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传真能使得忘说、忘问、草率断定等问题不再出现。
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只要实践起来，我们就能马上了解到传真的上述优点。传真机是每个人都能加以利用的神奇的时间机器。一旦我们“尝到使用这种方式的甜头”，就难以再接受电话所带来的不便和不妥。因为我是很性急的人，偶尔用电话询问事情的时候，就会因对方的磨蹭而几乎要发狂。
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当然，传真也并不是没有问题。传真特别让人苦恼的地方就是我们无法确认对方有没有看传真，如此，就会产生，“发送了、没收到”问题。如果对方是会收到很多传真的事务所，有时也会发生收到了传真却没有看的情况。此外，还有一个问题就是传真缺乏亲笔书写性。
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机密文件自不用说。虽然有的机器能够通过数字密码等保守机密，但还没有普及。这个问题可以通过利用传真调制解调器或者电子邮件来解决。关于怎样利用电子邮件的事务处理系统，我将在第四章进行讲述。
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另外，很多人认为，需要对方立即答复的时候，还是电话的效率更高。确实，这种情况比较多。但是，不属于这种情况的时候也比较多。实际上，如果双方都在传真机旁待命，就能够实现比电话交谈更快速的相互沟通。特别是需要用到图表的时候，更是如此。也许有人会说“这样的话就会被传真机束缚住”，但是，电话正是强行要求我们做到这一点。此外，关于是否真的需要立即回复，仔细思考一下，我们就会发现，不必完全做到这一点的情况也比较多。
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此外，传真具有在一般情况下没有被大家充分认识到的大问题。那就是它的接收量超出了它的处理能力。关于这一点，我将在第四章中结合电子邮件进行讲述。
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还有一点。由于此前与外国之间的文件交换要花大约一周的时间，因此，外国的合作伙伴为工作的延迟找到了借口。在能够使用传真的现在，这种借口已不再通用了。
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我的失败——传真堆积如山
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有一天，传真机亮起了红灯，在传真机的旁边，接收文件纷飞。由于过于接收了大量的信息，因此产生了卡纸情况。发送传真的是某经济官厅，发送过来大概100张传真。我因此受到了很大的损失，传真机出现故障，不得不拿去修理。
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在这个记忆还没有退去的某一天，传真机接收又一次总也结束不了。过去一看，又是同一官厅发来的文件。要是传真机再发生故障就糟了，于是我急忙关了开关。
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“这样就可以放心了。”正这样想着，那个官厅来了电话：“听说你家的传真机出故障了。希望你立即修复并告知我们。因为我们想重新发送一遍。”
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在NTT的某次委员会上，我曾经提问过：“为什么不制作一个传真号码簿？”回答是“因为有可能收到垃圾传真”。但是，即便没有传真号码簿，也会发生“传真劫持（fax hijack）”事件。
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把碎片化时间用起来 [:1702309848]
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将传真接收文件用于事后的事务处理
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实际上，使用传真之后我们就会发现，传真除了具有上述的优点之外，还有其他各种各样的优点。例如，在时间管理方面，我们可以利用接收的传真文件推进事后的事务处理。
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假设关于我们需要就如何与客户的交涉工作召开一个内部会议。如果通过电话联系，那么为了将这件事交代给部下，我们就必须逐一告诉部下对方的名字以及工作的概要等。但是，如果对方通过传真联系，就不用特意重复这些内容了。只要在传真文件上写上“关于这件事要召开一个内部会议，请准备一下”的字条，然后再交给部下就可以了。与口头指示相比，这样能够更简单、迅速，且准确地传达信息。
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传真接收文件的便利并不仅限于与他人联系方面。如在第二章中所述，经过一定时间之后的自己在某种意义上也是“他人”，传真接收文件也是针对在这种意义上的他人的一种联系手段。也就是说，传真接收文件会成为未来的自己的备忘录。在用电话进行联系的时候，我们必须得自己做记录。但是，如果用传真接收文件，接收到的文件会自动变成记录并保存下来。
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利用传真接收文件的事务处理
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把碎片化时间用起来 [:1702309849]
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自动生成计划表
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如果运用上述方法，我们就能自动生成计划表，关于这一点，前文已经多次提到。将会议的通知以及稿件的委托等都用传真接收，然后，在右上角写上日期并折叠成固定大小，再按照时间顺序放入方形2号的塑料文件夹中。只做这些工作，我们就能制作详细的未来计划表。
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计划表自动生成
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计划表的原型是手账，但在这个文件夹中的传真却显示了详细的内容。另外，通过偶尔核查这个文件夹，我们能够防止重复预约。此外，这个文件夹还能成为在手账丢失时的备份。
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