私人账户中。
1701557126
1701557127
我们在第3章曾经提到过，某些人，尤其是那些有注意缺陷障碍的人，当他们打开抽屉却无法看到里面所有的文件时会感到恐慌。对这些人而言，将所有的邮件都放入电脑中会给他们带来压力，所以，他们有必要采纳琳达的系统，将邮件都打印出来。开放式归档车和归档架这样的物理实体存在的意义在于，文件不需要被藏在一个抽屉里。然而，某些人根本无法建立或维护归档系统。将所有东西都放入小的空间的想法与他们的认知方式不兼容，脱离了他们的创造模式。这涉及我们在第2章中介绍的两个注意力系统。有创意的人在神游模式中能够最大限度地发挥创造力。把东西放到小的空间不仅需要他们的参与，他们的大脑也会停留在中央执行模式。我们之前曾经提到过，这两种模式一直处于一种拉锯关系中——如果你处于其中一种模式，就无法进入另一种模式。因此，许多有创意的人会抵制这里所列出的各种讨人厌的条块分类系统。这些人来自各行各业，从事不同工作，从法律到医药，从科学到艺术。在这种情况下，他们要么雇用助理帮助他们归档，要么只得宣布放弃归档，让文档成堆地积累。
1701557128
1701557129
杰弗里·莫吉尔是一个非常有创意且富有成效的行为遗传学家。他的办公桌非常整洁，上面摆放的唯一物品一定是他手头上的工作，所有的文件都干净整齐地排列着。他的文件系统无可挑剔。另一个极端是罗杰·谢泼德，他的办公室总是看起来像自然灾害的善后工作。文件堆已经在他的办公桌上放了很久，他甚至不记得桌面是什么颜色。文件堆延伸到办公室每一个可用的空间，包括茶几、地板、窗台。他几乎没有足够的空间从门走到他的办公桌。但感谢他出色的时间与空间记忆系统，他记得每一件东西都放在哪儿。“这边的文件都是5年前就放在这儿的”，他说，“这些是上个月送来的。”当我还是一个学生的时候，从罗杰·谢泼德的办公室走到阿莫斯·特沃斯基的办公室，发人深省的是会引起我研究对比的严肃学习。阿莫斯的办公室是干净整洁的，造访他的人都会吃惊；他的办公桌上几乎一直什么都没有。多年以后，一位同事说道：“是的，他的桌子是干净的，但你不会想看看他的抽屉和柜子！”整洁和有序并不一定总是含义相同的概念。
1701557130
1701557131
人格心理学家、五大人格维度之父卢·戈德堡，曾经设计了一个用于归档信件以及复印其他科学家文章的系统。他复印的文章有72个分类，囊括了他所收集的每一篇文章——你猜对了——3×5索引卡系统。卡片制作成图书馆卡片目录，并根据作者、标题、主题交叉引用。当他查看某个目录下的某个条目时，他可能还需查看三环活页几百个条目中的其他条目。他的三环活页占据了办公室中从地板到天花板的一整堵墙。虽然已经使用这种系统有50年之久，但他也承认，这种方法并不适合每一个人。他在俄勒冈大学的同事史蒂夫·基尔，是研究大脑定时机制的先驱人物。他简直就是另一个罗杰·谢泼德。与罗杰·谢泼德一样，他也喜欢各种文件堆。“史蒂夫的办公室是出了名的凌乱，但他总能找到一切。他的办公室里到处都是文件堆。你也许会走进他的办公室，然后告诉他，‘史蒂夫，我知道这不是你的领域，但我对人类如何注视移动目标很感兴趣’。他会说，‘哦，我这恰好有一个学生，他在1975年的论文中就曾写到了这一点，我还没有给他打分，但它是正确的……哦，他的论文在这里。’”
1701557132
1701557133
但文件往往会越堆越多。通常，那些办公室里摆满了各种文件堆的人都会有决策拖延症，他们不知道某件物品应不应该丢掉，无论这些物品是否相关。有一点很重要，他们需要经常消减这些文件堆，修剪它们或者对它们重新分类——文件堆里的所有东西并不永远都是相关的。
1701557134
1701557135
还记得微软高级研究员马尔科姆·斯莱尼在第3章给出的意见吗？将一切都记录在你的计算机中。剑桥大学心理学家贾森·伦特福罗对此表示赞同，他补充说：“虽然Gmail并不组织文件，但你能够很便捷地进行访问和搜索。从某些方面看，在你的计算机上‘聚光’或‘发现’——就像是将谷歌的互联网搜索策略运用到自己的计算机上。也许你再也不需要为文件夹而烦恼了——你只需要一个文件夹，然后将文件都放在里面，然后你就可以使用搜索功能找到你想要的任何东西。你可以将搜索条件限制为日期、内容、姓名等。”
1701557136
1701557137
从多任务到制订应急预案
1701557138
1701557139
在第5章中，我已经介绍了一些关于同时完成多任务策略的弊端。我们真正需要做的是放弃这种策略——难道我们为工作做得还不够多吗？正如大多数人认为的那样，斯坦福大学教授克利福德·纳斯认为，能完成多任务的人是超人，他们能够同时完成很多事情，且保持每件事的高成功率：打电话、发电子邮件、现场交谈、发短信。他进而认为，他们有着不寻常的从一个任务切换到另一个任务的能力，他们的记忆能够以一种有序的方式区分多个任务。
1701557140
1701557141
我们肯定能够完成多任务的人一定是在某些方面很有天赋。但我们都感到震惊——我们都猜错了。他们忽略信息的能力很差；他们的大脑有条理组织信息的能力很差；他们从一项任务转换到另一项任务的能力也很差。
1701557142
1701557143
我们都愿意相信，自己能够一次做很多事情，注意力是无限的，但这永远只是一个神话。我们真正要做的是快速从一个任务转换至另一个任务。这样做会产生两大不良结果：一是我们对所有事都不能投入足够多的重视，二是专注于所有事的注意质量也降低了。当我们只做一件事情时，大脑中的神游模式会出现有益的变化，事件的关联度也会增加。除此之外，这被认为能够有效对抗阿尔茨海默症。每天进行5次一小时注意力控制训练的老年人会开始出现与年轻人类似的大脑活动模式。
1701557144
1701557145
你也许会认为人们并不擅长多任务，然后会开始放弃多任务。这其中存在一种认知错觉，部分是由于海马体肾上腺素反馈回路所导致的，这也是多任务者认为他们能够做得很好的原因。问题的部分原因在于：我们的工作环境错误地鼓励员工从事多任务。纳斯指出，一些社会力量正鼓励人们从事多任务。许多管理者都会施加诸如“你必须在15分钟内回复邮件”或“你必须一直打开聊天窗口”等规则。但这意味着你正在干扰目前所做的事情，干扰注意力集中，并将前额叶皮层中的大量资源巴尔干化。而这些大量资源是历经万年专注于任务的进化形成的。任务专注模式让我们有了金字塔、数学、伟大的城市、文学、艺术、音乐、青霉素和登月火箭（也许还有喷气式组件）。这些伟大的创造，如果没了这两分钟增量的帮助，是不可能实现的。
1701557146
1701557147
这证明了我们的认知灵活性以及神经可塑性。我们能够对抗进化，但至少在前额叶皮层达到下一个进化飞跃之前，多任务让我们完成的不是更多的工作，而是更少的工作；带给我们的不是更好地去工作，而是更马虎地去工作。除此之外，我们每天都面临着新的脸书与Instagram更新，新的YouTube视频、微博，以及未来一两年任何可能取代它们的新技术。在写作本书时，每天大约有1300个针对移动设备的应用程序面市。“文化的力量，以及人们会立刻做出反应、同时完成聊天谈心等多件事的预期，都意味着我们会面临越来越多的压力。”纳斯说道。
1701557148
1701557149
那些拥有高生产效率的公司都给予员工上班期间午睡、锻炼的机会，为他们创造安静、有序的工作环境。如果被要求在紧张的环境中生产和创作，你不可能有什么深刻的见解。谷歌公司在总部安装乒乓球台也正是出于这个原因。西夫韦公司，是一家在美国和加拿大拥有分店、市值40亿美元的杂货连锁店，在过去的15年中，在史蒂夫·伯德的领导下销售额翻了一番。公司通过薪酬激励机制，鼓励员工在上班期间进行锻炼，并在公司总部安装了设施齐全的健身房。研究表明，随着每周锻炼时间的增加，工作效率也会随之增加。这有效验证了：对员工而言，充足的休息与锻炼时间是有回报的。与此相反，过度劳累、失眠不足，都已经被证明会导致错误与失误，而弥补这些错误与失误的时间远远超过员工超时工作的时间。每周60小时的工作时间，虽然比每周40小时工作时间更长，但却会让效率降低25%，因此，加班两小时只能弥补1小时的工作量。10分钟午睡相当于夜晚多睡一个半小时。那么旅行呢？安永会计师事务所发现，员工每享受10个小时的旅行，年终时，管理层对他们表现的打分就会提高8%。
1701557150
1701557151
众所周知，一些最具生产力的公司，谷歌、推特、卢卡斯影业公司、《赫芬顿邮报》，都会提供内部福利，如健身房、美食餐厅、午睡室、灵活的工作时间。谷歌为旗下10万名员工免费提供按摩服务，其园区内拥有健身中心，以及一个占地7英亩（1英亩约等于4047平方米）的体育场馆，内部配置篮球、保龄球、地滚球、曲棍球场馆。统计软件巨头SAS公司和丰田分销商JM家族企业公司都拥有内部卫生保健设施；大西洋卫生系统提供现场指压按摩；微软园区内设有一个水疗中心；Salesforce.com（一家客户关系管理软件服务提供商）提供免费的瑜伽课程；Intuit公司（一家以财务软件为主的高科技公司）让员工花10%的时间从事他们感兴趣的项目；德勤公司通过提供全勤奖与40%工资，鼓励员工抽出时间加入非营利组织。公司给员工提供这些福利，表面上公司付出了更多，但从神经生物学的角度讲，这是具有意义的。持续专注并努力工作并不是在我们从事多任务碎片式工作时最有效率，而是在穿插了娱乐、锻炼或者从事其他精神恢复性活动时才最有效。
1701557152
[
上一页 ]
[ :1.701557103e+09 ]
[
下一页 ]