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截至撰写本书时，全球90%的数据都存储在磁盘上。这些都容易产生磁场变化，就像录音带，如果长时间暴露于磁体（诸如扩音器中）或辐射中，其数据就可能会被损坏，甚至15摄氏度的温度变化都可能让故障率增加一倍。复制和备份文件也会导致转录错误——对许多类型的文件而言，页眉处1比特的错误都可能使文件变得完全不可读。除此之外，硬盘、U盘、CD和其他存储介质最终都可能发生故障（旧的磁盘驱动器，即使一直放在防尘防潮的架子上，可一旦轴承冻结，也可能会在几年后无法运转）。即使在同一张硬盘上备份好几份文件也无法避免丢失文件。驱动器5年内出现故障的概率高达50%以上。微软工程师发现，25%的服务器会在两年内出现磁盘故障。这些都是备份数据的原因——许多信息技术专家都这样说过，“不是不坏，只是时候未到”。所有企业都应该拥有一个确保其现在与过去的文件不受损害的方案。一些公共贸易企业或政府机构，出于某些法律原因，都会采取措施防止此类问题的出现。USB闪存驱动器和固态驱动器，虽然比磁盘贵，但却更能适应环境的变化。
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我们建议你将文件在至少两个不同的硬盘中进行备份，并定期检查这些硬盘——3个月一次比较实际——以确保硬盘能够正常运转。许多公司都采用滚动备份的方式，每一次都将之前的文件一块备份，他们会备份一天前、一周前、一个月前、两个月前等的文档，并且保留两份、三份或更多份文件。如果其中一个出现故障，你还有备份。所有一切都在同一时间内被摧毁不太可能。唯一可能出现的情况是，火灾、水灾、核爆炸或其他事件毁掉了某一个特定位置的所有物品。出于这个原因，政府机构和大型公司都会将其硬盘的备份放在不同的地方，以分散丢失的风险。小企业可能没有这样大量的资源，但这一切仍然是可以实现的。如果你有一个客户或亲密的同事（甚至亲戚）在另一个城市，你可以在他们的公司或家中连接一个远程可访问的自动磁盘备份。
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云端备份，是指通过互联网连接远程服务器的存储方式，这是另一种备份方式。当你使用不同的设备、实现不同设备之间同步的时候，这也是一种有效的方式。假设你有一台笔记本电脑、一台家用电脑、一台办公电脑、一部智能手机和一个平板电脑，你怎么知道哪个文件在哪个设备上，或者哪个设备上是最新的重要文件呢？科技作家保罗·布坦曾经这样总结过现代分散的数字生活：“有些照片在智能手机上，有些在家里的计算机上。你的数字工作文件、最喜欢的网页剪报和会议笔记又在哪里呢？这些都像除夕之后的五彩纸屑一样分散在各处。”解决这一问题的途径是同步，但我们很少有人会花时间来做这样的事情。工作了一整天之后，你很难将手机接入电脑，更不用说自动设置同步更新软件。云端存储能够在很大程度上解决这一问题——你只需要简单地将设备设置为与第三方公司提供的数字存储器自动更新与同步。当你找寻某张小狗戴眼镜的照片时，或者在上班途中的地铁上写下的购物清单时，只需要搜索一个设备，它就能立刻出现（前提是你必须联网）。
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普林斯顿大学计算机科学教授佩里·R.库克指出，云端备份文件既有优点也有缺点。一方面，它的优点是别人负责维护硬件，备份大服务器（他们不只是保管着一份你的税务文件和家人照片，而是将所有资料都备份了很多份），并维持一切顺利运转。另一方面，佩里说道，“云存储的问题之一是可访问性。Megallpload（美国著名在线网络硬碟服务商）除了存储备份文件，也成为一个巨大的盗版网站。当它在2012年被美国司法部关闭的时候，所有人都丢失了他们的文件。所有客户，包括专业摄影师和电影制作者，失去了一切。这就像与你的邻居做了一个交易，他负责保管你的割草机。但某一天，他因违法种植而被联邦调查局搜查，所有东西都被没收了。你失去了你的割草机。法院没有给时间让Megallpload重开，以便其合法用户得到他们的东西。云端存储企业可能会受到某些监管或司法限制，这就要看你的运气了。这告诉我们：“请保管好你自己的数据”。
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我们再回过头来看如何做好失败预案：你已经备份了自己的文件，但是如果你更新了系统，文件打不开了，应该怎么办？佩里建议我们准备一个文件迁移预案。
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文件迁移指的是由于系统、软件、硬件更新，造成本来可读的文件变得不可读——大体上，很多电脑文档格式都已经消失了。这是技术领域的快速发展导致的。硬件与软件供应商都渴望制造出更快、更好的产品。这造成产品与旧系统之间的不兼容。你或者你所认识的很多人都有过这样的经历。你的旧电脑坏了，拿去修理时，技术人员告诉你，他无法修理，因为很多部件都找不到了，如主板、逻辑板等。他建议你买一个新的电脑。你遵从了他们的意见，回家之后，你发现自己对新电脑系统很不熟悉。新的操作系统无法打开旧电脑中的文件，你无法简单地重装旧的操作程序，因为它与电脑硬件不兼容。现在，你有一个装满文件但又无法打开的硬盘——你的税收记录、家庭照片、信件、工作项目——这些都变得不可读了。
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为了文件迁移更具主动性，你需要跟踪计算机上不同的文件类型。当一个新的操作系统出现时，或者你使用的软件应用程序出现新版本时，不要只是一味地打开电脑屏幕上的升级按钮。在你更新系统之前，请测试你的旧文件，看看它们是否能够打开。你不需要测试所有文件，测试一个样本文件就够了（请在你自己正在使用的机器或外部硬盘驱动器以外的机器上进行测试）。以下是三种典型的可能性：
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1.文件能够打开，没有任何问题，你的新软件使用了与旧软件相同的文件格式。
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2.文件打开缓慢，因为它们需要转换成新的软件格式。新软件使用了不同的文档格式（如微软从DOC格式变成DOCX格式）。如果发生这种情况，你需要开始迁移，也就是将你的文件转换成新的格式。
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3.文件无法打开。你需要等待，直到出现可转换程序（某些时候会出现这样的情况），或者找到方法用不同的格式保存文件使其在新计算机上读取（例如，将Word文档保存为RTF格式，一个拥有更高可读性的文件类型，虽然有些网页格式可能会丢失）。
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谁需要担心文件迁移的问题呢？企业、上市公司、研究实验室、记者，他们在处理档案材料时，可能会涉及某些法律问题。但对于使用电脑存储日常生活数字档案的普通人而言，文件迁移只是普通的失败预案而已。
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佩里给企业和个人这样的忠告：保存传统的（旧）机器，或确保你可以访问他们；保存日常工作使用的打印机（旧的打印机通常与现代计算机不兼容）。当无法将旧文件转换成当前可读格式时，你可以随时把它打印出来。“对现代技术而言，这是一个复古的、穴居人的做法，”佩里说，“但是，它确实是有效的。所以，如果你想永久保存伯莎阿姨寄来的邮件，那么请将它打印出来。”佩里不赞成在升级电脑的时候扔掉旧电脑；相反，我们可以制作启动磁盘映像，每3~6个月检查一次旧设备。现在，仍有一些公司将重要信息刻在大机器时代的9毫米磁带上，或是第一个个人计算机时代5.25英寸的软盘上。许多大城市都有文件迁移服务，但这种服务价格通常都很昂贵。这些资料已经存在了很多年，很少有机器可以阅读它们。这种迁移方法需要几个步骤，才能将文件转换成不同的格式。图书管理员和大公司的信息技术部门都建议雇用一个或多个全职人员负责处理文件迁移（这与文件备份不同，完全是另一回事）。
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最后佩里说，“如果你的文件格式是开放源代码，那就好办多了。为什么呢？微软和Adobe文件都是很脆弱的，如果一个比特遭到破坏，计算机将无法打开这种类型的文件。如果是纯文本文件（.txt文件），几乎所有程序都可以打开并检查它。如果有一个错误，那它也只是一个字符。如果是开放源代码，总会有一个电脑怪才可以弄清楚如何替你打开文件。”
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失败预案对商务旅客而言，就是他们常发现自己被困在飞机上、机场或酒店房间里——等待时间远远超出了预期。我们无法阻止这些不可预测事件的发生，但作为失败预案，我们可以控制如何应对它。成功人士会组装好移动办公所需要的一切物品：
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•手机和电脑的额外的充电器
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•U盘
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•笔
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•铅笔，橡皮擦
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•迷你订书机
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•记事本
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•便利贴
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•经常使用的电脑连接线
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关键的一点是提前将它们收拾好。当你在家的时候，不要触碰它——它是神圣不可侵犯的！按照同样的思路，经验丰富的商务旅客会准备紧急食物包：坚果、干果、能量棒。他们也会带上备用洗漱用品，这样就不必在旅行前从浴室中仓促地收拾东西——我们常常就是这样遗忘物品的。
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