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●供应商DEF的产品略逊于供应商ABC的产品。
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新的拨号器可以减少我们的亏损。
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●本年度，我们的亏损增加了Z百万美元。
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●一个新的拨号器可以每年减少X百万美元的亏损。
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相比于第一个叙述顺序，这个则更为流畅、符合逻辑。这个叙述先说明了为什么会提出购买新拨号器这一建议，然后才进一步阐述应该从哪个供应商处购买，这样的顺序更为合理。
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当你根据列形结构完成了内容叙述的初稿，你可以假装自己是目标沟通对象。从他们的角度来阅读一下初稿，然后问问自己：这样的叙述方式是否合理？是否突出了他们最关心的内容？这样排列是否合适？核心建议是否合理？核心建议的观点是否都有论据支撑？不断优化你的内容，直到你可以肯定地回答上述所有问题。
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 写电子邮件、留语音信息和撰写商业论证
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基于结构框架创立叙述的方法并不限于做报告，这种方法也适用于写电子邮件、录制语音信息及撰写商业论证。看一下下面的例子，然后你可以试着重新组织语言，将其改写得更具说服力。
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如果你收到了如下一封邮件：
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你好，希瑟。
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我收到了项目的成本预算。朱迪昨天完成了这份分析，比原定计划提前了一天。我认为这份分析不错：在3年内，利润将增加400万美元，并将市场份额增加至12%。我们的市场份额目前增长到5%，普里维拉对此也有一些想法。我们应当和他讨论一下，他认为12%的市场份额是可以达到的。对了，新品牌的有关材料下周可以准备好，能够为发布会提供支持。颜色搭配方案真的很酷，就像是海浪上的一抹亮橙色！你可以在附件中看到这些材料。我会尽快和你讨论的。
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戴夫
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戴夫分享了许多信息，但是他的需求并不明确。他在邮件中陈述了过多事实，让人感到困惑，也难以找出每件事之间的联系。“海浪上的一抹亮橙色”这个搭配听起来很不错，戴夫对这些颜色很感兴趣，但把这个内容也写入邮件会模糊真正的主题。
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如果戴夫花时间来做框架结构，为邮件打过草稿，那么这封邮件可能会是这样的：
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你好，希瑟。
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希望你能批准我们推出新的服务线，因为据我们估计，它将带来400万美元的利润（附件中有相关材料）。若是同意，请不晚于明天回复这封邮件，我们将在预定日期上线该服务。以下内容是这份报告涉及的几个要点：
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●财务方面预计将增加400万美元的利润。
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●新服务将会让我们的市场份额增至12%，普里维拉认为这是合理的。
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●新产品的资料将会在下周准备好，可以为发布会提供支持。请让我在明天下午5点前知道你的决定。谢谢！
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戴夫
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在这个例子中，希瑟读到的第一个句子就是建议。第一个要点中包含了她的触动点——利润增加。支撑点则包含了新服务能带来的利润、增加的市场份额和为接下来的产品发布提供的品牌支持。你可以根据这封邮件大概画出一个列形结构。最后，戴夫在邮件末尾给出了清晰的截止时间。第二封邮件删除了“海浪上的一抹亮橙色”这些无关的议题，相比于第一封邮件，内容更加清晰。用第二封邮件发送信息，戴夫有更大的概率让自己的想法获得通过。他搭建的合理结构和据此转换来的合理叙述，让邮件更清晰易懂，也让希瑟更有可能同意这一想法。
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转变框架结构和叙述方式，也能让你的语音信息更有效率。我还记得我们团队中的杰夫，总是发出又长又杂乱无章的语音信息。凯文是我们项目的高级合伙人，他不喜欢收到杰夫的信息。凯文第一次收到杰夫的信息后回复道：“谢谢你的进度简报，下次向我汇报时你能做得更简洁些吗？谢谢。”
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杰夫的第二次进度汇报有了一些改善，但依然没有条理。凯文在回复时又一次要求杰夫用简练的方式来传递信息，但是杰夫发给凯文的第三次语音信息仍然十分松散。凯文受够了，他回复杰夫说：“我几次要求你不要在信息中闲谈，要有条理地阐述。显然，我并没有说清楚。我希望你能把最后一次发给我的语音信息转化成文字，包括所有的‘嗯’和‘啊’，然后将它转换成一封有条理的邮件，让我能够理解和做出批复。”这个回复很苛刻吗？是的。杰夫需要承受这样的惩罚吗？当然需要。
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