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1701798950 被否定:由于文件处理量将减少,我们的团队将出现超员现象,明年会超员9名,而在后年则会超员12名。
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1701798952 ●如果出现人员短缺的现象,我们将无法达到服务标准,公司的销售额和利润将会受到影响。
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1701798954 被否定/不相关:我们不会出现人员短缺的情况。
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1701798956 我们最初的核心建议变得无效,原因是我们不可能在文件处理量减少的情况下增加人员,同时我们还预测到了超员现象。自动处理系统是我们最初搭建框架时没有掌握的主要信息,而这一信息将彻底改变我们的核心建议。掌握了这条新信息之后,我们可以不用做所有在人员短缺情况下的服务水平分析,我们不需要计算出在人员短缺状况下销售额和利润的变化,因为目前我们得到的信息是:负责处理文件的人员已经足够多了。
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1701798958 我们应当改动核心建议,使之与事实材料相匹配。我们可能需要将最初的核心建议由“我们需要聘请5个新团队成员,以应对不断增长的文件处理要求,并帮助公司实现其销售和利润目标”改为“我们团队应当在未来两年内裁员12人,由此我们可以在达到文件处理服务标准的同时减少X百万美元的支出”。
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1701798960 不断重复的结构化思维过程将最终引导我们得到正确的建议。推翻假设让我们回到整个过程的第一步,而一旦发现了一个可能的新建议,我们就应该优化框架和叙述,以支持新的核心建议。然后,我们应该确认并开展证明新假设所需要的分析,直到我们可以证实新建议并做出新的方案,或者直到我们推翻了这一建议进而开始着手评估新的建议。
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1701798962 用事实和分析来证明或推翻假设会令你的论证更具说服力。结构化思维能让你专注于源于方案结构和内容的一系列假设,既提升了效率,也让你更容易避开无意义的分析。通过证明或推翻假设,你会在迭代中寻找到有事实依据的解决办法。用假设来驱动方案可以引领你先假设后分析,进而找到可行的解决方案,而不是纠结于想要只尝试一次就找到正确的方案。当框架中所有观点都被证实,核心建议被充足且有效的证据所支持,你就可以将现有的工作成果转化为最终的方案了。
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1701798968 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 第十三章 选择沟通方式:将信息嵌入合适的传播载体
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1701798970 到达这一阶段,意味着你已经完成了方案的内容!你已经清晰地定义了一个问题,也明确了解决这一问题的重要性。你制定了核心建议,其中包含了一系列的措施,它们都能触动听众,并引起他们的共鸣。你的方案结构符合论证的逻辑,而建立在合理结构上的内容叙述也极其易懂。利益相关人和你分享了他们的见解,你也据此调整了内容,你的方案因此更具说服力。你还用分析论证了方案是可行的。现在,你需要整合所有信息,完成沟通。
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1701798972 你要做的第一个决定是选择沟通方式,你可以写一份报告、起草一条备忘录、发一封电子邮件、留一条语音信息,或者撰写一份商业论证。沟通方式应该取决于你要分享的信息类型以及沟通对象的喜好。如果你的利益相关人倾向于阅读备忘录,那么你就要写出一个备忘录;如果他们想阅读一份报告,那么你就要给出一份报告;如果他们喜欢电子邮件,而你却发送了一条语音信息,你的信息就无法发挥它应有的效果。
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1701798974 如果你决定选择他们不熟悉的沟通方式,你需要确认自己这么做是合理的。你也许需要将复杂的数据呈现于一份报告中,但利益相关人倾向于接收语音信息,于是你可错误地将信息嵌入了不适合的传播载体。在语音信息中解释一个柱状图?这根本不可能。
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1701798976 在最终沟通中,有一个需要时刻铭记的原则:无论选择什么样的传播载体,内容多不意味着好。当你的沟通对象看了5页报告却还有30页报告未阅读时,他们会感到非常痛苦。人们倾向于只阅读3页备忘录。如果你的邮件内容需要滚动鼠标才能读完,毫无疑问它太长了。如果没有在前30秒就得知所需的信息,人们会删除语音信息。140个字的推特、短消息、30秒短视频——在这样的时代,你需要挑战他人的耐心,让他们对方案有足够的兴趣,持续关注它并最终同意。有时你会犹豫是否要加入一条细节信息,害怕缺少这条信息所带来的错误。我的建议是,细节信息可以等到回答问题时再分享,无须提前展示,如果他们没有问及则说明它不足为道。填鸭式的罗列细节只会让沟通偏离重心。沟通应当专注于内容,以及用于论证它的分析或事实材料,除此之外的任何信息都是多余的。
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1701798982 极简思考:来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 选择沟通方式
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1701798984 展示方案的方式有许多,而方案的形式及其所需信息决定了分享方式。每种形式都要包含合理且必需的元素,才能有效地展示方案。常用的分享方式,及其使用指导与核心组成部分如下:
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1701798986 语音信息。是最简单的沟通载体之一。在传达最简单的信息时,它是可行的沟通方式。如果沟通对象有充足的背景知识,你可以通过语音信息向他们提供新信息,并从他们那里获取额外的信息,或者让他们迅速做出决定。有效的语音信息应当以目前的议题为开头,然后告知对方这番通话的目的——更新进度、获取新信息或者获取决策——如果有时间节点也应当一并提及。如果在你留信息时听到系统提示——还有30秒的剩余时间,就意味着你的信息过长。你选择的传播载体有误,你需要转换方式。
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1701798988 电子邮件。用于沟通对象对问题有深入的理解,需要得到简短汇报或快速做出决策的情况。由于你的邮件可以被原封不动地转发,所以当相同的信息需要发送给多人时,邮件是一种高效的沟通方式。但是,邮件无法有效地分享复杂信息或大量数据。一封好的邮件应该包含以下内容:问候语、简短的问题说明、建议、行动请求以及时间节点。用于汇报进度的邮件并不需要请求执行,这时你的沟通对象也了解他们要做的只是接收你发送的信息。
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1701798990 备忘录。当沟通对象需要深度解析时该方法是有效的。如果你需要向其解释细节,但是用不到复杂的视觉表达,比如图表和图像,那么备忘录会是一个不错的选择。如果你所在的组织机构设有规范化的备忘录模版,那么你需要遵守模版,因为你的沟通对象习惯于在这样的模板内接收信息,改变结构会让他们感到疑惑。结构化思维则可以协助你在没有模版的情况下起草一份备忘录。你需要将沟通内容转化为备忘录,若是沟通对象了解背景知识,列形的结构就可以满足他们的需要,还可以适当地添加一些来自数据表格或者图表的简单细节信息。在备忘录的结尾处,你还需告诉沟通对象你所期待的来自他们的决策,并且告知其做出决定的截止时间。
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1701798992 报告。是最常见的展示方案的方式。报告可用于分享复杂的数据、概念或图像。大约有65%的人是通过视觉进行学习的,对他们而言,接收信息的最佳方式是图像。曲线图、组织结构图和图表都是不错的选择。报告能用便于解读的方式呈现大量信息。一份好的报告包括以下部分:标题页、摘要、用于论证建议的数据和图表、风险和机遇的列表,以及明确的后续行动计划。许多报告还会包含附录,将一些细节论证分析放于此处,因为它们虽然重要却并不关键,所以没有必要将其归纳到报告主体中。
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1701798994 本书介绍的方法能让你在过程中就将报告完成,其原因是:问题的范围和问题的定义决定了核心建议;核心建议驱动了结构框架;结构框架决定了内容;结构框架与内容共同决定了分析;当分析可以论证假设时报告也会随即完成。这是一个整合的过程。为了解释这一过程,你可以参考下一页中的图13-1,它列出了报告的具体页面,你可以将这些页面与本章所提及的每一个要点对比阅读。
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