1702311999
1702312000
有相当多的人虽然认可挤压归档的有效性，但他们会认为“先做一个粗略的分类，然后再按时间顺序进行整理比较好”。这是将内容分类作为第一密钥，将按照时间顺序整理作为第二密钥的整理方法。
1702312001
1702312002
乍一看，似乎这样更合理。我自己也在相当长的一段时间里都采用这种方法。但是，从我的经验来看，这个方法不行。即便是对于“事务文件和资料”这种粗略的分类，有时我也会困惑到底应该放到哪个信封里。在这种情况下，思考应该把文件分到哪一类这个问题本身就令人心烦。挤压归档的特点就是“什么都不用想，只要按最新顺序放置就好”。这也与在第七章中所述的工作记忆的限制有关，是比较重要的一点。
1702312003
1702312004
另外，如果将内容分类当作第一密钥，我们就很难扔掉过时的文件。因此，我在《“超级”整理法》中，曾多次强调“不应该采用这种方法”。
1702312005
1702312007
信封的标题
1702312008
1702312009
“给信封写什么标题比较好呢？”这样的提问也非常多。
1702312010
1702312011
针对这个问题，我的回答也比较简单——只要写上日期，之后怎么做都行。也可以只写上“未处理”，完全不需要一贯的规则。在实行的过程中，我们就会渐渐明白适合自己的标题是什么样的。
1702312012
1702312013
看一下手头的信封，比如，有个信封的标题写着“超、要返”。这个信封里装着还没有回信的《“超级”整理法》的读者来信。其他人看到这个标题，也许不会明白这个标题的意思吧。但要看的人是我自己，因此只要我自己能懂就可以。与电脑不同的是，即使是模棱两可、非固定格式的标题，人也能看懂。相反，即使你起了一个有序的标题，也不一定能提高检索速度。
1702312014
1702312015
“必须按一定的规则起个规规矩矩的标题”，这也许是很多技巧书所带来的弊害（电脑不会产生这样的问题。如果不事先确定合适的规则然后再起标题，检索就会变得麻烦。相反，如果标题起得好，检索就会变得非常快）。
1702312016
1702312017
文具制造商也曾提议：“我想制造贴在信封背面的标签，以便更容易看到标题。”但这也是不需要的。给每个信封贴上标签，如果要做这项工作，我们就不能立即收纳文件。这个想法的背后也有将信息看成库存品的想法——贴上特殊的标签并妥善保存起来，这种想法与“超级”整理法完全相反。
1702312018
1702312019
在“超级”整理法中比较重要的只有“一个口袋原则”和“按时间顺序原则”这两个原则，其他的都是微不足道的小事，甚至使用信封都是小事。极端地说，小事就是“怎么做都行”的事。只要准确把握原则，具体的操作方法可以根据每个人的情况发生变化。
1702312020
1702312022
一旦使用，不会打乱时间顺序吗？
1702312023
1702312024
在挤压归档中，使用过一次的文件不会放到原来的位置，而是按最新的顺序（左端）放置。我也曾有过这样的提问“这样一来，时间顺序不会被打乱吗？”严格来说，确实如此，我们可能需要重新标上日期。
1702312025
1702312026
实际上，即使不这样做，也不会带来不便。虽然写上日期是为了明确“从这儿往右没有”，但其实再次使用的时候，时间顺序会或多或少地被打乱，检索文件并不会因此遇到阻碍。这是因为与标题的情况一样，人具有对模棱两可的信息进行判断的高度信息处理能力。
1702312027
1702312029
难以扔掉文件？
1702312030
1702312031
也有人认为“虽说应该扔掉文件，但我怎么也做不到”。他们之所以会这样认为，似乎是因为他们把“挤压归档”理解为要自动扔掉在挤压归档过程中放在右端的信封。当然，这是一种误解。事实上只要有空间，可以把文件保存到任何时候。“应该把文件保存到什么时候？”这个判断仅仅是由空间的限制所决定的。
1702312032
1702312033
“扔掉某份文件的第二天，又发现还需要用到这份文件”，这是“墨菲定律”之一。这对任何人来说都很恐怖。因此，文件才难以被扔掉。不过比起这个，我倒更想批判“市面上能看到的文件整理法虽然都强调扔掉失效文件的效用，却没有提出具体的操作方法”。
1702312034
1702312035
挤压归档逐渐成为一种机制，它能有效利用“一定时期内不使用的信息，其不再会被用到的概率比较高”的法则。也就是说，如果需要扔掉文件，我们可以从右端开始选择。但是，如果有空间，文件也可以一直保存着。
1702312036
1702312037
值得注意的是，扔掉文件也不一定要从右端开始。实际上我们尝试一下就会明白，在到处搜索所需的特定的文件的过程中，发现了已经不需要的文件，然后将其扔掉，这种情况相当多。按经济评论家德久芳郎氏所说的适当的命名来说，就是随时“整理信封的顺序”。
1702312038
1702312039
我的失败——大藏省中的文件管理的实况
1702312040
1702312041
“扔掉文件！”这是很多贤人的建议。赛姆勒说：“回想一下通用汽车公司的传奇性领袖艾尔弗雷德·斯隆的话‘扔掉这个，我可能遭受的最坏的结果是什么？’”并且，赛姆勒鼓励道，“只要结果不是开始颤抖，或者出冷汗，或者呼吸急促，就放心扔掉吧。”①
1702312042
1702312043
但是，一定不要忘记，组织的高层是一些得天独厚的人，他们有资格问“那个资料怎么样了”。大藏省的某个上司夸口说“我不带文件”，会议一结束就把所有的资料都还给了部下。作为需要听从指令的部下，这时如果他们不慎将资料扔掉，就会陷入困境。
1702312044
1702312045
在国会的预算委员会上，坐在政府委员席的最前排的局长回头看坐在后面的科长。科长回头看站在后面的我。我一回头，只有墙壁。即使现在想起来，这依然是让人汗毛直竖的瞬间。
1702312046
1702312047
①李卡多·赛姆勒（Ricardo Semler），冈本丰译，《赛姆勒主义》，新潮社，1994年版。
1702312048
[
上一页 ]
[ :1.702311999e+09 ]
[
下一页 ]