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第一是审议，即利害关系的调整与决定，这是会议的本来目的。第二是头脑风暴，即从与会者的讨论中产生新的想法或者问题解决方案等。这一点是通过书面进行交流很难做到的（虽然不是不可能）。以这些为目的的会议并不是浪费时间，而是工作本身。然而，实际上能划入这个范畴的会议相当少。绝大多数的是如下的会议：
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首先，是诸如“定期业务汇报会”之类用于进行汇报、说明的会议。这类会议的重要程度须视具体情况而定。从接受说明的这一方来看，能够通过会议获得信息，有时甚至还能了解通过文件难以得知的真心话。但是，他们未必总能获得有用的信息。通常情况下，汇报者都会假想与会者的平均水平然后进行汇报，因此对于非常了解情况的人来说，这样的会议就是浪费时间。
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实际上，在一般情况下，相当多的是如下四种会议，这些会议才是应该取消的会议。
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·为了逃避责任的会议 也就是说，想推卸责任，“这不是我决定的，而是会议决定的”。在旧式组织中，这样的会议极其多。说是“集体决策、参与决策”，听起来好听。但是，甚至出现了“为了梳理会议的会议”，并且如果会议的结论是诸如“需要继续探讨”之类的话，那么这样的会议简直是滑稽可笑。
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·联欢会 即确认其是组织中的一员的仪式。如果这样做能培养团队精神、提高生产率，这种会议挺好的。但如果是出于诸如“因为不见面会感到不安”这样的原因就不好了。如果是出于这样的原因，日本企业就会在国际竞争中失败。
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·为了打发时间的会议 有的会议从“确认上次议事录”开始，会议进行过程中很多与会者一在分发的资料中发现错字，就兴高采烈地发言。与这种时间机会成本为零的人打交道，而浪费了宝贵的时间是让人难以忍受的。
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·单纯的惰性 “因为是定期会议日，因此必须要开会。为了保证会议时间，一定要准备议题”，如果是这样的会议，那么这个组织将濒临灭亡吧。
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我的失败——暴露的副业
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在某次会议上，我把笔记本电脑带进去，在那里做副业。虽然有些显眼，但我想“也许看起来像正在做会议的记录吧”，于是就把笔记本电脑放到桌子上，光明正大地做起来，但失败了。
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由于笔记本电脑是耳目一新的工具，因此理所当然地引起了大家的兴趣。会议结束的时候，好几个人都聚集过来了。“用个人电脑做记录，真是太牛了。能稍微给我看一下内容吗？”
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要想在开会期间干别的事，如果不使用纸张，恐怕是不行的。
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从会议到文书
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会议是某种形式的沟通。多人调整时间聚集在一处，面对面地沟通就是“会议”。既然会议是沟通交流的一种方式，那么我们就能应用已经讲述过的原理。也就是说，我们有必要思考：“会议难道不能代替书面联络吗？”
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关于汇报事项，我们可以会前分发文件资料，而在会议上只接受提问。“会议的大部分时间都浪费在资料说明上”，这简直是愚蠢透顶。仔细想想，为了听取汇报而齐聚一堂，这难道不是没有复印机时代的遗物吗？而现在很容易就能复印，因此很多汇报应该可以通过复印来完成。此外，使用电子邮件的一齐同报功能（将同一内容的邮件发送给多人的功能），就能极高效地传达信息。企业内的电子邮件会使大部分会议变得不再有存在的必要吧。
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通常情况下人们会认为“由于没有必要特意做成文件分发给大家，所以在全体人员聚集的地方用口头传达”。但全体人员聚集在一处所花费的时间机会成本要比用于复印的时间机会成本高得多。因此，我们必须要转变思维，“由于这并不是需要在全体人员聚集的地方传达的大事，因此以书面材料的形式分发给大家”。
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前文已经讲过，用于审议、决定的会议非常重要。但是，实际上在很多情况下，重要的事项会在会前的疏通中决定，会议只是对此项决定的认可。如果是这样，我们就应该更改组织的规则，以明确权限，使大家不用聚集到一起就能解决问题。让不相干的人参加会议，反而只会使事态复杂化。
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即便是头脑风暴，最好也不要期望太高，这一点前文已经讲过。
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从如上观点来看，我们不得不怀疑电视会议的实用性。电视会议之所以会产生也许是基于“总之先聚集在一起”这样的想法吧。但是，我认为与会人员之间距离较远时，更是如此，应该通过发送文件来解决要办的事。
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也有人提议，“为了缩短会议时间，还是站着召开会议吧”。这个提议倒挺有意思的，但说真的，这个提议到底如何呢？如果是站着就能召开的会议，那还是不召开比较好。另外，如果像头脑风暴那样为了获得新想法而将大家聚集在一处，反而会取得相反的效果吧。
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大藏省的时间——会计局的会议
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说起大藏省的会议，大家也许会想到讲究排场的形式性会议吧，但让我吃惊的是会计局（负责预算的部门）会议的简捷。会计局会议只由次长、主计官（科长）、负责人三人进行也是常有的事。并且该项会议汇报简略，决断也极其迅速。这是因为时间限制比较严格，所以不能拘泥于形式。由于出席者被严格限制，与会过程中没有过多不必要的讨论，因此会议很快就结束了。
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为了和睦的会议应在讨论范围之外(3)。如果你将会议当作社交或者休息的场所，那就难办了，我希望你能在其他时间用其他方式进行交际。
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即便是联合研究项目，我也会把召开研讨会的可能降低到最低限度。从我的经验来讲，我认为有必要将大家召集到一起的只有如下两种情况：第一是在工作开始阶段的头脑风暴；第二是为了让大家遵守工作的最后期限，或者强制性地让大家阅读其他成员的论文的集会。除此之外的事情基本上能用传真或者电子邮件代替。
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（4）电子邮件时代的事务处理
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