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不过，当空格数量较少时，注意不要将表格画得太大。因为从心理角度来说，小的空格更易填写。
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如果空格过大，能记下很多内容，对于不擅长“总结”的人来说，将更加不好填写。所以，为了练习总结能力，我们应当尽量缩小空格面积。
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②写日期和主题
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框架画好之后，在左上角第一个空格里填写日期。
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写日期是为了日后回顾资料时更加方便。
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日期填好之后，接下来填写主题。
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比如写企划案时，你的主题可以是“企划的卖点是什么？”“应该体现出什么信息？”，等等；如果是出差报告的话，你的主题可以是“出差时都做了些什么？”“出差的成果？”，等等。
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目的不同，主题也不同。主题确定了，目的也就明确了。
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整理思维的基础“Excel1”
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③关键词填空
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接下来要使用蓝色笔，根据主题填写答案，将想到的关键词全部填入空格内。使用蓝色笔书写这一动作就是“整理信息”的过程。
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原则是一个空格中只填一个关键词。从时间角度来说，一次90秒到3分钟。从时间和空间两个角度设下限制，可以提高整理思维的注意力。
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刚才我也讲过，你可以填短句，但是根据我的经验来说，越想要总结，花费的时间反而越多。
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用蓝色笔书写这一过程相当于整理信息，所以重要的不是量，而是质。给关键词排序以及判断关键词的必要性是下一步，即用红色笔书写，在这一步中我们只需机械地填写即可。
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④以整理过的信息为基础整理思考
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填写完关键词之后，下一步是整理思考。接下来要换成红色笔书写（换颜色是为了提醒自己换步骤了）。
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一边看自己写出的关键词，一边思考“这一点中最重要的三件事情是什么”“按照重要程度应如何排序”“按照时间应如何排序”，等等。
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然后写下你的“答案”。为了提高注意力，这里也要尽量缩短时间（1～3分钟）。
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比如，对于“这一点中最重要的三件事情是什么”这一问题，我们只需将回答用红色笔圈起来。对于“按照重要程度应如何排序”这一问题，我们只需用红色笔对关键词进行标号即可。
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所提的问题需要根据主题进行改变。
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以上是“Excel1”的基本使用方法。
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也许读完之后你还不能理解“Excel1”的思考整理法的效果。但是当你“需要书写某些文字却不知从何写起时”，“Excel1”一定能派上巨大用场。
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