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以下所说的方法其实是我不想公开的技巧，但还是写下来吧。
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这个方法就是在收到的传真文件上写上简单的回复，然后再发送回去。比如，圈上对方所写内容的一部分，然后写上“这件事我已知道”。写上收信人的姓名和发信人的姓名，然后用传真机发送，这样就完成了。回复极其容易。
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如果用电话联系，就需要等到对方来接电话，然后打招呼，重复对方联系过的事项等。而使用这种方法，就无须做上述事项。即使对方不在，我们也可以只发送传真，一眨眼的工夫就能办完事情。
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当你试着这样做的时候就会发现，在很多的事务联系中，用于传达事项所需的时间并没有那么长，必办事项部分就是工作本身。但是，必办事项的周边部分是无用的，想要将这些时间合理化，是可以做到的。
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我发现这个方法的契机源于校对工作中的相互沟通。我会在用传真发送过来的校样上做修改，然后再这样发回去。某一天，我突然发现不仅是校对，在普通的联系文件中我们也可以使用这个方法。
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只是，如果再收到已经发送过的传真，接收方不会有好心情吧。你很有可能为了节省那几分钟的时间，而失去了花费好多年建立起来的信任。
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最简单的传真发送
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因此，我不推荐使用这个方法，我自己也基本上不使用这个方法。但是，使用这个方法节省时间的效果是惊人的。在我们很忙的时候，不知不觉地就会败给“恶魔的耳语”，这种情况发生过好几次。
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但是，这个方法是可以改善的。为了减轻对方的不愉快感，我一般会做个回复用的印章，然后盖上这个章，以此表达我对简略回复的歉意。另外，这个方法也具有能够写明此方的联系方式等优点。当然，即使你做了这些努力，也不可能完全消除对方的不愉快感。但是，在只需确认已收到来信时，我认为比起什么也不回复，这个方法更好一些。这是第二章所述的“拙速原则”（80%原则）的一个例子。
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在发送稿件的时候，通知我已收到稿件的时候非常少（然而在发送稿件之前，会再三催促）。因此，有时会发生“已发送、没收到”的问题。所以我一定会打一个确认的电话。实际上，只要对方能在稿件的最后一页写上“已收到”，然后再发送给我，就能节省这个时间和精力。
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仔细思考一下我们就会明白，对于发回传真是否真的失礼，这里还有争辩的余地，因为这在某种程度上是一种社会性习惯的问题。实际上，最近，在会议的日程调整以及是否出席的回答等方面，使用传真回复的方式开始被广泛使用。在对方发来的纸张上写上回答，然后再用传真发回去。这与往返明信片是同一个原理。由于往返明信片是完全被社会认可的方法，因此即使用传真做相同的事情，也应该没有任何关系。如果是简单的事情，同时又希望得到事务性的回复，我希望大家能更积极地去使用这种方法。我自己在需要对方答复的时候，会提议希望对方在我发送过去的文件上做记录然后再发送给我。
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预约等事项通过传真接收，然后在该传真上写上回复，再发送给对方的方式对彼此来说是比较轻松的。用电话进行预约时，有时对方问你“请问您的名字用汉字怎么写？”，回答这个问题也会很费事。我曾经将预约请求用传真发给美国的宾馆，结果美国的宾馆在我发送的传真上写上“OK”，又发给了我。对方无须一一重复写下的内容，比较轻松，而我这边也觉得收到了预约确认书，比较方便。我认为比起用电话交流，这种方式的效率更高。如果机票的预订等也能通过传真接收，就会比较方便。如果用电话预约，占线的情况会比较多，有时甚至会为了找到没有占线的号码，给整个日本的都市打电话。如果使用传真的话，那么即使是在深夜，信息也能被发送。但是，在这种情况下，如果漏掉了必要事项就会不妥，因此需要确认一下书写格式。如果能在机舱内或者旅行社分发这种格式表就好了，或者旅客也可以根据要求用传真发送。
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把碎片化时间用起来 [:1702309853]
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稍微违反规则的秘诀
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能够使用秘书的人，可以采取一个更加有效的方法。这个方法就是在收到的传真纸上写上回复的要点，然后交给秘书，让秘书打电话。采用这个方法，也许能够减轻“发过去的东西又返回来了”这种不愉快感吧。
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当然，在这里，问题并没有完全解决。肯定也会有人为“对方没有亲自打电话过来而闹别扭”。因此，这依然是个危险的方法，需要慎重使用。
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传真是对收信人来说比较有利的装置，而电话是对于发信人来说比较有利的装置，因此这种使用方法对于收信人来说最为便利。当然，前文我已经说过“电话对于收信人来说是种麻烦”，所以采用这种手段有些违反规则，我们难免会有种内疚的感觉。
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但是我认为，这个方法要比让秘书叫对方来接电话的方法好得多。有时我去接听打过来的电话，结果对方却说“请稍等一下”，我就只好无聊地等着，“过了一会儿”之后，电话那边的人才姗姗来迟。由于信息接收方经常不在，发送方不想浪费时间，这种心情我很理解。但是，这会极大损伤留给接收者的印象也是事实。哪怕只是几秒钟，“让他人等待”也是个问题。至少应该考虑到这一点，等对方来接电话的时候，首先道歉说“不好意思，让您久等了”吧。如果对方没有这层顾虑，此方也会没有心情去认真应对。如果是总理大臣打来的电话，也许不得不接（虽然我没接到过总理大臣打来的电话）。但是，不知什么原因，最近会接到很多官员打来的电话。而没有秘书的人一般会让部下打电话。
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首先政治家们不会这样做，由此可知，这个方法是极其危险的。政治家们本人会亲自打来电话（虽然拨通电话的有可能是秘书），这些人深知节省这几秒钟所需的成本到底有多高。
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如果总归要委托他人联系，倒不如按照这里所述的方法，全权委托他人比较好。例如，可以这样拒绝，“我正在开会，没法联系您。但由于事情比较紧急，我会找人替我给您打电话”。从给对方的印象来说的话，我认为这样做问题比较少。
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把碎片化时间用起来 [:1702309854]
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完善秘诀
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如果要将上述的“秘诀”进一步完善，那就需要传真再次登场了。也就是说，不是让秘书打电话，而是让秘书根据笔记用文字处理机做成文件，然后用传真将文件发过去。由于很多事务的联系都是具有固定形式的，所以只要使用刚才所说的“书写格式”的方法，就能简单完成。这样一来，“代理联系”的印象就会进一步减弱，并且能够在不损伤给对方印象的基础上实现与如上所述相同的效率（但也有人会认为应该明确表明“发送的文件是代笔”）。
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在欧美，信函的口述笔记是一种为社会所公认的方法，这样说来，我认为用传真做与之相同的事情，不给对方带来因电话所产生的困扰的做法是完全符合规则的。
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在日本，过去口述笔记没有普遍化也许是因为打字机没有普及，而文字一目了然吧。这个问题通过对文字处理机的使用得到了解决，此外，传真还弥补了书信较为迟缓的缺陷。因此，这是当前最理想的联系方式。