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就好像我们必须对观察和推理做到客观，以确保我们的调查是聚焦于事实之上一样，在职场或者公共场合，我们需要用客观的语言进行交流。在涉及对员工的评价、人力资源和教育的场合，甚至是在涉及孩子的事情上，我们必须使用客观语言。
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我曾经的学员安妮·莎乐维是一名特殊教育的教师，兼任她所属学校的多学问评估团队成员，她回忆道，有一次，有位老师当面坚持要求委员会给一名一年级学生设计一个特制干预计划，当被要求描述一下这名学生需要什么样的帮助时，她是这样说的：“他非常懒，一直在抱怨，而且从来不做作业。”当团队要她就所描述的这些异常行为举例时，这位老师却很难举出例子。她对这个孩子已经产生了偏见，却无法解释原因，她认为“他懒，总是抱怨”，就不需要讲再多理由了，但是这些只是她的主观意见。莎乐维评估了学生在课堂中的表现、举止、行动，客观地做了记录，由此委员会做出判断：这个孩子和老师之间存在性格冲突，但是他并不需要特制干预计划。
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“通过参加你的课程，我比过去意识到的要多得多。”她事后告诉我说，“让我知道了语言的力量，还有，带有主观色彩地讲话是多么容易给人一种错误的印象。”
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为了确保我们的沟通是客观的，最简单的方法是，始终选择客观的词语，就一定不会有错，有一些永远安全的客观词，表达包括数字、大小、声音、立场、方位、材料、地点和时间。不要说“太多了”，而是给出实际的数量。不要说“大”，而要在自己的描述中给出一个测量法、估测或者参照物。
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很多时候，主观词语很容易就能被辨认出来：它掺杂了个人意见，而不是以事实为根据的。然而，也有一些带有主观信号的词有着微妙的作用，它们会让听的人失去兴趣，甚至更糟糕的是，一不小心就会让听众产生了对立情绪。我在这里列出了一些主观的词：
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当我们在批判别人、纠正别人或是对交谈对象感到心烦意乱的时候，会特别容易陷入到主观表达里，然而这样的危害是让我们本来想帮助的人疏远我们。举例来说，想一想“坏”这个词。“坏”表示一种意见，可以有很多种理解，而且带有消极的暗示。用“坏”这个词来描述你在打电话时孩子的表现，是不够客观的，而且对于这件事中的任何人都没有什么帮助，因为孩子自己不能改掉（而且，让他们觉得自己表现得很糟糕，或许还会让他们表现得更加糟糕）。我们不要用“坏”这个词，而是要用客观的事实来交流。“刚才我在打电话的时候，你在大喊大叫。”大喊大叫是个具体的动作，是可以改正的行为，客观地表述有人在大喊大叫并不是在传达你个人的评价，也就没有了争论的余地：孩子是不是大喊大叫了。在职场上也是一样的，不要说某位员工的季度销售成绩“很糟糕”，而是要说出无可争辩的事实：“你的销售定额减少了30%。”
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另一个帮助抑制主观表达的方法是，使用表示建议性、正面性的回答代替无建设性、否定性的回答。不要说“这样做没用”，而是说：“你试试看……会怎么样？”更好的说法可以把自己的位置放入到团队中，说：“我们为什么不试试看……？”
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就像画家选择调色板一样，我们要选择效果最好的词，不过还需要更进一步。画家不会到画材商店去买“蓝色颜料”。真正的画家会做到更具体。画画的颜料可以是水彩、油或者丙烯酸，可以是罐装的、管状的或是从喷雾器里喷出的。颜料有薄有厚，有含毒性的还有可食用的，有快干型的，也有干得比较慢的。蓝色，可以是靛蓝、钴蓝或者群青。
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为了防止用词出现模糊混乱，我们还必须加上一些具体的词。不要只说“汽车”，要说得更具体，“运动型多用途车”（SUV）；不要说“狗”，试着说“德国牧羊犬”。同理，我们在不确定的时候，不能把带着孩子的女人认定为孩子的母亲，而是只能客观地说“带着孩子的妇女”。说“在这一侧”并不具体，尤其是对没有和你站在同样位置、没有和你看到同样景物的人，与其这样说，不如给出一个具体位置“在最左边”。也不要说“东西”“玩意”或者“彩色的”那样的词，我们向别人说明的时候，应该力求精准。
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艺术家克里斯琴·阿尔德雷特就因为在交流中缺乏具体性，付出了惨痛的代价。当阿尔德雷特被加利福尼亚帕萨迪纳市选中，去参加刚刚启动的社区改造试点的壁画活动时，他很激动。他有政府的赞助支持，用了两个多月的时间在一家店门口[3]的墙壁上创造出了一幅色彩丰富的、玛雅和阿芝特克主题的、60英尺长的杰作，同时，这件事也有30名当地的孩子共同参与。艺术文化协会的主席戴尔·奥利弗称赞这幅壁画令人惊叹。
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但是，这幅壁画完成几个月后，有人把这幅画完全抹掉了，包括孩子的签名以及画中所有的一切。
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原来，这家商店的店主收到了一封来自帕萨迪纳市规划和社区发展合规项目的来信，警告她清除无关的标记，在一面有破损的墙上重新画一幅，不然的话，他们的门面就会被关闭。但是没有特指是哪面墙，于是导致了这样的悲剧发生。
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城市合规的主管乔恩·波德拉承认，这是“有点沟通不畅”。
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阿尔德雷特对此颇有微词。“这像是脸上被踢了一脚。”他说，“这是有生命的东西，我本来希望它能成为这座城市的地标。”
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商人乔·伦蒂尼在新泽西州大西洋城波哥大赌场酒店的鲍比·佛雷牛排餐厅用餐时，也因为没有注重具体性而得到了昂贵的教训。当他为同桌的10个人点饮料时，他说自己不太懂葡萄酒，让服务员给他选一瓶。
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“她指了指酒水单上的一瓶酒，我没戴眼镜，我问她多少钱，她说，‘37，50’。”伦蒂尼回忆道。
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鲍比·佛雷牛排餐厅有一本24页的葡萄酒菜单，上面有超过500种葡萄酒可供客人选择。大多数葡萄酒不到100美元一瓶，还有一个“50种低于50美元的葡萄酒”的选集被放在第一页的突出位置上，所以当伦蒂尼拿到账单，看到价钱不是他以为的37.50美元，而是3750美元时，他吓了一跳。他马上把那位服务员叫来，并且对她解释说他绝对不会点那么贵的葡萄酒。服务员于是叫来了经理。
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“我是说这位服务员告诉我，这瓶葡萄酒价值‘37，50’，而不是3750美元。”伦蒂尼说道。
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虽然服务员不承认，其他用餐的客人也确认听到了他们点单时的对话。坐在伦蒂尼左边的老顾客唐·陈回忆了点这瓶酒时的情形，“乔希望服务员推荐一下葡萄酒，于是服务员用手指了指一种酒。”他说，“乔问葡萄酒的价格，服务员说‘37，50’，没说‘3750’，如果是我，我会说3750美元，所以我们都以为这瓶红酒的价格是37.50美元。所以（看到账单的时候），我们都要吓出心脏病了。”
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经理没有去掉账单里的这项消费，他给了伦蒂尼折扣价，然而这瓶啸鹰庄园葡萄酒的折扣价也高达2200美元，伦蒂尼很不情愿地付了账，然后把这件事写下来发表出去。
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当这个故事引发全国范围的讨论时，波哥大的执行副总裁约瑟夫·卢珀这样回应：“波哥大确信在点餐过程中没有什么错误沟通。我们只是不允许这样带有不信任和质疑的言论和故事威胁到我们，蔑视我们的正直和品质，那是我们每天都在骄傲地履行着的事情。”
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餐厅解释说，他们在递账单之前就提醒了同桌用餐的另一个人这笔金额，那位客人也确认了这话属实，然而他断言，他只是在酒瓶被打开并且大家开始饮用之后才发现这个问题。
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仅仅是因为波哥大的管理人员宣称“没有错误沟通”，并不能说明沟通错误真的不存在。事实上，餐厅和顾客双方对于为什么会发生这样的情况无法达成一致，就恰恰说明了交流中有误解。所以，让我们来看看其中的错误沟通是怎么回事。
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根据几个人的证实，服务员说这瓶葡萄酒的价格时用了模糊而简略的说法：“37，50。”因为没有特指哪部分是美元，哪部分是美分，这就给人误解的空间。如果把金额说成“三千七百五十美元”，这本可以消除一切误解的可能性。