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关于生产率的文章写得时间久了，我就会接触到很多有趣的数据。近期看到的一个数据是：根据Accountemps公司（一家数据处理公司）在2013年进行的一项调查，有39%的人力资源专家认为周二是一周之中最有效率的一天，而认为星期一最有效率的则只有26%，差距较大。（作为参考，拼接画项目中的女性在周二比周一工作的时间长一些，分别为8.8个小时和8个小时。）
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我自己则是支持周一，于是与相关人员进行了讨论。第一，我了解到人们倾向于在一周的第一天安排很多会议。事实上，周一早上的员工例会是很多办公室的标准程序。如果周一整天都有会议的话，那么你在周二之前是无法开始真正的工作的。第二，由于人们在一周的后半段就会松懈（只有3%的人力资源员工认为周四或者周五是一周中最有工作效率的日子），因此周一就成为追赶进度的日子，你会在这一天把上周没有来得及做完的事情搞定。最后一个原因是，人们总是等到周一才去思考他们需要做些什么，以及在接下来的一周做些什么，这是最严重的问题。有一位女士告诉我说：“我的客户总是在周一打电话说‘我需要额外的人手帮忙’，但他很少会在周五打给我，周五才是安排下周一工作的时间。”
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所有这些都指向一个被错失的机会——我们倾向于按照一个个星期来构建我们的生活，而由于周五对于绝大部分人来说都是一个工作周的结束，到了这一天，我们就会很自然地处于一种放慢速度的状态，工作效率也比平时低一些。如果你再不抓住周一的话，那就只剩下3天去搞定工作。所以，这就意味着你需要充分利用每一个小时的工作时间。
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要抓住星期一，而且在生活有一些混乱的时候仍然能通过计划保持专注，一个关键性的突破就是要意识到时间管理就像是下象棋，而象棋大师总是会提前想好几步棋。
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你可以提前做好下一周的计划。我以前是在周日晚上做计划，但是在采访效率专家大卫·艾伦时，听到他的客户大都是在周五做计划，我也决定换到周五。我真是太喜欢这个方法了。我的大脑并不是很愿意在周五去开始一个新项目，但是去思考这个项目应该是什么样的，我应该在下周预留哪些时间却没什么问题。我会仔细考虑我的工作和个人事务的优先次序，然后把时间在日程表中预留出来。如果我需要去见某人，我可以在周五下午发个邮件，这样可以在下午结束工作之前收到回音，确定好下周的日程。另外，如果是在周一才做计划，那么周一焦虑症会影响到我的周末时光。
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提前做计划意味着你可以按照工作目标来分配时间。在着急赶制出来的每日待做事项清单里，你很容易就会把重要但并不紧急的事情放得越来越靠后。你不是非得去找新客户，所以你没有去做。你把时间用在处理现在那些棘手的客户身上，这样是没问题的，可直到这些客户消失了，你需要新客户了，然后突然间，你就得去争抢了。如果提前计划的话，你就能够在日历上标出重要任务，并且找出自己需要做哪些准备或计划。
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我不喜欢错过最后期限，我总是喜欢把最后期限当作一种承诺。在我刚刚生了小儿子之后没几天，我就向编辑递交了一本新书的手稿。我在预产期到来之前的一段时间就完成了书稿的大部分内容，然后把润色的工作留在最后一个月来做，而我知道生产后工作可能随时都会被打断，所以我能够提前安排好计划。
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向前看让你可以处理所有类型的“已知的不可知之事”。2014年的2月和3月是美国东海岸那一年下雪最严重的月份。所以，在3月结束之后，我在自己的日志里就写下了这样的记录：“为雪天做准备。”如果你知道有一场大的暴风雪就要来临，那就可以假定学校很可能就会关闭，你就可以提前做出适当的计划安排。你可以把一些优先级别比较低的事情调整到以后再做，在风雪到来之前先完成那些优先级别比较高的事。
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即使你没有孩子，或是你的伴侣全权负责孩子的事情，这种思维模式对于推动事情的进展也是有帮助的。很多事情都可能出问题，而有些事情则几乎一定会发生。再举一些关于已知的不可知之事的例子。在冬天，一些员工会染上流感，你不知道这个比例会是多少，但你可以相当肯定它不会是零，就算你已经付钱让他们都去注射了流感疫苗也是一样的。大型企业通常都不会太过于依赖某个人，其中一个原因就是它们需要这种灵活性去处理这种现实中的突发事件。
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“提前计划”则意味着生活还是会时有纷乱，但是我们也可以做出一些改善。阿丽亚·基特纳瓦，在纽约州的罗切斯特工作有两个女儿。当她开始记录时间日志的时候，刚刚去一家新公司上班。当时，连续的雪天让积雪堆积如山。在那个周一的晚上，有一条记录写道：“学校明天放假，初步计划在上班的时候送女儿去我妈妈家。”第二天她很早就起床，开车去了健身房，但是当她从那里出来的时候，发现天气状况恶化了：“7:45分回家，路上隐患重重，在一个红灯处停不下来，冲了过去。当时我就决定不送女儿去我妈妈家了。回到家，我就问丈夫能否和自己轮流在家照顾女儿。”她先去上班，然后调整会议时间，为在家工作做准备，并且为电话会议做准备。她还为在家工作的下半天时间里，安排女儿在她进行电话会议的时候看一部电影。
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象棋大师知道自己的棋要怎么下。
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策略二：做有意义的工作
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也许你也曾经遇到过这种情况，当你跟别人说起自己的工作时，听起来好像你在做一件非常有意义的事，然而当你审视自己到底是怎样度过每一天的时候，就发现你只花费了很少的一点儿时间在那些很重要的事情上。有一位医药研究者就提到了她所遇到的这个问题，她感到自己有些“懈怠”，而在她追求卓越的人生中，那根本就不是她应该有的状态。她的第一个想法就是去埋怨两个年幼的孩子带来的麻烦，但最终她意识到：“我缺乏动力的根本原因是我不喜欢目前正在做的事情。”
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她喜欢科学，“但是我是在处理一些行政上的杂事，我不喜欢数不过来的会议、越来越多的邮件和电话。我很难专心致志地去做这种事务性工作，但是把同样的心思用在分析数据上，就没有问题”。
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之后，她解决了这个问题，方法就是提前几周做好计划，“确保计划中的每周都包括一定量的科学工作”，比如说数据分析、实验、阅读文献，或是和同事讨论一些实验结果。
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很多人都经历过这种工作重点的偏离。行政和辅助性工作是必要的，但是这种事情如果做得太多，那么这份工作就会显得没什么吸引力了。在一些极端的情况下，你可能会辞职去找一份新的工作，但如果深层次的原因是优先次序的问题，那么最终你还是会陷入这样的状况之中。
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你可以试一试重新爱上你的工作，比如，安排时间去干些实事。正如那位医药研究者在几个月之后告诉我：“我现在会在工作周里为每一个项目预留一定的时间。当没有什么困难的数据需要分析或者是跟那个项目有关的邮件需要跟进的时候，我会阅读一些最新的研究文献，和同事们聊一聊可能的合作，或者用更有创造性的方法来分析那些数据。”这种深层次的科学工作，正是她最初选择自己职业的原因所在。
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机会就在于通常你也是因为某些原因才选择了现在的职业，而且很可能归结于在这种职业中找到了某些吸引人且有趣的方面。我从来都不理解那种对专业追求的暴躁评论的基础是什么——“你可不是来享受的！这就是为什么人们叫它工作！”带着这种心态的人将会以一种令人厌烦的方式来度过人生，浪费掉很多可以成为快乐源泉的时间。当我们完全被自己的工作所吸引，深层次的快乐就会到来。当我们做着一些并不容易、但仍然可以掌控的事情，我们能够看到一点一滴的进展，就会发现工作本身的快乐。对于我来说，编辑书稿能让我找到这种快乐的感觉。我会专心致志地修改文稿，直至达到想要的效果。
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德兰·贝恩女士为自己的家族企业工作，销售约翰迪尔品牌的建筑设备。她管理着很多员工，而且希望能够在他们有需要的时候提供帮助。她的时间日志里包含数量惊人的员工谈话（见表4–2），但她也希望能够找到一些时间来集中精力思考。我注意到，在周一、周三和周五，当她不需要在早上送孩子们上学时，她会在7点前到达办公室。她的日志显示她在处理邮件，这是我们开始工作的一个常见方式，但处理电子邮件并不是利用早上安静时光的最好方式。所以，我建议她去咖啡厅用一个小时来思考业务发展战略。
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“要事第一”的真实意义在于，利用你精力最充沛、思维最活跃的时间来处理这些事情。你应该把最重要的工作和效率最高的时段结合起来。把其他的事情放在一边，把重要的事情集中在一起处理，不要把实事丢到辅助性工作都完成以后、剩下来的边边角角时间里去处理。
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表4–2 德兰·贝恩的时间日志
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