1702311500
1702311501
另外，如果上司能以便条的形式进行指示，那么部下的工作被中断的情况也会消失，这个效果应该非常明显。
1702311502
1702311504
（2）重新认识书面和口头的区别使用
1702311505
1702311507
书面形式在时间管理中的作用
1702311508
1702311509
我在第三章中提到应该把电话转换为传真。在本章中我进一步推进，提出组织内部的日常联系也可以在很大程度上采用书面化。在这里，我来总结一下书面形式在时间管理方面能起到什么样的效果吧。
1702311510
1702311511
·无须配合对方的时间。即使各项工作所需的时间不变，由此也能产生几个效果。首先，免去了等待的时间；其次，工作流程不会被对方的行为所左右，自己能够控制。也就是说，能够防止第二章中所说的“中断综合征”。最后，统一做类似的工作，能够节省时间。
1702311512
1702311513
·能够马上阅读自己认为重要的部分。这一点源于随机存取和按序存取的方式。“随机存取”是指，如唱片的唱针落到任意的地方，听者就从唱针落在的地方开始听那样，我们能直接到达目标位置。而像磁带那样，如果不是从一开始就按照顺序听，就难以到达目标位置的方式就是“按序存取”。
1702311514
1702311515
只要我们采用书面形式，就能做到随机存取。文件和资料我们没必要从最开始阅读，从需要的地方开始阅读就可以。如果能够做到随机存取，对于接收方来说，就能产生极大的节省时间的效果。
1702311516
1702311517
与此相对，如果采用口头交流的方式，那么就无论怎样都会变成按序存取。磁带可以快进，但听取不得要领的人的口头报告，简直连快进都不能减轻困扰。虽然采用问答方式进行推进，能够做到某种程度的随机存取，但与采用书面形式相比，效率还是要低得多。
1702311518
1702311519
·无须重复同一内容。采用口头形式进行联络时，如果想要将事务的处理交托给他人，就必须重复相同的内容并传达给对方，而采用书面形式进行联络时，只要把书面材料交给对方就能好。
1702311520
1702311521
如上所述，采用书面形式的益处非常大。很多人认为“制作书面文件需要时间，为了节省时间应该用口头联系”。但事实与之相反，“正因为没有时间，才采用书面形式进行联络”。如果以组织内的时间管理为目标，书面形式的适当活用就是关键点。一旦知道采用书面方式的便利性，你就会明白口头联系多么不合理，你肯定会大吃一惊。
1702311522
1702311523
另外，采用书面形式进行联络除了具有节省时间的优点，还具有如下优点（最初的两点作为传真的优点，已经在第三章中讲过）——
1702311524
1702311525
·“一不小心犯的错误”和“说了、没说”问题不再发生。在很多情况下，口头进行的报告和指示的内容都模棱两可（将谈话录下来重新听一遍就能清楚地知道这一点）。使用日语时，由于日语的主语不明确，这个问题就会放大，有时甚至会出现不清楚所要完成的工作的主体的情况。
1702311526
1702311527
·能够通过书面文件的完成情况评价对方的能力。
1702311528
1702311529
·在将事情书面化的过程中，能够逻辑性地思考问题。
1702311530
1702311532
更适合口头的情况
1702311533
1702311534
当然，并非在任何情况下都是使用书面形式更好。希望面对面的口头交流的情况也有很多。下面来列举一些情况。
1702311535
1702311536
a．相互间的即时通信比较重要时。用于产生新想法的头脑风暴就相当于这种情况。另外，在工作内容复杂的情况下，如果不能立即提出问题，工作就无法向前推进。因此，在很多情况下，我们不仅要看书面内容，而且还要听取口头说明，这样做更高效。此外，通过面谈，边探听对方的想法边进行谈判也是比较常见的。
1702311537
1702311538
b．需要传达真心话和机密事项时。由于书面内容会留存下来，因此具有被非特定人阅读的可能性。因此，有时书面形式不适合传达真心话和机密事项。
1702311539
1702311540
c．为了强制工作。这一点没有被大多数人意识到。如果是书面文件，因为不需要立即得到回复，所以存在文件没有被及时阅读、指令没有被执行的危险。如果对方不在眼前，人就容易懈怠。我在利用电子邮件进行共同研究的过程中发现了这个问题。要想强制进行制作资料或者阅读传阅的资料等工作，就要设置研究会，明确规定截止日期。
1702311541
1702311542
d．为了封锁通信。如果采用书面形式，有时文件接收量过多，会超出处理能力。当采用会面形式时，如果有先来的客人，后面的客人就没法获得见面机会；如果电话正在通话中，电话就会打不通。然而，由于采用书面形式没有这种制约，因此存在文件接收量庞大的危险。也就是说，矩阵会在此方这一侧形成，而不是在彼方那一侧形成。
1702311543
1702311544
如上所述，现实生活中也有采用口头形式更为便利的情况。因此，我并没有说所有的交流都要采用书面形式。我想说的是如下三点——
1702311545
1702311546
·在事务处理中，时间管理的关键在于从口头联系转换为书面联系。
1702311547
1702311548
·重新仔细考虑一下就会发现，大部分的联系都能够书面化。
1702311549
[
上一页 ]
[ :1.7023115e+09 ]
[
下一页 ]