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在历史的发展过程中,人类也经历了相同的过程。首先掌握空间的概念,发展与空间有关的科学(几何学),然后,从与空间的类比推理中把握时间。在爱因斯坦的相对论中,时间被当作第四次元来把握。就像这样,即使在最尖端的物理学中,时间也是作为空间的一部分来理解,而这个认知方法取得了成功。
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BOX——莫扎特的时间与贝多芬的时间
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一般认为音乐是随着时间流淌的,因此不可能在一瞬间捕捉它的整体情况,然而,莫扎特似乎是个例外。
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莫扎特在信中写道:“(音乐的)构思会很鲜活地出现在我的心里,我就像看一幅画那样,能一眼看清它。虽然之后它会接连不断地按顺序出现,然而在想象中它却不以这种形式出现,而是所有的因素同时出现并让我听到。”①
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本该按照时间顺序被听到的音乐却能在同一时间被听到,这也许是因为拥有穿越时间看到未来的能力吧。
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贝多芬也是能在头脑中听到音乐的作曲家,但是,他好像是现场演奏②。
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①小林秀雄,《莫扎特》,新潮文库,1961年版。
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②爱德华·T.霍尔著,宇波彰译,《作为文化的时间》,TBS不列颠百科全书出版社,1983年版(第8章)
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从人类只能从与空间的类比推理中才能认识时间这一点,我们可以看出,“用眼睛看时间”这种努力具有本质上的意义。
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顺便说一下,在减肥的时候,如果用折线图表来表示体重的推移,就能不可思议地坚持努力,这也显示了用眼睛看到时间推移的实用性。
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“无须秘书”就能看清工作
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通过具有一览性的计划表,只能抽象把握的“时间”变得能够用眼睛看到。我们的另一个课题是使“工作的布置”用眼睛能够看到。
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我们通常会把稿件的截止日期和联络事项等工作记录到计划表中。因此,如果计划表能够一览,那么工作在某种程度上也能够一览。如果我们用红色标记未处理的重要案件,就能明白还剩下多少工作。
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只是,要想把握工作的分布情况,这种方法是不充分的。原因是,第一,这种方法不能标示出工作之间的区别,比如撰写稿件和联络事项间的区别;第二,这种方法不能标示出工作的重要程度,虽然用颜色区分是能够做到的,但这并不充分。
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在这里,请注意重要程度和紧急程度是不同的事物。即便截止日期还早,也有重要程度比较高的工作,写论文等就属于这种情况。一般情况下,重要的工作需要比较长的时间,所以截止日期比较靠后。如果我们只看计划表中的主要处理事项的记录,那么把这样的工作往后推的危险性就比较大,进而造成“明天也可以做的工作永远做不了”的后果。
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TO-DO板(“无须秘书”)
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因此,只要制作与计划表不同的“TO-DO板”就好了。“TO-DO板”是通过将撰写稿件、制作资料、回信、整理房间等各种各样的工作,一件件地分别写到不同的小型便利贴上,并将便利贴贴到纸板上制作而成的(写在便利贴上的大部分工作与写在计划表里的工作是重复的)。
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将便利贴按类别纵向分开排列,重要程度越高的越往上贴,已经处理的就揭下扔掉。
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这个板就能够帮助我们一览未处理工作,因此能够让我们把握要做的工作的整体情况。曾经是“点”的工作通过计划一览表变成了“线”,又通过TO-DO板,作为“面”被我们把握。我们可以参照这个TO-DO板,按照工作的重要程度来分配时间。
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TO-DO板的另一个效用就是能够确认“工作只有这些”,从而使精神上变得轻松。如果是普通的手账,由于不能一览工作的整体情况,我们就会有“是不是还有没做完的工作?”这种模糊的精神负担。因此,还是把记住工作列表这种工作交给TO-DO板,让大脑专心从事更富有创造性的工作比较好。
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使用便利贴是为了便于编辑。如果写在纸上,由于已经处理的事情也会留下来,因此看起来不方便。如果是便利贴,就能自由地贴上、揭下、移动,并且能够用颜色区分,因此用起来比较方便。
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这样的板用电脑也可以制作,但是纸质的板更方便。但是电脑输入比较麻烦,我们可能一不小心就会忘记输入必要的工作,而为了满足随时翻看的需求,也是使用纸质的板更好。此外,为了便于携带,将这个板放入手账比较好。
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但是,如果能在某种程度上牺牲便携性,就不一定要将这个板放进手账。自己用厚纸做也没有关系。我的TO-DO板是将33cm×50cm的厚纸对折制作而成的,我把它放进包里随身携带(这是对用于包裹杂志的厚纸封皮的废物利用。折痕结实,非常方便)。
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