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如果是传真，我们就能够复印接收到的文件进行利用，但不能编辑。通常情况下，由于每项程序都规定了相应的格式，我们不能原封不动地使用复印的资料，因此，我们仍然需要重写的时间。实际上，由于这种事务上的程序，我们要抄写好几份内容相同的文件，这种事是极其常见的。此外，由于处理部门的不同，提交文件的格式也有所不同。因为文件的内容是一样的，所以我们完全是在做无用的工作。
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电子邮件——不再需要抄写
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在使用电子邮件和个人电脑的联络系统中，我们以这样的方式处理如上事务：
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·通过电子邮件接收会议主办方的通知。这份通知会作为电脑中的文件被立即保存下来。
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·从这个文件中剪切、复制关于会议日程的部分，加上若干说明文字，将其制作成新的文件，然后用电子邮件发给旅行社。
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·旅行社针对这份文件的回答以通过将航班、住宿地点、联系方式追加到日程表中的形式被转发回来。因此，就自动完成了行程表。
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·由于需要走组织内部的程序，因此要将所需的部分从行程表中剪切出来并复制，做成新的文件进行提交。如果需要纸质的文件，就将其打印出来。
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·复制行程内容并用电子邮件将其发送给会议主办方和旅费的赞助商。即使需要发送多次，也只需简单地修改一下内容就能做成新的电子邮件。
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·将行程表打印出来，然后夹在手账中。
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·由于需要将行程表留给家里以及相关人员，因此将行程表打印出来。
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由于以上工作都是通过电脑进行的，因此我们完全不再需要做“多次抄写内容相同的文件”的工作。
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也不再需要校样的校对
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如果是杂志文章或者书籍的原稿，那么“抄写”这个工作就会变成更费时、费力的工作。在以往的联络中，这项工作是这样进行的：
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a．将手写的原稿或文字处理机的打印件寄给杂志社或出版社。如果内容简短，就用传真发送。
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b．印刷厂按照出版社的要求，将稿件重新印刷出来。
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c．“校样”被送回，纠正错误。
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在这个过程中，b是相当繁重的工作，很费时间。不仅如此，c的工作对作者来说也是相当大的负担。这个工作在无法预测的某个时间点插进来，由此产生“中断综合征”。本来我们已经发送了正确的原稿，却被要求订正由于原稿的重新印刷所产生的错误，这个要求本身就是不合理的。
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相对而言，如果用电子邮件发送，就能简单地做成与原稿一样正确的校样。也就是说，不再需要b、c的工作。
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电子化所带来的事务合理化
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如果所接收的信息被保存在电脑中，我们就能非常高效地进行检索。人们就能从“拨开纸张寻找目标文件”这种愚蠢的工作中得到解脱。
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我在第三章的（3）中讲到，可能我们只为查找一个人的地址，就要检索相当于1000册本书的范围。这种乍一看效率低下的工作方式变得实用是因为电脑的检索速度非常快。即使只保存了所接收的文件，只要依靠文中的字符串，我们就能进行这种检索。
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电子邮件具有亲自书写性，并且能够让我们知道对方已经阅读过该文件，这确实克服了传真的缺点，但电子邮件最重要的优点是将文件处理纳入了电脑系统。
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因此，如果我们能将需要处理的大部分信息电子化，那么信息处理事务就能飞速合理化。也许有人会认为：“这项技术进一步发展将会导致白领失业。”但是，由此而多出的人员可以从事人力需求更高的工作。人不是复印机的替代品，人应该集中精力去做真正符合人自身特质的像样的工作。
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