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另外，采用书面形式进行联络除了具有节省时间的优点，还具有如下优点（最初的两点作为传真的优点，已经在第三章中讲过）——
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·“一不小心犯的错误”和“说了、没说”问题不再发生。在很多情况下，口头进行的报告和指示的内容都模棱两可（将谈话录下来重新听一遍就能清楚地知道这一点）。使用日语时，由于日语的主语不明确，这个问题就会放大，有时甚至会出现不清楚所要完成的工作的主体的情况。
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·能够通过书面文件的完成情况评价对方的能力。
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·在将事情书面化的过程中，能够逻辑性地思考问题。
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更适合口头的情况
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当然，并非在任何情况下都是使用书面形式更好。希望面对面的口头交流的情况也有很多。下面来列举一些情况。
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a．相互间的即时通信比较重要时。用于产生新想法的头脑风暴就相当于这种情况。另外，在工作内容复杂的情况下，如果不能立即提出问题，工作就无法向前推进。因此，在很多情况下，我们不仅要看书面内容，而且还要听取口头说明，这样做更高效。此外，通过面谈，边探听对方的想法边进行谈判也是比较常见的。
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b．需要传达真心话和机密事项时。由于书面内容会留存下来，因此具有被非特定人阅读的可能性。因此，有时书面形式不适合传达真心话和机密事项。
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c．为了强制工作。这一点没有被大多数人意识到。如果是书面文件，因为不需要立即得到回复，所以存在文件没有被及时阅读、指令没有被执行的危险。如果对方不在眼前，人就容易懈怠。我在利用电子邮件进行共同研究的过程中发现了这个问题。要想强制进行制作资料或者阅读传阅的资料等工作，就要设置研究会，明确规定截止日期。
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d．为了封锁通信。如果采用书面形式，有时文件接收量过多，会超出处理能力。当采用会面形式时，如果有先来的客人，后面的客人就没法获得见面机会；如果电话正在通话中，电话就会打不通。然而，由于采用书面形式没有这种制约，因此存在文件接收量庞大的危险。也就是说，矩阵会在此方这一侧形成，而不是在彼方那一侧形成。
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如上所述，现实生活中也有采用口头形式更为便利的情况。因此，我并没有说所有的交流都要采用书面形式。我想说的是如下三点——
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·在事务处理中，时间管理的关键在于从口头联系转换为书面联系。
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·重新仔细考虑一下就会发现，大部分的联系都能够书面化。
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·我们需要找到书面与口头的适当平衡。
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但是，口头真的必要吗？
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如果再重复一下上述内容，我要说明的一点就是要做到书面与口头之间的平衡。但实际上，只靠习惯和惯性区分使用书面和口头的情况比较多。
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不需要回答的单方面的通知或者针对咨询的简单回答等也只是出于习惯用口头形式进行。其结果，为了寻找对方或者等待对方的到来而花费时间的情况非常多。
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另外，对于如上述采用口头的形式更好的情况，我们还有很大的重新思考的余地。
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首先，我们来看一下在a中所看到的“相互即时通信”。这是否有意义，会根据对方的水平及准备的程度而有所不同。即便是接受采访，有时我们会受到启发，有时则完全是消磨时间。头脑风暴也是这样。虽说“三个臭皮匠，赛过诸葛亮”，但在毫无准备的情况下聚集在一起，最后只会以闲聊终结。虽说在很多情况下我们很难采用书面形式进行谈判是事实，但在口头联系中所产生的不准确性和模棱两可的情况，有时是非常危险的。
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问题最多的就是在b中所看到的“真心话”和“机密事项”。非正式的真心话反映了实情，正如在下一节中所述，这是日本式组织的特质，关于书面与口头的区别使用，这一点提出了本质问题。在讨论这个问题之前，在这里，我想先指出如下三点：
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第一，书面文件的内容通常不会马上公开。实际上，由于电子邮件具有亲自书写性，因此能够传达真心话以及机密事项。第二，需要客观判断什么是真正的机密事项。将无须作为机密的事当作“这件事我只在这里说”“要保密的事”“处于尚未公开阶段的事”，而想要将其当成秘密的倾向比较强。第三，只是想要逃避责任而选择采用不会留下证据的口头联系的情况也比较多。
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在c中指出的“工作的强制”在某种程度上也是根据项目的推进方法而定的。如果工期比较紧，采用书面形式让对方遵守期限也不是不可能的（实际上，在与国外合作的联合研究项目中，大部分的联系都不得不通过书面形式进行）。
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d中提到的溢出问题在很多情况下反映了工作过多、超出处理能力的现象。在这种情况下，也许有必要控制工作量本身吧。但是，这里也包含了书面形式的本质问题。关于这一点，我想在本章的最后部分进行讲述。
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此外，也许有人会抱有这样的疑问：“在电视时代成长起来的一代会喜欢采用书面形式吗？”事实上，我们只要看一下电脑通信讨论会(1)的盛况就会明白，这种担忧恐怕是不着边际的，不喜欢书面形式的人其实是持“腹艺”至上主义的老一代人。
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