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这么做是为了防止以后出现错误。通常直接打电话决定行程要比发电子邮件速度快得多，但打电话不好保留通话内容，所以必须防止日期等细节方面的内容出错。
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打电话联络时，要将决定下来的3W内容当场记录在日程笔记本上，而详细内容则记录在记亊笔记本上。
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此外，要将会议内容的重点逐条列出，大家达成共识。如果在会议之前还有可能出现需要完成的任务，就将记事笔记本上的任务移到航母笔记本上转化为策划案。
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此外，一旦电话里确认了会议时间，马上以电子邮件的方式把要点发给对方再次确认。因为只需要发送要点，所以不会花费很多时间。
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发送电子邮件既可以事先完成双方对内容的确认工作，又可以作为记录保存，还可以顺便将邮件内容打印出来贴到航母笔记本上。
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邮件内容不仅可以确认时间，还可以将记在笔记本上的任务与截止日期一并发送过去。如下例所示：
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有关刚才电话联络之事，为了谨慎起见，请确认以下要点。时间：2009年4月30日（周四）、9点开始地点：N公司涉及事项：
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A任务的处理之事（截止日期6月6日）
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与B公司协调一事
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这个过程不要花费太多时间，否则就是本末倒置。因为打电话的速度比较快才选择通过电话商量这些事情的，只是事后为了防止遗漏或者出现错误才使用邮件方式再次确认的。打完电话立刻发邮件，记忆清晰，写起来也比较快。对方也只需要通过关键词就可以确认，可以节省不少时间。
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另外，发邮件还有一个好处，就是万二对方在日程安排上有所变化或者要回绝时，你也可以通过这封邮件得到答复。通过邮件婉拒对方比在电话中直接拒绝对方更容易获得对方的谅解，避免尴尬。特别是初次见面的人，交换彼此的邮箱是有必要的。
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电话之后发送电子邮件有积极的意义。这一点和开头所叙述的观点——摊开自己的日程笔记本让对方看，有异曲同工之妙。换句话说，通过打电话记录在日程笔记本上的日程安排只有自己能看到，而使用电子邮件这种方式交流，双方都可以看到，有利于达成共识。
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通过电子邮件决定日程安排
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如今通过电子邮件来确定日程安排的人越来越多。双方约定碰面常常如此，开会前通过电子邮件通知大家的情况越来越普遍。
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由电子邮件通知的日程安排，一旦确定要马上写到日程笔记本上去。在读完邮件以后一定要马上做这件事，这是提高工作效率的重点所在。
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仅记录重点即可，因为详细内容在邮件中已有保存。日程笔记本上，记录时间、事件、地点的信息就足够了。
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【加上标签转发至手机邮箱】
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电子邮件的信息属于笔记本之外的信息，如果不记录在记亊本或日程表上，就可能忘记。而且，如果邮件中涉及工作任务，也要如前所述，用记事笔记本和航母笔记本记录下来。
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此外，邮件发送的信息，多半有详细说明，这一点也可以灵活运用，既可以作为数据保存，也可以打印出来贴到航母笔记本上，用于日后检索回顾。
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这种情况下，保持信息读取方便是很重要的丨
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我会在别人发给我的电子邮件上加标签，然后转发到自己的手机邮箱里。加标签是活用电子邮件的重点。
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现在的手机都有将邮件分类存储在特定文件夹里的功能，只要加上其他邮件没有的独特标签来发送，事后利用检索功能査找就会非常简单。
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我个人的做法是，有关日程安排的工作邮件，我都会加上“美崎站”这个标签。
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