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艾伦写道，“现在越来越多的人，每天的工作内容是应付十几封甚至上百封电子邮件，而且不能忽视邮件当中任何请求、抱怨或者命令。”很少有人可以期待（甚至有可能）把每件事都按A、B或C的优先级编码，也很少有人可以在一通电话或者被老板打断之后，还能完全保持预先设计好的待办事项表。
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也许是因为个体经营的缘故，但是你可以说我就是那很少人当中的一员。我没感觉自己受到狂轰滥炸，非要把办公桌摆成F形（来自某博客的建议）与源源不断的敌方火力战斗。没人会不打招呼就来我办公室，而且除非在等电话，一般我都把手机调成静音。至于电子邮件，我也不会一封一封地查看，这样太浪费时间，而我的邮箱有搜索功能。写下这段文字的此时此刻，我的收件箱里有超过3万封邮件，其中还有几百封未读。你觉得我的生活像个禅师一样与世无争吗？也不是，但不管是在杂志社、报社工作时，还是现在，我一直都觉得这些东西关系不大。
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如前所述，越来越多的人选择我这种工作方式——完全靠自己，经常在家或者在咖啡馆做有创造性的工作，或者偶尔见一下客户。如果4个工作者中只有1个根本就没老板，那么被老板打断也是一件难事。对于提高效率的工作系统，我们还要知道的是，很多非自由职业者的工作，其实都不包括坐在电脑桌前处理邮件。最近我和两个曾与费城警察局合作过的年轻咨询员交谈过，他们惊奇地发现，大多数警官都没有邮件地址来与警察局联系。在所有劳动力中，坐在办公室小隔间里辛勤劳作的人群的比例，并不像我们想象的那么庞大。
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所以，无论你是在一个像EMW一样的非营利组织当中工作，还是像我一样是个自由职业者，无论你是经营一个花店，还是在一个相对传统的公司环境当中工作，我认为首要的、最有效的是，找到管理职业生涯的一个原则，然后思考怎样能把它投入实践。对于工作，《天天25小时》提供的原则是：无论自己怎样选择，工作时间的最理想状况是这段时间中没有任何与你事业和生活目标无关的事情。
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当然，我很尊重我们观念当中对“工作”的习惯定义，但是在你判定一段时间是否属于“工作”时，我想你应该记住我个人提出的这个定义：任何不会使你接近职业生涯目标的“工作”都不能称为工作，那是在浪费时间。
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我知道这似乎很残酷——你可能会说，“我不能不听老板的话啊！”——但我这么说是有道理的。
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首先，“我老板让我……”（或者“我客户让我……”）不能作为必须要做某事的理由，就像“我没时间”不能作为逃避事情的借口一样。生活中的每件事都在于选择接受或不接受，以及这个选择所产生的相应结果。这些结果有可能站不住脚，也有可能使你相信上司的智慧和经验多于你，那么他说的每件事你都可以全盘照做。但是，只有意识到做与不做、接受与不接受是你的选择，你才能更好地掌控你的生活和你的168小时。
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其次，日常生活当中的忙碌让我们对工作效率产生了一种错误观念，我们很大程度上在纵容自己不诚实。做了很多事并不说明你把这168小时都花在了重要的事情上。如果你的工作要开很多会，而且你看见安纳的日程表上每天的会议时间是2小时，而你的表上是6小时，你也许会认为你更有效率；如果你晚上8点下班，而他下午5点30分下班，你也许会认为你做得多。但是要记住，安纳的工作是每年救助几千名脆弱的早产儿。当呼吸机都等着被分配时，坐在会议室里是没有任何意义的；同样，晚上10点开会，第二天大清早7点和同样的人再开同样的会，也不比看电视有更多的意义；就此而言，这更不会比睡觉时偶然梦到通过查邮件永远不能遇到的好点子有意义。
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本章的主题是清除你日程表中不必要的项目，以此来帮助你专注于自己的核心竞争力。显然，第一步也是最重要的一步，就是拥有理想的工作。回顾上一章的问题——如果有人为你提供4亿美元，让你永远不再碰你工作的“实质”，你会不管自己有钱没钱，把他赶走吗？如果你会的话，就进一步回答下面这个问题：如果你真的发了一笔横财，而且仍然能够继续你的工作，那么你会想改变工作中的哪些部分呢？假如你这辈子不用工作了，你会多做些什么，并且再也不做哪些事情呢？
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花工夫想想这个问题，同时把这些任务和你所期待的改变写下来。我猜测，你肯定会把你做得最好的、可以最大限度发挥你影响力的、能让你兴奋和充满活力的那部分工作留下来。只要你觉得有意义，有些让人劳累的工作也很可能被划进来。你可能还会选择开会。比尔·盖茨也开会——但只开那些对他起关键性作用的会议。其他人为了不浪费他的时间，都会事先安排会议内容。他的会议不会仅仅因为整个部门都在一个会议室里，就容许某个人不顾议程抱怨办公室的冰箱使用情况。
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这笔横财可能永远都找不到你头上来，然而，这个练习的意义在于，了解理想化的状态是什么样的，即如果你有完全的自由，工作时间你会做什么，不做什么。当你知道自己理想状态的面貌，就可以开始将你168小时中工作的部分改造得比目前状况更接近理想水平。实现此目标一共有4个步骤：
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1.控制你的时间安排表。
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2.不要把表面上看似工作的事情与实际的工作混淆。
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3.通过忽略不计、最小化，或者外包消除非核心竞争力的任务。
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4.通过提高你的工作能力来提升效率。
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控制你的时间安排表
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下面这个问题你最近可能没问过自己：你想在工作日做什么？对于你选择的工作，在工作时间内保持效率，需要你有足够的自律将时间花在真正重要的事情上，而避免其他事情（包括频现的坏习惯），打乱你的安排和计划。
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因此，第一步就是尽量明确所有事情的优先级。你职业生涯的目标是什么？“我的100个梦想”的列表可以为你提供依据。回顾此列表，并着重关注对你的事业来说最重要的那些条目，然后你就能开始进行达成目标所需的具体步骤了。
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例如，得克萨斯州的哈里斯·布鲁克斯在他二十几岁时就决心实现他管理一家医院的目标。为此，他在休斯敦大学明湖分校获得了医学管理硕士和工商管理硕士双学位。出于尽快积累管理经验的考虑，他没有选择得克萨斯州的大型医疗机构，而是在达拉斯沃尔斯堡外一小时路程的矿泉井城，一个叫做帕洛平托综合医院的小医院实习。他很重视包括行政管理在内的医院管理的各个方面（他花了相当长的时间，使当地居民停止提议削减政府对医院的财政支出）。2000年毕业后，他在帕洛平托综合医院得到了项目助理的工作，并且在一年后，由于对医院的运作已经很了解，他成为医院运营的首要负责人。获得这个职位之后，他开始计划为在接下来的5~10年内成为CEO（首席执行官），培养自己的领导才能。比如为医院赢得7位数的政府拨款，在预算只超出0.5%的情况下监督一个800万美金建设项目按时完成。有了这样的记录，当前任CEO2007年离职时，医院董事会决定大范围地搜罗人才，他们认为布鲁克斯大概到35岁时即可以直接作为CEO进入董事会。显然这里面有对机遇的把握——我在第五章会详细分析怎样实现事业的突破，不过他走的每一步都非常明确地指向自己的目标。
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像布鲁克斯一样，当你为了“我的100个梦想”而努力时，为了实现你的重要目标，应该明确10年内、5年内或者明年你就必须采取的行动（热爱大卫·艾伦的《尽量去做：无压工作的艺术》的读者对这一想法有着独特的理解：他们系统地运用了飞机模型、不同高度，如50 000英尺或者30 000英尺，表示不同的事物优先级）。的确，单位或者老板的优先级很重要。如果你的工作是你的理想工作，那么这些优先级不会与你自己的优先级有很大差距。但是要记住，你很有可能不会在10年内为同样的人或同样的公司工作。我们现在有的是事业规划，而不仅仅只是工作。因此你要确保自己清晰地理解你在每份工作当中的所求。
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“明年”的计划在时间安排上要有可行性。为了进一步接近事业目标，你明年具体应该做什么？有时候，这个问题我会从每年圣诞节的“家庭简历”角度考虑，即在圣诞信里我对圣诞老人有的各种期待。如果你每周工作30~50小时，一年工作50周，那么长达一年的时间会分配给你1 500~2 500小时来实现事业的目标。如果你每周工作60小时，那么你将会有3 000小时。
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除非你是一个严格按小时收费的律师，不然我猜你一定从没有站在这个角度看待过工作，但是这绝对是一个有用的思维模式。2 000小时——甚至3 000小时，的确是很多时间。然而它却不是无限量的时间。意识到这一点之后，我工作时注意力更集中（而且会防止我每15分钟就查看一下社交网站Facebook，我们以后会具体讲怎么集中注意力）。
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一旦你有了明年的目标，你就可以把它细分为下个月的目标（120~240小时）或者下周目标（30~ 60小时）。周末的晚上，或者周一来临之前，坐下来把实现这些目标的可执行任务全部列出来。之后，关键的是，在准确地知道任务耗时的情况下，把它们编进你的时间安排表。
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每项任务所需的时间不是一个难得到的信息。如果很多任务你都频繁地执行，那么你可能了解它们所需的时间。如果你不知道，问问周围的人，并且仔细地进行观察。正如纽约Drinker, Biddle&Reath 律师事务所的股东斯蒂芬妮·维考斯基告诉我的，很多人“每天都乘地铁从商业区坐到市中心，却不知道这要花费多长时间”。
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维考斯基有自己的一套方法。她发现，“当我必须开始不仅用今天，而是整个周用于完成一件事情。”比如，如果她下午3点要交一份备案，而且必须要到交付那天才能开始做，她知道需要4个小时完成，她会倒着算回去，然后从上午9点开始着手这份备案。为什么不是11点呢？“我做事总是需要缓冲。”她说。可能会有另一个客户打电话来，这种情况下，她可以当时给客户5分钟时间，或者3点后用更多的时间仔细谈。如果她在3点之前完成了任务，她就可以回电话或者放松一下（她承认“大把大把的时间都被浪费在网上”）。
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