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我的失败——暴露的副业
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在某次会议上，我把笔记本电脑带进去，在那里做副业。虽然有些显眼，但我想“也许看起来像正在做会议的记录吧”，于是就把笔记本电脑放到桌子上，光明正大地做起来，但失败了。
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由于笔记本电脑是耳目一新的工具，因此理所当然地引起了大家的兴趣。会议结束的时候，好几个人都聚集过来了。“用个人电脑做记录，真是太牛了。能稍微给我看一下内容吗？”
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要想在开会期间干别的事，如果不使用纸张，恐怕是不行的。
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从会议到文书
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会议是某种形式的沟通。多人调整时间聚集在一处，面对面地沟通就是“会议”。既然会议是沟通交流的一种方式，那么我们就能应用已经讲述过的原理。也就是说，我们有必要思考：“会议难道不能代替书面联络吗？”
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关于汇报事项，我们可以会前分发文件资料，而在会议上只接受提问。“会议的大部分时间都浪费在资料说明上”，这简直是愚蠢透顶。仔细想想，为了听取汇报而齐聚一堂，这难道不是没有复印机时代的遗物吗？而现在很容易就能复印，因此很多汇报应该可以通过复印来完成。此外，使用电子邮件的一齐同报功能（将同一内容的邮件发送给多人的功能），就能极高效地传达信息。企业内的电子邮件会使大部分会议变得不再有存在的必要吧。
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通常情况下人们会认为“由于没有必要特意做成文件分发给大家，所以在全体人员聚集的地方用口头传达”。但全体人员聚集在一处所花费的时间机会成本要比用于复印的时间机会成本高得多。因此，我们必须要转变思维，“由于这并不是需要在全体人员聚集的地方传达的大事，因此以书面材料的形式分发给大家”。
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前文已经讲过，用于审议、决定的会议非常重要。但是，实际上在很多情况下，重要的事项会在会前的疏通中决定，会议只是对此项决定的认可。如果是这样，我们就应该更改组织的规则，以明确权限，使大家不用聚集到一起就能解决问题。让不相干的人参加会议，反而只会使事态复杂化。
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即便是头脑风暴，最好也不要期望太高，这一点前文已经讲过。
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从如上观点来看，我们不得不怀疑电视会议的实用性。电视会议之所以会产生也许是基于“总之先聚集在一起”这样的想法吧。但是，我认为与会人员之间距离较远时，更是如此，应该通过发送文件来解决要办的事。
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也有人提议，“为了缩短会议时间，还是站着召开会议吧”。这个提议倒挺有意思的，但说真的，这个提议到底如何呢？如果是站着就能召开的会议，那还是不召开比较好。另外，如果像头脑风暴那样为了获得新想法而将大家聚集在一处，反而会取得相反的效果吧。
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大藏省的时间——会计局的会议
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说起大藏省的会议，大家也许会想到讲究排场的形式性会议吧，但让我吃惊的是会计局（负责预算的部门）会议的简捷。会计局会议只由次长、主计官（科长）、负责人三人进行也是常有的事。并且该项会议汇报简略，决断也极其迅速。这是因为时间限制比较严格，所以不能拘泥于形式。由于出席者被严格限制，与会过程中没有过多不必要的讨论，因此会议很快就结束了。
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为了和睦的会议应在讨论范围之外(3)。如果你将会议当作社交或者休息的场所，那就难办了，我希望你能在其他时间用其他方式进行交际。
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即便是联合研究项目，我也会把召开研讨会的可能降低到最低限度。从我的经验来讲，我认为有必要将大家召集到一起的只有如下两种情况：第一是在工作开始阶段的头脑风暴；第二是为了让大家遵守工作的最后期限，或者强制性地让大家阅读其他成员的论文的集会。除此之外的事情基本上能用传真或者电子邮件代替。
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（4）电子邮件时代的事务处理
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提升书面优势的技术进步
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在很长时间内，两地之间的联系都是通过书面形式进行的。由于电话这种即时通信手段的普及，在过去的几十年间，口头联系的优势得到提升。但当前的技术进步正朝着提升书面联络的优势的方向发展。
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第一，复印机的普及使文件的复制变得容易。由于复印机在口头联络中无法得到运用，因此间接地提高了书面的利用价值。
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第二，传真和电子邮件使针对遥远地方的文件的即时配送成为可能。由此我们就解决了采用书面联络方式的一个很大的缺点，即延时的问题。
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第三，文字处理机的出现，使复制、编辑、检索等工作变得非常容易。
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与这样的技术进步相对应，大幅度变革组织事务处理的基本方式的需求应运而生。
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