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就这样，挤压归档成了时间管理不可缺少的手段。作为将大脑中的短期记忆暂时保存在外部的手段，挤压归档极其高效地发挥着作用(2)。
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电话号码、名片、电脑文件、笔记也按时间顺序进行整理
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上述方法的基本原则有两个。第一个原则是“一个口袋原则”，即不按照文件内容区分放置的地方，而是把所有的文件都装入一个大口袋。如果是挤压档案，那么书架就等同于口袋。第二个原则是“按照时间顺序原则”，以时间轴为第一密钥将文件进行保存、检索。
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我将这种整理法命名为“超级”整理法。挤压归档就是将这个基本原则应用于纸质的文件、资料等的方法。超级整理法也适用于其他对象。
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·电话号码和住址 只要不是经常联络的对象，我们就把他们的电话号码和住址写进日程表。另外，不要按照名字或组织保存名片，而应该按照时间顺序保存。只要在电话机旁边放一本大型号的笔记本，并将对方的电话号码写在这个笔记本上，就能自动做成符合超级整理法原则的电话号码簿。以上内容，我还在本书的第三章的一个小节“按照时间顺序整理的通信簿”中讲过。
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·个人电脑的文件 不要按内容区分软盘，而是按照时间顺序将所有的文件都放入同一张软盘里。当我们将文件保存在硬盘里时，也不要创建树结构的目录（文件夹）。此外，如果能给文件取个巧妙的标题，那么检索就会变得非常容易。
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·笔记 不要用卡片或者活页式手账，将不同内容写在不同的地方，而是应该按照时间顺序依次写满每一个位置，这样我们能够比较容易地找到。关于这一点，将在第七章的（4）中再次讲述。
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“超级”整理法的效果
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如果运用这样的方法，你就会发现如下的效果。
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·能够大幅度节省寻找文件和信息的时间。因为按照一般的整理法没有被适当处理的工作文件按照“超级”整理法被放到了容易取出的位置。
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·不再发生文件或笔记等丢失的情况。将搜索限定在一个口袋中进行即可。之所以会发生“文件到处找了好几天”这样的情况是因为我们无法限定搜索范围。如果按照挤压归档的方式整理，而书架上没有文件，就能证明文件确实是“没有”。一般情况下，证明“不存在”是很难的，挤压归档是做成这件难事的极其有力的方法。
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·判断文件是否需要扔掉会变得容易。虽然判断是否需要扔掉文件比较难，但只要过了一定的时间，这件事就会变得容易。我们按照挤压归档进行整理时，如果放在右边的信封在一段时间内一次都没有使用过，那么这些文件已经失效的可能性就比较大。
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·即使要保留旧文件，由于该文件会被挤压到右边，我们在检索文件时，也不会产生障碍。如果按照分类方式进行整理，旧文件就会变成干扰，检索的效率就会下降。
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·因为能以最少的时间和精力来维持，所以即使很忙的人也能边工作边运筹管理。
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（2）挤压归档的Q&A
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总之先着手去做
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关于挤压归档，我收到了各式各样的疑问。因此，在这里我要讲一下挤压归档的Q&A。另外，有时我也觉得，在杂志等介绍的文章和评论中，并没有恰当地传达挤压归档的宗旨，在此我想做一些补充。虽然这些在《“超级”整理法》中有所记载，但不知是不是强调不足的缘故，也存在没能被读者很好地理解的地方。
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首先，有很多人反映：“我认为这是个很好的方法，但始终无法开始尝试。”这是不应该存在的情况。着手去做并不是什么难事，而且做这件事也基本不需要准备。按最低限度来说，我们甚至不需要信封，只要把办公桌上堆积如山的文件纵向排列就好。我们需要的只是丢掉“对不分类产生的恐惧”。
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总之先着手去做很重要。在第二章的（1）中所述的“出发之际的拙速原则”也能适用于此。我们没有必要着手已经整理过的文件。只要从新收到的文件和已经使用过的文件开始就行。也就是说，只要从工作文件开始保存就行。新资料才是重要的。很多人都从不再需要的旧资料开始整理，我们应该把这个顺序颠倒过来。
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（我的书房和研究室整体上相当杂乱。但是，只有收纳挤压档案的书架和办公桌总是收拾得很整洁，它们才不会成为工作时的障碍。整个房间的收拾等到有时间的时候再做就好。）
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“无法开始尝试”的人会想着“首先我要创建一个井然有序的体系”，而后再摆好架势。正因为他们意气风发地想要全面改革文件系统，所以才不能开始。这背后存在这样的认识：信息是比较重要的，要永远保存。然而事实上，现在大部分的信息都是流动且会消失的，也就是说信息是具有一定寿命的、流动的。
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在很多情况下，信息的重要程度及其定位，是我们一开始获得这些信息的时候所不清楚的。在处理这些信息的过程中，我们才会逐渐明白。因此，我们应该先将信息在统一的范围内按照时间顺序进行保存，等有时间的时候，再根据需要进行分类，除此之外别无他法（“按照时间顺序整理的通信簿”之所以比较方便也是同样的缘由。我们往往在一开始并不知道通信簿中的某个人有多重要）。从一开始就非常清楚地知道该把信息分到哪一类并保存起来的是日常工作的场合。
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“超级”整理法是这样一种机制，即“总之先着手，在做的过程中就逐渐形成了一种秩序”。上智大学的渡部升一教授评论道：“‘超级’整理法是这样一种方法，即越是继续整理，范围就越会缩小，最后形成一个系统。”(3)
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