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如果你没有能力完成一项任务，那么就坦然接受这个现实，不要对自己做关于此任务的时间承诺，坚持一个更为合理的时间安排。当我的助理研究员告诉我：“不行，我周一前完成不了，周三行。”我总是很高兴。当一个人因为逞能说自己周六之前就能完成计划，但最终又违背了自己的承诺，这样做着实没有什么好处。那两天并不是很重要。但一旦你开始不遵守自己对周围人的承诺，整个自律的系统——你为自己树立的对生活掌控的自信——就土崩瓦解了。接着，又一次，世界不会轻易让你坚守你的优先级。不要让自己的缺陷带来不必要的问题。
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不要混淆实际工作与看似工作的事情
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办公室的难熬时光可能是人们浪费越来越多的时间和生命的罪魁祸首。你可以拥有一套很棒的管理邮件的方法，或者计划不同项目上的电话会议，但我猜测在你的退休晚宴上，人们不会提及你以往的收件箱或者充实的日程表。他们会想谈论你都做了些什么。如果还没有做过任何真正重要的事——比方说，降低越南的婴儿死亡率——那么你就没有真正工作过。这对于不在办公室办公的工作来说，也同样适用。一个警察一年接到来自某个街角的报警电话就达300个，这能让他跑得精疲力竭，而真正重要的事是发现街角到底出了什么问题，并将问题解决。
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当然，一些人能够通过直觉看出其中的区别。我敢肯定50年后生物学家卡罗·法斯宾德–奥斯的退休晚宴上，向她祝酒的演讲者一定不难想到她的成就。过去几年，我持续关注这个不断进步的年轻科学家。她今年20多岁，是内布拉斯加州奥马哈市克瑞顿大学的教授，并且已成为两个孩子的妈妈。法斯宾德–奥斯在艾奥瓦州埃尔金的一个养殖了1亿只蜜蜂的养蜂场长大。当然她身上还有很多你无法想象的蜜蜂蜇后留下的毒刺。无论年少的她在院子里玩耍、帮父亲照管蜂房，还是开始试验以自然方法对待蜜蜂的寄生虫时，都会被蜜蜂蛰到。说到总是被蜜蜂蜇伤时，她说：“最后你就习惯了。”我不敢恭维这句话的真实性，但我确信这的确培养了她镇定自若的性格，使她拥有了学术科学家事业发展所必需的耳目一新的研究角度，而不是某些人认为的一些其他因素——这里我想到了前哈佛校长拉里·萨默斯。
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萨默斯，现美国国家经济委员会主席，他曾有个著名的言论：女性不能成为数学家和科学家的原因是，她们不愿每周投入80小时来发展科学家的事业。且不说到底是否需要那么多时间，根据第一章我们可知，实际上几乎没有人——包括那些自认为每周工作80小时的人——工作时间真正达到80小时。法斯宾德–奥斯作为一个研究生，在威斯康星大学读禽类免疫学博士学位时，1周没有80小时用来工作；研究生毕业第一年生下女儿的她，作为妈妈，也没有那么多时间。
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幸运的是，在努力成为一名科学家的路上，她意识到：科学家的成就，最终不是根据他们在实验室中花了多长时间，不是根据他们准备过多少页PPT，不是根据他们运行过多少次测验或参加过多少次会议来评判的。其评判标准是他们最终的研究成果的质量和在同行评论性科学期刊中所发表文章的水平。所以这就是她要专注努力的方向。她不会一味坚持那些成功几率很小的实验，而且也不会过多参与学术界的政治博弈。我们听到很多令人恐怖的故事，如长达8年的博士培养计划，以及博士必须获得多重博士后职位，才能有机会获得终生学术职位，但法斯宾德–奥斯凭借自己有效的策略，5年读完了博士，没有做博士后就直接升为教授，虽然参加此面试时，她已经怀有第二个孩子8个月余。
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换句话说，法斯宾德–奥斯成功的基础是，相对于“非工作”，她明确地知道“工作”的构成部分。
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明确这一点将节省很多时间。对于一个禽类免疫学家，分析年龄因素在鸟类对西尼罗病毒的敏感性中的作用（法斯宾德–奥斯在威斯康星大学的研究）很可能是工作。另一方面，对于禽类免疫学家来说，在线玩俄罗斯方块则不是工作。我想，我不需要用整整一章来写日程表中去除像玩游戏这样的活动。如果你的时间日志显示，你在工作时间上购物网站Zappos.com或者查看Twitter（推特）——并且根据2007年薪酬网Salary.com的一份调查，大多数办公室职员都承认在这些事情上浪费时间，平均每天1.7小时——那么你就得控制住自己，不要再做这些无谓的事情。每天在日程表中安排几个短时“打发时间”的小插曲，或者当你发现自己开小差，在笔记本上乱画时，强迫自己赶紧回到手边的工作上来。你也可以适当地奖励自己。当你把在本子上乱画的时间减少到原来的一半时，就可以奖励自己上半个小时的Facebook。
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但问题在于，怎样完成小插曲耽搁的工作。
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有时，额外做一个样本分析很重要，有时候却不是；有时候查邮件很重要，有时却没什么用；有时候打电话和开会可以带来长期赢利的业务关系，有时候却只能让每个人都很痛苦，因为开会浪费了他们两个小时的生命；有时候会议的前15分钟至关重要，而后面的45分钟都不重要；有时候书面文件起决定性作用，有时却只是凑字数的废话。我们倾向于把这些事情都定义为“工作”，然而学会发现真正工作与非真正工作之间的区别，才是在提高效率过程中实现巨大突破的关键。
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我对“工作”的定义是，那些能使你接近理想事业和生活的活动。如果你耗费大量时间所从事的活动没有使你接近理想的事业和生活，那么它们就不是工作。就算这些活动出现在你的工作日程表上，或者是你一贯在做的事情，它们也不是工作。并且，在你的观念中，它们的重要性不应该超过你玩俄罗斯方块。这并不是说你就会不做这些事——即使你记住了办公室职员平均每天将1.7小时浪费在私人邮件、私人电话、八卦等事情上，你也不应该存有任何幻想，那些不必要而冗长的电话会议，其实就是伪装且没效率的休闲时间。
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法斯宾德–奥斯学术生涯的下一个挑战是，获得终生学术职位。尽管所有学术专著论证了，女性和相对冷门的学术分支的教授很难达到获得终生职位的要求，因为他们的人际网中没有这类学科的权威人士，但我问她在克瑞顿大学获得该职位都需要什么条件时，她不假思索且富有条理地说了出来。接下来的5年中，她需要在重要的科学期刊中发表3到5篇文章——不一定非得是《科学杂志》或者《自然》，但至少是接近这一层次的杂志。她需要吸引有一定重量级和声望的校外研究经费。此外，她对本科生的教学水平和指导工作也要达到一定的高度（这样就能承担一些学院工作）。
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以上就是她为明确目标安排的时间。她把工作时间花费在准备讲座、做能够发表论文的实验、指导本科生等最有前途的工作上。她努力申请研究经费。同时尽量缩短用于其他事情上的时间，尽管那些事情看起来像“工作”。
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“如果做一件事是浪费时间，那我就不做，”她说，“兴趣所在和那些能获得最大收益的事情我才做。”虽然她碰到需要帮助的学生总是乐于帮助，但她也总会因为在与自己不相关的会议中礼貌退席而被记录在案。很多人担心她这样做会惹恼一些人，但被蜜蜂蜇伤无数次的法斯宾德–奥斯不会去担心，尤其是在自己的年评中她得知自己的方向是正确的之后。她白天工作8~9小时，但“一般4点30分我就筋疲力尽了。”然后，她回家和孩子们玩一段时间，等他们睡了之后她再继续工作。她尽量认真地为实验做准备，这样她晚上就不用去实验室了。
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当然，实验室偶尔还是得去。最近一次的实验室经历于她犹如一场噩梦。周五的晚上，在生物实验室没人之后，法斯宾德–奥斯带着她一个5岁、一个1岁的孩子去实验室完成一些最后的工作。“一般情况下，我都会走楼梯——因为不想等电梯。”她说。但是那天，她的女儿按了电梯按钮，所以他们就进了电梯，不一会儿，电梯开始剧烈摇晃，最后终于停了下来，但门却打不开了。他们被困在两个楼层之间。幸好，学校保安撬开电梯救出了他们。那个夜晚很不寻常，但法斯宾德–奥斯一直保持镇定。
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消除非核心竞争力的工作
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按照这个新“工作”定义重新浏览一遍你的日程表。集中精力于你最具核心竞争力的事务上减少或不做那些不是你最擅长或其他人也可以做得和你一样好的事情。在这里我想强调的是，一件事情如果不属于你的核心竞争力事务，并不意味着它对整个世界都不重要。法斯宾德–奥斯逃掉的那些研讨会及其他会议对有些人也许很重要。我还想明确的一点是，如果你身处一个工作团队中，特别是一个小团队，当一项工作需要所有人齐心协力去完成时，即使它与你的事业目标不相关，你也要去做（尽管对不相关事务的定义很模糊——也许从你的上司那里得到好建议很关键）。但对于花费在这些事情上的时间你要尽量精简，从而把更多的时间集中在长期目标上。记住，10年后你会不会还在现在的公司工作是个未知数，所以不管你现在的位置多么关键，你都不是只在为公司工作。
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以下三个策略可以用来压缩花在非核心竞争力事务上的时间：
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• 忽略不计
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• 最小
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• 外包给其他人
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下面我们逐一看看。
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忽略不计。在工作日程表上，有的时间你本来可以投入具有核心竞争力的事务上，但却被一些计划和责任左右，这时你应该果断清理掉。你也可以在最初就不参与到这些计划中。
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这个战略可以让你节省出不可预估的时间量。但无论你是为自己还是为别人工作，这一战略同样会让人感到提心吊胆。在一个我经常光顾的自由写作网站上，每隔几周就会有人记述他/她是如何拒绝一项任务的。他们的薪水可能会变少，状况可能很糟糕，但毫无疑问，发帖者希望得到大家的精神支持。“我做得对吗？”你担心会把一切搞砸，担心没人会再雇你，担心你的收入会一落千丈。
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这些担忧也会有解决的办法。几年前，我决心要把我大多数时间用于写书和写“严肃”的长文章。当时我刚组建家庭，对于时间安排，我知道我必须要有自己的策略。
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