打字猴:1.701798339e+09
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1701798340 如果你收到了如下一封邮件:
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1701798342 你好,希瑟。
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1701798344 我收到了项目的成本预算。朱迪昨天完成了这份分析,比原定计划提前了一天。我认为这份分析不错:在3年内,利润将增加400万美元,并将市场份额增加至12%。我们的市场份额目前增长到5%,普里维拉对此也有一些想法。我们应当和他讨论一下,他认为12%的市场份额是可以达到的。对了,新品牌的有关材料下周可以准备好,能够为发布会提供支持。颜色搭配方案真的很酷,就像是海浪上的一抹亮橙色!你可以在附件中看到这些材料。我会尽快和你讨论的。
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1701798346 戴夫
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1701798348 戴夫分享了许多信息,但是他的需求并不明确。他在邮件中陈述了过多事实,让人感到困惑,也难以找出每件事之间的联系。“海浪上的一抹亮橙色”这个搭配听起来很不错,戴夫对这些颜色很感兴趣,但把这个内容也写入邮件会模糊真正的主题。
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1701798350 如果戴夫花时间来做框架结构,为邮件打过草稿,那么这封邮件可能会是这样的:
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1701798352 你好,希瑟。
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1701798354 希望你能批准我们推出新的服务线,因为据我们估计,它将带来400万美元的利润(附件中有相关材料)。若是同意,请不晚于明天回复这封邮件,我们将在预定日期上线该服务。以下内容是这份报告涉及的几个要点:
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1701798356 ●财务方面预计将增加400万美元的利润。
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1701798358 ●新服务将会让我们的市场份额增至12%,普里维拉认为这是合理的。
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1701798360 ●新产品的资料将会在下周准备好,可以为发布会提供支持。请让我在明天下午5点前知道你的决定。谢谢!
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1701798362 戴夫
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1701798364 在这个例子中,希瑟读到的第一个句子就是建议。第一个要点中包含了她的触动点——利润增加。支撑点则包含了新服务能带来的利润、增加的市场份额和为接下来的产品发布提供的品牌支持。你可以根据这封邮件大概画出一个列形结构。最后,戴夫在邮件末尾给出了清晰的截止时间。第二封邮件删除了“海浪上的一抹亮橙色”这些无关的议题,相比于第一封邮件,内容更加清晰。用第二封邮件发送信息,戴夫有更大的概率让自己的想法获得通过。他搭建的合理结构和据此转换来的合理叙述,让邮件更清晰易懂,也让希瑟更有可能同意这一想法。
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1701798366 转变框架结构和叙述方式,也能让你的语音信息更有效率。我还记得我们团队中的杰夫,总是发出又长又杂乱无章的语音信息。凯文是我们项目的高级合伙人,他不喜欢收到杰夫的信息。凯文第一次收到杰夫的信息后回复道:“谢谢你的进度简报,下次向我汇报时你能做得更简洁些吗?谢谢。”
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1701798368 杰夫的第二次进度汇报有了一些改善,但依然没有条理。凯文在回复时又一次要求杰夫用简练的方式来传递信息,但是杰夫发给凯文的第三次语音信息仍然十分松散。凯文受够了,他回复杰夫说:“我几次要求你不要在信息中闲谈,要有条理地阐述。显然,我并没有说清楚。我希望你能把最后一次发给我的语音信息转化成文字,包括所有的‘嗯’和‘啊’,然后将它转换成一封有条理的邮件,让我能够理解和做出批复。”这个回复很苛刻吗?是的。杰夫需要承受这样的惩罚吗?当然需要。
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1701798370 尽管杰夫知道如何搭建框架,如何进行叙述,但他只知道如何在做报告时使用这些技巧,却没能将这些技巧运用到其他沟通方式之中。杰夫的语音信息中有许多“嗯”和“啊”,是因为他不知道接下来该说什么。这些声音停顿的出现,表明他正在整理思绪,思考下一点应该说什么。但从那一天起,杰夫在向项目合伙人做语音信息汇报前,都会先把将要叙述的内容写下来。写这段信息花费了他许多额外的时间,但他为搭建结构所付出的努力得到了回报,他的语音信息变得更简练易懂。养成了这个习惯后,他发现他收到回复的速度更快了,他清晰的沟通方式得到了积极的反馈。
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1701798372 和电子邮件、语音信息一样,商业论证也能从这个方法中获益。比如,你可以先读读下面这个商业论证:
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1701798374 这个计划能带来许多好处:
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1701798376 ●客户将花费更少的时间激活服务,也将花费我们更少的时间。
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1701798378 ●我们的服务工程师将接待心情更愉悦的顾客,他们的工作士气也将提高。
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1701798380 ●服务工程师花费在安装上的时间将减少5%。
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1701798382 ●顾客会更满意,顾客留存率将提升12%。
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1701798384 ●服务电话的花费将减少500万美元。
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1701798386 ●品牌形象将得到提升。
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1701798388 ●服务工程师将会去解决复杂问题,这将提高他们的工作满足感。
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