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●文件处理量在这一时间段内稳定增长，但是我们能够满足要求，并达到我们的服务标准。
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●我们的团队绩效是通过服务标准进行评估的，我们一直能够达标。
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●当我们实现团队目标时，公司运转正常；反之，公司的业绩就将受到影响。
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能否完成增加的文件处理量，关系到公司是否能够达到财务目标。
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●文件处理量将持续增加，我们预计在明年会人员不足。
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●如果出现人员短缺的现象，我们将无法达到服务标准，公司的销售额和利润率将会受到影响。
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我们需要聘请5个新团队成员，以应对不断增加的文件处理要求，并帮助公司实现销售和利润目标。
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我用一句话总结了结构中的特定部分，以此替换了“背景介绍”和“形势变化”。总结是对结构中的支撑点的解读，而解读是将结构转化为内容的必要步骤。内容叙述的理想效果是让沟通对象据此得出你想让他们得出的结论。为达到这一目标，你需要解释结构中每一层中的信息，并告诉沟通对象如何理解你分享给他们的细节。如果你不为他们解读，他们就会自己解读。我常开玩笑说：“独立的思想是危险的。”每个信息转折点都应该压制它们，因为“当人们开始思考时，悲剧就要发生了”。这句话当然有些过火，却是事实。
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如果你只写下了“背景介绍”或“形势变化”几个字，再从你的框架中选了一些关键点，那你的沟通对象很有可能难以理解这些观点，至少无法像你所期待的那样。这与我们的分组实验项类似，是“高尔夫球与橄榄球”还是“扑克牌与动物”的区别。没有合适的角度，沟通对象会从他们自身的经验出发来解读信息，这会导致他们看到的分组并非是你希望他们看到的分组。该理念同样适用于将结构转换为内容这一步骤。所以，要写下每一部分中所有支撑点的内容概述，让其引导沟通对象到达最终建议。
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你需要在整合内容与揣摩字句之中做出平衡。当你需要总结结构中的要点用以指引沟通对象时，无需将总结做到完美无瑕。当你感觉说明已经足够能引导沟通对象时，就应当转向下一个步骤——记住，你可以在后续步骤中打磨及完善叙述内容。
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在叙述时，你应先按顺序介绍“背景介绍”“形势变化”中的要点，而后是核心建议，同时合理地植入论据。在排列要点时，注意把团队目标置于在公司目标前，这样的顺序更为合理。如果你将顺序倒置，叙述节奏便会混乱。你应谨慎地排列支撑点出现的先后顺序，因为顺序的合理性会直接影响到内容的流畅性。
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表7-2（第89页）的案例的核心建议为“改变标签以避免损失及食品药品监督管理局的罚金”，下一页是我基于这个层形结构撰写的叙述。
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如果你回到这个案例最初的结构，你会发现我调整了“背景介绍”中支撑点的顺序，好让叙述更流畅，让方案更完美。当你根据层形结构完成叙述内容后，在几个小时内都不要再去想它，然后再从头读到尾，直至核心建议。在结尾之前不要停下来，然后思考以下几个问题：叙述是自然地从一点过渡到另外一点吗？内容排列顺序合理吗？基于“背景介绍”和“形势变化”的核心建议，是我能得到的唯一合理结论吗？如果以上回答中有一个是否定的，你都需要继续优化你的内容，直至所有答案都是肯定的为止，因为流畅的叙述对最终清晰而有说服力的沟通至关重要。
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我们的标签与竞争对手的相似，而且符合食品药品监督管理局的要求。
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●我们的产品标签包含市场营销信息及营养成分信息。
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●食品药品监督管理局对产品包装是否标出成分和效果进行监管，我们相信自己的包装符合其要求。
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●更换标签会耗费大量财力和时间，也可能导致消费者不再购买我们的产品。
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●我们的产品标签上所标示的营养信息和成分说明，实际上与我们的竞争对手相同。
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但是，食品药品监督管理局近期审查了我们最大的竞争对手的标签，我们很可能也会面临同样的审查，并因此遭受经济损失。
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●食品药品监督管理局近期审查了我们最大的竞争对手的标签，并责令其召回产品，直到更换为符合规定的标签。
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●食品药品监督管理局尚未审查我们的产品，但是一旦他们要求我们做出类似的整改，我们将为此花费X百万美元，召回产品则将给我们造成Y百万美元损失。
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我们应该立刻更换标签，以避免后期花费X百万美元用以解决该问题，以及避免从货架上撤回产品时将造成Y百万美元的损失。
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一些人认为，不论使用层形结构还是列形结构，核心建议都应该放在内容叙述的最前面——对此我百分之百地反对。想象一下，你的沟通对象都强烈反对你的想法，如果他们读到的第一个内容就是他们所反对的，那么他们很可能马上就合上报告书转而同你争辩。你撰写内容的目的是让他们接受一个有争议性的想法，而最先提及核心建议会毁了你的初衷。如果你的沟通对象缺乏背景知识，而你一开始就引入核心建议，而非从背景材料入手，他们会从一开始就感到疑惑，你也就更难影响他们的决策。我们按照逆向的层形结构来开展叙述，就是以这样的思维逻辑为依据的。
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