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图7–6 混乱或非结构化系统示例图
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信息理论的力量在于它可以用于任何事物——网站构建、法律道德领域，甚至是你给要找到你家的人的指引。我们再来想想之前所提到的网站和电脑文件层次中的横向结构与纵向结构。香农信息理论可以用于量化结构层次，也可以用于量化其中包含的信息（这里，我们所讲的信息指的是层次结构本身包含的信息，与网站内容包含的信息不一样）。
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或者，我们也可以看看法律系统。法律文件都包含有大量冗长的话、大量例外、大量特定，因为它需要包括所有可能的情况。例如，几乎所有文明社会都对强奸、谋杀、抢劫、敲诈勒索、残害、袭击、殴打和诽谤制定了相关规则。这些守则编码在书籍和电脑上时占用了大量空间。从信息理论的角度来看，这些都可以用一个简短的算法将其最小化：不要对别人做他不愿意接受的事情（这基本上是黄金法则）。
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同样，让我们看看你的朋友给你的两个版本的指引：
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1.沿着高速公路40东向高速公路158东走，主街左转，罗勒大道右转，南湖路左转，沿着北湖路直行，主街右转（与之前的主街不同），快速向左上大瀑布路，第八个路口右转，直到到达右边的66号，我家就在公园前面。
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2.沿着高速公路40东直行，按照指引到达大瀑布地区公园——我家就在入口处。
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版本2具有更少的科尔莫戈罗夫复杂性。我们注意到，版本2运用了第2章中我们所提到的一个原理：尽可能地将信息延伸至外部世界——这里指的是已经存在的路标。
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给定一个组织结构图，我们就能够计算出其中包含的信息，测量出该组织的复杂性；或者利用这些数据，我们可以计算出公司、军事组织或任何其他工作或社会单位的结构（或组织）程度。这里，当复杂度较低时，结构度则较高——也就相当于香农信息内容较少。这仿佛又跟我们的直觉相悖，但如果一个组织的结构图能够用很少的话语、简单的规则进行描述，这个组织就拥有较高的结构程度。这一点无一例外。
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公司的结构化程度究竟是否跟效率、盈利能力和工作满意度挂钩呢？这是一个仁者见仁、智者见智的问题，没人研究过这个问题。一方面，每个人监督他人的能力有所不同，所以，自然有些老板会有更多员工，只是因为他们善于处理更多人际关系。另一方面，每个人在技能方面也会有所不同，为了公司的利益，灵活高效的组织应鼓励员工充分发挥自己的优势。这也就是专案报告结构和特殊安排存在的原因。有时为了公司的大局，即使是计划完善的层次，也不得不让路。
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琳达的公司就曾出现过这样的情况。一位数据分析师拥有公司其他任何人都不曾拥有的某项技能，他的上级安排他参与某个特殊项目，他需要向比他高两级的另一个纵向结构中的领导报告情况。这种临时安排需要在公司结构中增加2比特，但这种安排对公司而言是有利的，最终公司能够开发出新的产品，并获得巨大利益。激励机制也被引入了这样的安排。增加的收入将会累积到项目完成所在部门的账户，而不是分析师之前所在部门的账户。许多大公司的组织结构和激励机制都太关注某个部门的利益，而忽略了整个公司的利益。正如我之前写到的那样，博思艾伦咨询公司花了几个月采访琳达所在公司员工，了解他们的技能、遇到的问题以及具体职责。之后，他们给出了建议，而琳达所在的公司也修改了其激励结构和公司愿景，增加了跨部门团队合作。也许，对我们而言，这是很明显的事情。但对于一家拥有25名万员工的大公司而言，有时候他们也会迷失方向。
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尽管临时报告这样的安排有利于团队合作，但也存在弊端。太多与组织结构图不一致的例外，让员工很难遵守既定规则；拥有多个领导的员工管理难度加大，他们的工作时间也很难追踪定位。总的来说，高度结构化的公司在面对压力时更有弹性。公司的临时安排越少，当经理离开工作岗位，他的下一任继任者也就越能更快地了解工作，实现公司平稳持续地运转。明确的角色定位能够提升连续性与效率，高层管理人员也能更灵活地重新分配管理人员与工人。在高度结构化的系统中，人们也更容易记住谁是谁，因为所有的沟通都能够用很少的语言实现，如“每个部门经理负责四个区”。
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无论设置何种形式的结构化系统——抽屉里的文件、计算机上的文件、公司员工，一个成功的系统都需要将搜索时间最小化，实现信息透明化，让任何接触到它的人都能很快看明白。这样，它就会变得很容易描述。这减少了香农信息量，也降低了科尔莫戈罗夫复杂性。工作流程图可以用同样的方法进行类似分析：
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图7–7 工作流程图对比
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通过密切关注信息流，摆脱多任务幻想，我们可以让工作世界变得更加有序。但是，这就足够了吗？第3章介绍了制订失败预案。这种策略试图找出任何可能出现的问题以及问题出现的原因，然后建立制度，以防止出错或补救失误。家中物品出现问题一般都会给我们以及家庭造成不便；工作中出差错可能会影响成千上万的人，造成巨额损失。制订失败预案的过程实际上是考虑一切可能出现的问题，想出对策，以尽量降低事情发生的可能性，并做好当这些问题出现时的紧急补救计划。将你的钥匙留在门口，以最大限度地减少遗忘的可能性；在花园里埋一把钥匙，这样即使你忘了带钥匙，生活也还能继续（你不需要打破窗户，也不需要请锁匠）。在工作中，制订失败预案又意味着什么呢？
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与在家一样，办公室里最常出现的错误是：错过最后期限，错过重要约会。电脑或手机上的电子日历提醒是有效的，同事或秘书的电话提醒或本人提醒都是我们重要约会的有效备份。
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为了确保你能定位重要文档，谷歌前副总裁兼首席信息官道格拉斯·梅里尔建议我们要预先思考而不是事后思考。也就是说，所有文件，无论是电子的还是非电子的，在某种程度上，都应该能够让你快速找到它们。问问你自己，“需要它的时候，我应该去哪儿找”，或者“我应该怎样标记，才能找到它们呢”。与此相关的就是做好准备，有可能某一天出现在某个会议上时，你都不知道这个会议是关于什么的，自己为什么会出现在那儿。“我会确保所有的日历条目下都有内容”，梅里尔说道，“当秘书在我的日历上新增一个会议的时候，她会直接在会议条目中写下备注，告诉我会议的主题、目的、参会人员。如果我不认识其中某位参会人员，我的秘书还会给那个人备注，例如，他的职位、他目前在项目中担当的角色等。”
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为什么精神科医生每小时只工作50分钟呢？他们用剩下的10分钟写下发生的事情。与其反反复复安排会议，专家们建议我们用10分钟时间写下发生了什么、应该干什么以及下一次开始工作时应该做的事情。会议开始之前，给自己10分钟，审视一下接下来会发生什么。由于注意力切换的代价是昂贵的，所以会议开始之前，要舒缓地让自己进入下一个会议状态。这将是一个良好的大脑卫生习惯。项目中断时，专家建议写下项目究竟在哪中断了，以便可以随后快速重新开展工作。
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这是一个很好的建议，但其中也包含着隐含意思，即提前思考可能出现的错误，审视未来，预测风险——这是一个有组织的商业头脑能够做的、应该做的，也必须做的。
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某些时候，一些威胁会比另一些威胁更大。企业的顺利运转有时会受电脑故障威胁，但我们很多人从未重视过这一问题。硬盘驱动死机，服务器操作失灵（无论是你自己的，还是你所依赖的第三方服务器）。许多顾客在餐馆、出租车或服装店都经历过意想不到的电子刷卡机连不上网。大城市的出租车司机，通常会因为连接失败无法支付，不得不经常随身携带旧式塑料信用卡压机——这是一种信用卡公司专门设计的上面标有借记卡号的机器。这就是制订失败预案的典型例子，也说明做好失败的准备能够取得良好的效果。那些认为不会出现任何问题的乐观主义者只能承担销售损失、金融挫折，而那些总是为失败做好准备的现实主义者即使在出现技术问题时，也能获得经济效益。
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更为严重的威胁是：丢失重要记录和数据，或者无法打开已损坏或过时的文件。这里有两大潜在危险——磁盘故障和文件格式过时。失败预案的严格规划需要我们思考：可能存在哪些无法访问数据的问题，以及怎样设置系统以最大限度地减少损失。
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截至撰写本书时，全球90%的数据都存储在磁盘上。这些都容易产生磁场变化，就像录音带，如果长时间暴露于磁体（诸如扩音器中）或辐射中，其数据就可能会被损坏，甚至15摄氏度的温度变化都可能让故障率增加一倍。复制和备份文件也会导致转录错误——对许多类型的文件而言，页眉处1比特的错误都可能使文件变得完全不可读。除此之外，硬盘、U盘、CD和其他存储介质最终都可能发生故障（旧的磁盘驱动器，即使一直放在防尘防潮的架子上，可一旦轴承冻结，也可能会在几年后无法运转）。即使在同一张硬盘上备份好几份文件也无法避免丢失文件。驱动器5年内出现故障的概率高达50%以上。微软工程师发现，25%的服务器会在两年内出现磁盘故障。这些都是备份数据的原因——许多信息技术专家都这样说过，“不是不坏，只是时候未到”。所有企业都应该拥有一个确保其现在与过去的文件不受损害的方案。一些公共贸易企业或政府机构，出于某些法律原因，都会采取措施防止此类问题的出现。USB闪存驱动器和固态驱动器，虽然比磁盘贵，但却更能适应环境的变化。
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我们建议你将文件在至少两个不同的硬盘中进行备份，并定期检查这些硬盘——3个月一次比较实际——以确保硬盘能够正常运转。许多公司都采用滚动备份的方式，每一次都将之前的文件一块备份，他们会备份一天前、一周前、一个月前、两个月前等的文档，并且保留两份、三份或更多份文件。如果其中一个出现故障，你还有备份。所有一切都在同一时间内被摧毁不太可能。唯一可能出现的情况是，火灾、水灾、核爆炸或其他事件毁掉了某一个特定位置的所有物品。出于这个原因，政府机构和大型公司都会将其硬盘的备份放在不同的地方，以分散丢失的风险。小企业可能没有这样大量的资源，但这一切仍然是可以实现的。如果你有一个客户或亲密的同事（甚至亲戚）在另一个城市，你可以在他们的公司或家中连接一个远程可访问的自动磁盘备份。
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云端备份，是指通过互联网连接远程服务器的存储方式，这是另一种备份方式。当你使用不同的设备、实现不同设备之间同步的时候，这也是一种有效的方式。假设你有一台笔记本电脑、一台家用电脑、一台办公电脑、一部智能手机和一个平板电脑，你怎么知道哪个文件在哪个设备上，或者哪个设备上是最新的重要文件呢？科技作家保罗·布坦曾经这样总结过现代分散的数字生活：“有些照片在智能手机上，有些在家里的计算机上。你的数字工作文件、最喜欢的网页剪报和会议笔记又在哪里呢？这些都像除夕之后的五彩纸屑一样分散在各处。”解决这一问题的途径是同步，但我们很少有人会花时间来做这样的事情。工作了一整天之后，你很难将手机接入电脑，更不用说自动设置同步更新软件。云端存储能够在很大程度上解决这一问题——你只需要简单地将设备设置为与第三方公司提供的数字存储器自动更新与同步。当你找寻某张小狗戴眼镜的照片时，或者在上班途中的地铁上写下的购物清单时，只需要搜索一个设备，它就能立刻出现（前提是你必须联网）。
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