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本章的主题是清除你日程表中不必要的项目，以此来帮助你专注于自己的核心竞争力。显然，第一步也是最重要的一步，就是拥有理想的工作。回顾上一章的问题——如果有人为你提供4亿美元，让你永远不再碰你工作的“实质”，你会不管自己有钱没钱，把他赶走吗？如果你会的话，就进一步回答下面这个问题：如果你真的发了一笔横财，而且仍然能够继续你的工作，那么你会想改变工作中的哪些部分呢？假如你这辈子不用工作了，你会多做些什么，并且再也不做哪些事情呢？
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花工夫想想这个问题，同时把这些任务和你所期待的改变写下来。我猜测，你肯定会把你做得最好的、可以最大限度发挥你影响力的、能让你兴奋和充满活力的那部分工作留下来。只要你觉得有意义，有些让人劳累的工作也很可能被划进来。你可能还会选择开会。比尔·盖茨也开会——但只开那些对他起关键性作用的会议。其他人为了不浪费他的时间，都会事先安排会议内容。他的会议不会仅仅因为整个部门都在一个会议室里，就容许某个人不顾议程抱怨办公室的冰箱使用情况。
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这笔横财可能永远都找不到你头上来，然而，这个练习的意义在于，了解理想化的状态是什么样的，即如果你有完全的自由，工作时间你会做什么，不做什么。当你知道自己理想状态的面貌，就可以开始将你168小时中工作的部分改造得比目前状况更接近理想水平。实现此目标一共有4个步骤：
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1.控制你的时间安排表。
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2.不要把表面上看似工作的事情与实际的工作混淆。
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3.通过忽略不计、最小化，或者外包消除非核心竞争力的任务。
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4.通过提高你的工作能力来提升效率。
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控制你的时间安排表
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下面这个问题你最近可能没问过自己：你想在工作日做什么？对于你选择的工作，在工作时间内保持效率，需要你有足够的自律将时间花在真正重要的事情上，而避免其他事情（包括频现的坏习惯），打乱你的安排和计划。
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因此，第一步就是尽量明确所有事情的优先级。你职业生涯的目标是什么？“我的100个梦想”的列表可以为你提供依据。回顾此列表，并着重关注对你的事业来说最重要的那些条目，然后你就能开始进行达成目标所需的具体步骤了。
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例如，得克萨斯州的哈里斯·布鲁克斯在他二十几岁时就决心实现他管理一家医院的目标。为此，他在休斯敦大学明湖分校获得了医学管理硕士和工商管理硕士双学位。出于尽快积累管理经验的考虑，他没有选择得克萨斯州的大型医疗机构，而是在达拉斯沃尔斯堡外一小时路程的矿泉井城，一个叫做帕洛平托综合医院的小医院实习。他很重视包括行政管理在内的医院管理的各个方面（他花了相当长的时间，使当地居民停止提议削减政府对医院的财政支出）。2000年毕业后，他在帕洛平托综合医院得到了项目助理的工作，并且在一年后，由于对医院的运作已经很了解，他成为医院运营的首要负责人。获得这个职位之后，他开始计划为在接下来的5~10年内成为CEO（首席执行官），培养自己的领导才能。比如为医院赢得7位数的政府拨款，在预算只超出0.5%的情况下监督一个800万美金建设项目按时完成。有了这样的记录，当前任CEO2007年离职时，医院董事会决定大范围地搜罗人才，他们认为布鲁克斯大概到35岁时即可以直接作为CEO进入董事会。显然这里面有对机遇的把握——我在第五章会详细分析怎样实现事业的突破，不过他走的每一步都非常明确地指向自己的目标。
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像布鲁克斯一样，当你为了“我的100个梦想”而努力时，为了实现你的重要目标，应该明确10年内、5年内或者明年你就必须采取的行动（热爱大卫·艾伦的《尽量去做：无压工作的艺术》的读者对这一想法有着独特的理解：他们系统地运用了飞机模型、不同高度，如50 000英尺或者30 000英尺，表示不同的事物优先级）。的确，单位或者老板的优先级很重要。如果你的工作是你的理想工作，那么这些优先级不会与你自己的优先级有很大差距。但是要记住，你很有可能不会在10年内为同样的人或同样的公司工作。我们现在有的是事业规划，而不仅仅只是工作。因此你要确保自己清晰地理解你在每份工作当中的所求。
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“明年”的计划在时间安排上要有可行性。为了进一步接近事业目标，你明年具体应该做什么？有时候，这个问题我会从每年圣诞节的“家庭简历”角度考虑，即在圣诞信里我对圣诞老人有的各种期待。如果你每周工作30~50小时，一年工作50周，那么长达一年的时间会分配给你1 500~2 500小时来实现事业的目标。如果你每周工作60小时，那么你将会有3 000小时。
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除非你是一个严格按小时收费的律师，不然我猜你一定从没有站在这个角度看待过工作，但是这绝对是一个有用的思维模式。2 000小时——甚至3 000小时，的确是很多时间。然而它却不是无限量的时间。意识到这一点之后，我工作时注意力更集中（而且会防止我每15分钟就查看一下社交网站Facebook，我们以后会具体讲怎么集中注意力）。
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一旦你有了明年的目标，你就可以把它细分为下个月的目标（120~240小时）或者下周目标（30~ 60小时）。周末的晚上，或者周一来临之前，坐下来把实现这些目标的可执行任务全部列出来。之后，关键的是，在准确地知道任务耗时的情况下，把它们编进你的时间安排表。
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每项任务所需的时间不是一个难得到的信息。如果很多任务你都频繁地执行，那么你可能了解它们所需的时间。如果你不知道，问问周围的人，并且仔细地进行观察。正如纽约Drinker, Biddle&Reath 律师事务所的股东斯蒂芬妮·维考斯基告诉我的，很多人“每天都乘地铁从商业区坐到市中心，却不知道这要花费多长时间”。
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维考斯基有自己的一套方法。她发现，“当我必须开始不仅用今天，而是整个周用于完成一件事情。”比如，如果她下午3点要交一份备案，而且必须要到交付那天才能开始做，她知道需要4个小时完成，她会倒着算回去，然后从上午9点开始着手这份备案。为什么不是11点呢？“我做事总是需要缓冲。”她说。可能会有另一个客户打电话来，这种情况下，她可以当时给客户5分钟时间，或者3点后用更多的时间仔细谈。如果她在3点之前完成了任务，她就可以回电话或者放松一下（她承认“大把大把的时间都被浪费在网上”）。
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20世纪90年代，这种自律最终在维考斯基职业生涯的重要环节中发挥了作用。当时她找不到任何关于破产犯罪的书籍，所以她打算自己写一本。她的老板说如果她想写，可以写这本书，但是不能占用平时的工作时间。有希望出版这本书的出版社6~9个月内就要书稿。她必须想办法在上述条件下完成书的创作。
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经过计算，维考斯基预计她的书大约会有300页，30个章节。她估算了平时做调查、写论文和写摘要所需的时间，之后，她得出结论，写书稿会花上1 000~2 000小时。如果她打算在接下来的9个月——38周完成书稿，那么平均下来每周大概需要30小时。因此她需要看看自己的每周时间安排表，想办法加进去30小时。最后她决定，自己力争每个工作日晚上写4个小时，周末再拿出近12小时。她大致作出自己的时间安排。虽然非常紧张，她却说：“9个月过得和我预想的计划出入不大。”最终，《破产犯罪》（Bankruptcy Crimes）出版，不仅为她在业内提升了声誉，还给她后来的事业带来了更大的机遇。
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现在，我确信——根据维考斯基对工作的热情——至少在那9个月中有些周四的夜晚，她回到家只想马上躺到床上，而不是接着再写出500字。然而控制时间安排表的真正秘密在于：为了达成目标，累点苦点也在所不辞。
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如果想高效地利用你的168小时，一旦承诺自己，要把一段时间分配给一项任务，你就要遵守这个承诺，永远不要错过任务应该完成的期限。要把说话算数作为你个人诚信的一部分。如果由于停电，你失去了4小时，那么尽快利用其他时间进行弥补。如果其他人没有按计划出现，那么就在没有他们的情况下，继续进行自己的计划，并试图找到一个替补方案。即使你提交任务的对象并不在乎截止日期，你也不能动摇计划，而且就算有一个好借口，也不能动摇计划。广义上来讲，许多借口和突发事件都在预料之中。是的，你和孩子每个冬天都会病些日子，并且孩子的学校也会因为大雪而停课。周五下午、雨雪天气一定会堵车。把这些情况都考虑进去，制订一些后备计划，比如在家工作，当去机场的第一个计划失败时怎样赶上飞机，当陷入困境时可以向谁求助等。
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如果你采取这种态度，客观地看待你的日程表，并且诚实地对待每一个计划所需的时间，我敢打赌你肯定能在这168小时当中为几乎所有重要的事情找到空间。其中包括重大计划，如再去上学为自己充电，或者开公司。虽然每周30小时（维考斯基承诺写书的时间）听起来很多，但是大多数美国人都可以通过不看电视，减少做家务的时间，在保持每晚8小时睡眠的同时找到30小时的时间（周六和周日是完成任务的好时间）。如果你可以利用从工作中节省出来的时间——像安纳不用花费10个小时在会议上——那就更好了。
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如果你没有能力完成一项任务，那么就坦然接受这个现实，不要对自己做关于此任务的时间承诺，坚持一个更为合理的时间安排。当我的助理研究员告诉我：“不行，我周一前完成不了，周三行。”我总是很高兴。当一个人因为逞能说自己周六之前就能完成计划，但最终又违背了自己的承诺，这样做着实没有什么好处。那两天并不是很重要。但一旦你开始不遵守自己对周围人的承诺，整个自律的系统——你为自己树立的对生活掌控的自信——就土崩瓦解了。接着，又一次，世界不会轻易让你坚守你的优先级。不要让自己的缺陷带来不必要的问题。
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不要混淆实际工作与看似工作的事情
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办公室的难熬时光可能是人们浪费越来越多的时间和生命的罪魁祸首。你可以拥有一套很棒的管理邮件的方法，或者计划不同项目上的电话会议，但我猜测在你的退休晚宴上，人们不会提及你以往的收件箱或者充实的日程表。他们会想谈论你都做了些什么。如果还没有做过任何真正重要的事——比方说，降低越南的婴儿死亡率——那么你就没有真正工作过。这对于不在办公室办公的工作来说，也同样适用。一个警察一年接到来自某个街角的报警电话就达300个，这能让他跑得精疲力竭，而真正重要的事是发现街角到底出了什么问题，并将问题解决。
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