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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 [:1701797114]
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 选择沟通方式
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展示方案的方式有许多，而方案的形式及其所需信息决定了分享方式。每种形式都要包含合理且必需的元素，才能有效地展示方案。常用的分享方式，及其使用指导与核心组成部分如下：
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语音信息。是最简单的沟通载体之一。在传达最简单的信息时，它是可行的沟通方式。如果沟通对象有充足的背景知识，你可以通过语音信息向他们提供新信息，并从他们那里获取额外的信息，或者让他们迅速做出决定。有效的语音信息应当以目前的议题为开头，然后告知对方这番通话的目的——更新进度、获取新信息或者获取决策——如果有时间节点也应当一并提及。如果在你留信息时听到系统提示——还有30秒的剩余时间，就意味着你的信息过长。你选择的传播载体有误，你需要转换方式。
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电子邮件。用于沟通对象对问题有深入的理解，需要得到简短汇报或快速做出决策的情况。由于你的邮件可以被原封不动地转发，所以当相同的信息需要发送给多人时，邮件是一种高效的沟通方式。但是，邮件无法有效地分享复杂信息或大量数据。一封好的邮件应该包含以下内容：问候语、简短的问题说明、建议、行动请求以及时间节点。用于汇报进度的邮件并不需要请求执行，这时你的沟通对象也了解他们要做的只是接收你发送的信息。
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备忘录。当沟通对象需要深度解析时该方法是有效的。如果你需要向其解释细节，但是用不到复杂的视觉表达，比如图表和图像，那么备忘录会是一个不错的选择。如果你所在的组织机构设有规范化的备忘录模版，那么你需要遵守模版，因为你的沟通对象习惯于在这样的模板内接收信息，改变结构会让他们感到疑惑。结构化思维则可以协助你在没有模版的情况下起草一份备忘录。你需要将沟通内容转化为备忘录，若是沟通对象了解背景知识，列形的结构就可以满足他们的需要，还可以适当地添加一些来自数据表格或者图表的简单细节信息。在备忘录的结尾处，你还需告诉沟通对象你所期待的来自他们的决策，并且告知其做出决定的截止时间。
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报告。是最常见的展示方案的方式。报告可用于分享复杂的数据、概念或图像。大约有65%的人是通过视觉进行学习的，对他们而言，接收信息的最佳方式是图像。曲线图、组织结构图和图表都是不错的选择。报告能用便于解读的方式呈现大量信息。一份好的报告包括以下部分：标题页、摘要、用于论证建议的数据和图表、风险和机遇的列表，以及明确的后续行动计划。许多报告还会包含附录，将一些细节论证分析放于此处，因为它们虽然重要却并不关键，所以没有必要将其归纳到报告主体中。
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本书介绍的方法能让你在过程中就将报告完成，其原因是：问题的范围和问题的定义决定了核心建议；核心建议驱动了结构框架；结构框架决定了内容；结构框架与内容共同决定了分析；当分析可以论证假设时报告也会随即完成。这是一个整合的过程。为了解释这一过程，你可以参考下一页中的图13-1，它列出了报告的具体页面，你可以将这些页面与本章所提及的每一个要点对比阅读。
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 标题
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好的报告首先需要的是一个标题。要阅读你报告的人通常都非常忙碌，他们每个月会看到许多份报告，所以他们会将时间花在那些最重大、最有兴趣阅读的方案上。标题是他们对一份报告的第一印象，他们凭此判断是否想要去阅读一个建议。我见到过许多糟糕的报告标题，比如“市场概况”“产品上线进度汇报”“新的申诉过程”，根据标题提供的信息，你无法判断报告是否含有你感兴趣的内容。坦白地讲，标题中2/3的长度都被“申诉”“过程”这样的字眼占据的报告，都会让我不自觉得将其扔到文件堆的底部。我不在乎是否是“新的”，因为它听起来实在是不易阅读。包含有“（空格）进度汇报”或者“（空格）概况”这样字眼的标题也会让利益相关人无意阅读报告。即便他们看了也会兴趣索然，因为一开始他们就对此缺乏兴趣。
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但是，结构化思维过程能帮你起一个有趣的标题，如果标题不再是“新的申诉过程”，而是“重新设计申诉处理流程：一个价值3500万美元的流程优化机会”。
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图13-1（每一幅小图代表报告中的一页幻灯片）
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3500万美元？！我要读一下这份报告！如果你对标题的结构感到熟悉，那是因为它实际上是你的核心建议“我们应当重新设计申诉处理流程”，以及触动点“因为它价值3500万美元”。利益相关人会翻开报告，因为“3500万美元”是他们的触动点。你在首页就获得了他们的关注。只要你稍微改动一下核心建议，就可以创造出一个引人注目的标题，让它听起来更像是一个标题而不是一句话。你的沟通对象在翻开报告前就会知道这份报告是关于什么内容的，也知道为什么它对于他们至关重要。在图13-1中，你会看到标题就是我们的核心建议：更换拨号器可每年减少480万美元的亏损。一个在意降低亏损的利益相关人会被其触动并翻开报告，因为标题本身赢得了他们的注意力。
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 [:1701797116]
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极简思考：来自世界顶尖咨询公司的高效工作法 内容提要
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撰写报告并不是写悬疑小说，所以不要让沟通对象去猜想方案的主题。内容提要是一种可行的开始方法，因为你的沟通对象可以从内容提要中了解到方案的概况。内容提要应当能在一页上展现整个方案，并显示出报告的逻辑。有一个好消息需要告诉你，其实你已经完成内容提要的写作了！你可以翻阅此前你证明过的内容，将其复制粘贴到报告第一页，放置于标题之下。如果你的方案是列形结构的，你的内容提要将从核心建议开始，而后是竖列中的信息。对于层形结构的内容，你的内容提要应该从背景介绍开始，接着是形势变化，最终以核心建议收尾。和内容叙述一样，提要也应该像项目概述而不是一段散文。这样的叙述风格更容易让沟通对象接受，而且还可以同时起到目录的作用。
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将所有内容呈现在一页上，有益于你和沟通对象达成共识。对你的沟通对象而言，他们能够从中了解到方案的全局，得知对话将向哪个方向发展，也能在背景中理解所看到的数据和信息。如果没有这份提要，沟通对象会自己组合信息，很可能会采用另外一种理解的方式，进而得出另外一种结论。他们会反对你的方案，或者要求你做出其他分析，以支持和证明他们的理解，但此刻你并没有他们所需要的信息，你会因此错失机会。内容提要能让他们得出你希望他们得出的结论，从而更轻松地令方案得到通过。
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当你分享观点时，最理想的情况是你无须翻到报告的第二页就能将其阐述完毕。如果你的提要足够清晰，内容足够有说服力，你甚至有可能在第一页报告结束时就令方案得到通过。要达到这样的效果，你要让沟通对象相信你的分析，同时能用后面几页报告中的信息论证提要中的观点。他们会相信你完成了必要的分析，足够令人信服，也足以解释方案中的要点。
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在报告的提要部分就令方案获得通过是可能的。我认识一个名叫安戈洛的人，他曾为某个新的技术平台的400万美元融资做了一个方案。他的方案严格遵循结构化思维过程的要求，核心建议简单明了，并且触动了利益相关人的关注点。他搭建的结构中包含了所有必需的论证材料，内容叙述也直接易懂。最终会议时，安戈洛的利益相关人看到了他的内容提要后表示认可，并且问道：“你在后面的内容中是否对此进行了分析？是否所有利益相关人都认可你的建议？”安戈洛回答道：“是的，两个问题都是‘是的’。”他的利益相关人说：“好的，我相信你，你的分析一向非常严谨。我准备批准你的方案，可以把你的商业论证书拿给我签字了。”安戈洛递交了他的商业论证书并获得了签字，会议也就此结束。他没有把报告翻到第二页，因为根本没有这个必要。这是一个非常偶然也十分有可能的情况，一旦你赢得了利益相关人的信任，你的信誉将为你赢得他们对建议的支持。
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