1702311470
1702311471
进一步推进上述原理，我认为，极其简单的日常联系事务也用书面形式进行的效率会更高。在很多的办公室中，电话留言都是通过便条来传达的。也就是说，我们要把这个方法进一步推广。
1702311472
1702311473
为了具体说明这个方法，我们先假设有电话留言条的情况。假设这张留言条上写着“××打来了电话，说是想设定关于××事的会议日程”。利用这张留言条，我们能够如下推进工作——
1702311474
1702311475
首先，给A打电话，确定日期，确定议题的详细内容，并将这个结果追加到上述留言条上，然后，使用这张纸向部下下达指示。在这张纸上我们要写上如下指示事项：“准备关于这件事的相关资料，也请B出席会议。”在这里比较重要的一点是，由于这张便条上写有A的名字、电话号码以及会议的日期及主题等，所以我们无须再一一重复。也就是说，如果最开始就有文件（说是文件，也可以只是简单的留言条），那么不用重复内容就能把信息传达给他人。
1702311476
1702311477
这与在第三章中所述的利用传真接收文件进行事务处理是一样的，由此我们可以节省时间。考虑一下这样做的效果我们就会明白，即使对方就在眼前，用留言条传达也比口头传达的效率更高。另外，当工作不是从外部打来的电话开始时，我们可以自己写张便条。
1702311478
1702311479
把便条交给眼前的对象，这在最开始可能不太好办。也许有人会说“你是不想跟我说话吗？”其实。这只是一种习惯。试想一下，如果我们在参加会议的过程中想与某人商量某些事项，也是要写在便条上交给对方的，等待对方的回复以在那张纸上追加内容的形式返回。实际上，只要将这种方式在与之类似的事情上推而广之就好。也就是说，将日常业务当作一种“留言条游戏”。
1702311480
1702311481
1702311482
1702311483
1702311484
利用留言条的事务处理
1702311485
1702311486
我们读“如何写商务文件”这类书就会发现，里面记载有好几种固定格式的文件。但是，这些文件都是用于发送到外部或者作为记录留存下来的正式文件。在这里我们需要思考的是，寿命更短的非正式文件。
1702311487
1702311488
在上述说明中，假设的是用电话与外部进行联系，而如果用传真进行，效率会更高。此外，当我们与同一事务所内的其他部门联系时，所有简单的记录都用传真发送，或者亲自给那个部门送去也许会比较麻烦。这个问题可以通过活用在本章（4）中所述的电子邮件得到解决。
1702311489
1702311490
据说，要想提高文件处理效率，我们就需要统一文件的规格。确实，如果事先确定好格式，会比较方便。另外，如果每个部门都使用不同的格式，那么有时候相同的内容就必须重写多次。在复印技术普及的当下，这就是重复性的工作。但是像上述那样的日常联系，我们只要将其书面化就能提高效率。另外，“什么样的格式比较好呢？”这也是由具体情况而定的。总之先开始工作，然后再慢慢找到合适的格式就行。
1702311491
1702311492
把碎片化时间用起来 [:1702309870]
1702311493
向上司报告也要用书面形式
1702311494
1702311495
对于上司，我们也可以使用与上述相同的方法。不要从一开始就做详细资料的口头说明，而是应该先附上简单的说明，然后再提交资料。当然，如果只放下文件，会被认为很失礼吧。因此，如果能说“我已经写下了要点。我会给您说明，您有时间的时候请叫我”就好了。如果能坚持这样做，上司也会意识到书面形式的便利性吧（意识不到这一点的人原本就是无望的）。
1702311496
1702311497
如果能这样做，那么更简单的事务联系也能用便条进行。例如，如果是简单的事后报告，即使不面对面进行说明，也应该能用一张便条解决。
1702311498
1702311499
如果能将这个方法日常化，就没有必要为配合上司的时间而等待了。实际上，政府机关的大部分工作时间都是用于“等待”的时间。不仅是政府机关，在日本的其他组织中，“等待时间”也非常多。由书面形式所进行的时间差调整功能也许会显著改善这种状况。
1702311500
1702311501
另外，如果上司能以便条的形式进行指示，那么部下的工作被中断的情况也会消失，这个效果应该非常明显。
1702311502
1702311503
把碎片化时间用起来 [:1702309871]
1702311504
（2）重新认识书面和口头的区别使用
1702311505
1702311506
把碎片化时间用起来 [:1702309872]
1702311507
书面形式在时间管理中的作用
1702311508
1702311509
我在第三章中提到应该把电话转换为传真。在本章中我进一步推进，提出组织内部的日常联系也可以在很大程度上采用书面化。在这里，我来总结一下书面形式在时间管理方面能起到什么样的效果吧。
1702311510
1702311511
·无须配合对方的时间。即使各项工作所需的时间不变，由此也能产生几个效果。首先，免去了等待的时间；其次，工作流程不会被对方的行为所左右，自己能够控制。也就是说，能够防止第二章中所说的“中断综合征”。最后，统一做类似的工作，能够节省时间。
1702311512
1702311513
·能够马上阅读自己认为重要的部分。这一点源于随机存取和按序存取的方式。“随机存取”是指，如唱片的唱针落到任意的地方，听者就从唱针落在的地方开始听那样，我们能直接到达目标位置。而像磁带那样，如果不是从一开始就按照顺序听，就难以到达目标位置的方式就是“按序存取”。
1702311514
1702311515
只要我们采用书面形式，就能做到随机存取。文件和资料我们没必要从最开始阅读，从需要的地方开始阅读就可以。如果能够做到随机存取，对于接收方来说，就能产生极大的节省时间的效果。
1702311516
1702311517
与此相对，如果采用口头交流的方式，那么就无论怎样都会变成按序存取。磁带可以快进，但听取不得要领的人的口头报告，简直连快进都不能减轻困扰。虽然采用问答方式进行推进，能够做到某种程度的随机存取，但与采用书面形式相比，效率还是要低得多。
1702311518
1702311519
·无须重复同一内容。采用口头形式进行联络时，如果想要将事务的处理交托给他人，就必须重复相同的内容并传达给对方，而采用书面形式进行联络时，只要把书面材料交给对方就能好。