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表6-1
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搭建结构有许多方法,在下一个例子中,请想象一下我的沟通对象是意大利业务和德国业务的负责人,我将会同时向他们两人介绍我的方案。与具备全球视野的财务总监沟通时所采用的结构相比,这次方案的结构将会有所不同。我将用两列主要内容外加几个具体的竖列来进行阐述,而不是采用四个平行的竖列。表6-2将会更清晰地展示这一结构。
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大部分信息是相同的,不同之处在于排列顺序。我将数据汇总后加入到顶端的核心建议中,在这个案例中它又被这样分割开:
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●意大利市场A百万美元的销售额加上德国市场D百万美元的销售额,等于核心建议中的X百万美元的总销售额。
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●意大利市场B百万美元的利润加上德国市场E百万美元的利润,等于核心建议中Y百万美元的总利润。
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●意大利市场C%的市场份额加上德国市场F%的市场份额,等于核心建议中Z%的总市场份额。
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当你搭建结构框架时,这些作为占位符的变量提醒你在之后的过程中进行分析。同样的字符会带来困惑,你可能会因此而重复计算,或者用错了计算公式,很可能会发生诸如“是这个X%,不是那个X%!”的情况,所以我建议每个占位符都用不同的字母。
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表6-2
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现在我将解释为什么这次的结构和对财务总监汇报方案的结构有所不同。
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第一个方案面对的沟通对象是财务总监。她需要一个全局视野:这个方案给公司的销售额、利润和市场份额带来的影响,都是她所关心的问题。同时她还很关注在开拓这两个市场后,公司在欧洲的市场份额会发生什么变化。因此,提供给她一份包括销售额、利润和两个国家市场份额这些内容,并且从财务角度展开论述的方案是最佳的方式。在这种结构中,她无须在两个部分中寻找特定的数字,也无须再处理数据。
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第二个方案面对的沟通对象是两个业务部门的负责人。意大利业务的负责人不会对德国市场感兴趣,他更希望在一个部分中了解到与他相关的所有内容。若是德国市场的内容与他所负责的意大利市场的内容在同一个部分出现,他会感到厌倦甚至开始分心。德国业务的负责人的情况则刚好相反,他希望读到单纯的、有关德国市场的分析。
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在第二个方案中,不要谈论欧洲市场的总份额,因为无论是意大利业务负责人还是德国业务负责人,都不太关心欧洲市场的总份额。但在第一个方案中情况则大为不同,对于财务总监,欧洲市场的总体份额极为重要,因为她需要据此做出决定。
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在两个例子中,我们都用了列形结构来搭建框架。这种框架之所以合理,是因为这两个例子中的沟通对象都了解基本情况,做出决定时不需要额外的信息。在第二个例子中,第一层级共有两列:意大利一列,德国一列。在第一层级下的第二层级仍为列形,因为意大利业务负责人了解他的业务情况,不需要关于背景和形势的介绍。德国业务负责人也是如此。
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沟通对象引导着我们去选择不同的结构。在这一阶段,没有人能看到你的工作,但你却要仔细思考该如何搭建框架,如何向沟通对象呈现信息。尽管这一步骤非常重要,但不要花太多时间在结构规划上,因为之后还有机会对其进行修改。
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极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 复合结构
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在一些情形下,你需要采用复合式的结构来搭建你的框架。你的沟通对象可能了解方案中的某些部分,却对另外一部分很陌生。这时,你需要为每一个层级选择不同的结构。你可以组合使用层形结构和列形结构,以此来搭建最符合沟通对象需求的框架。
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我们用一个例子来解释这一方法。假设你在一家信用卡公司工作,此前你只在航空制造业中工作过,从未涉足过金融服务行业。现在,我成了你团队中的一员,而你是我的顶头上司。我需要做一份关于“投资一项新技术”的方案,并向你汇报。我已经确定了我的核心建议:“我们应该从供应商ABC处购置一个新的拨号器,由此我们每年能减少X百万美元的损失。”
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我知道你刚刚进入这一行业,也不清楚做这个决定需要的相关背景,但我需要确保你知晓我方案中所做的建议是基于什么——这时,使用层形结构是最有效的方法。当你顺着层形结构阅读我的方案,你会先读到“背景介绍”部分,然后是“形势变化”,接着是核心建议。这样看起来逻辑性更强。我最初的建构如表6-3所示。
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