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即便是联合研究项目，我也会把召开研讨会的可能降低到最低限度。从我的经验来讲，我认为有必要将大家召集到一起的只有如下两种情况：第一是在工作开始阶段的头脑风暴；第二是为了让大家遵守工作的最后期限，或者强制性地让大家阅读其他成员的论文的集会。除此之外的事情基本上能用传真或者电子邮件代替。
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（4）电子邮件时代的事务处理
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提升书面优势的技术进步
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在很长时间内，两地之间的联系都是通过书面形式进行的。由于电话这种即时通信手段的普及，在过去的几十年间，口头联系的优势得到提升。但当前的技术进步正朝着提升书面联络的优势的方向发展。
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第一，复印机的普及使文件的复制变得容易。由于复印机在口头联络中无法得到运用，因此间接地提高了书面的利用价值。
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第二，传真和电子邮件使针对遥远地方的文件的即时配送成为可能。由此我们就解决了采用书面联络方式的一个很大的缺点，即延时的问题。
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第三，文字处理机的出现，使复制、编辑、检索等工作变得非常容易。
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与这样的技术进步相对应，大幅度变革组织事务处理的基本方式的需求应运而生。
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工作的大部分内容是抄录
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大部分的事务性工作是“抄写”。因此，如果能提高这项工作的效率，就能在减少时间的浪费方面，具备很大的优势。
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如前文已提到的那样，如果我们在事务联络中使用书面形式，就没有必要在之后的事务处理中重复联络事项。如果使用电子邮件，效率将进一步提高。关于这一点，下面我用“用于海外出差的事务性手续”这一具体的例子来进行说明。
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在以往的使用纸和电话的联络系统中，这项工作是如下进行的：
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·会议主办方的通知以书信的形式寄来。
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·然后参加者看书信里面记载的日程安排，给旅行社打电话，咨询航班的座位情况、起飞时间。将旅行社的回答写在纸上。另外，委托旅行社预订宾馆，并记下宾馆的名字、电话号码等。
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·确定行程，制作行程表，这些工作都通过手动完成。
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·由于需要走组织内部的审批程序，所以还要填写几张表格。因此，就需要从行程表开始抄写。
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·给会议主办方以及旅费的赞助商写信，将行程抄写下来寄过去。即使是联络了好多次，也必须每次都抄写。
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·将行程抄到自己的手账中。
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·由于需要将行程表留给家人和此次出行的相关人员，因此要抄写行程表。
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综观上述程序我们就会发现，大部分的工作都是内容相同的文件“抄写”。
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如果是传真，我们就能够复印接收到的文件进行利用，但不能编辑。通常情况下，由于每项程序都规定了相应的格式，我们不能原封不动地使用复印的资料，因此，我们仍然需要重写的时间。实际上，由于这种事务上的程序，我们要抄写好几份内容相同的文件，这种事是极其常见的。此外，由于处理部门的不同，提交文件的格式也有所不同。因为文件的内容是一样的，所以我们完全是在做无用的工作。
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电子邮件——不再需要抄写
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在使用电子邮件和个人电脑的联络系统中，我们以这样的方式处理如上事务：
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