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“要事第一”的真实意义在于，利用你精力最充沛、思维最活跃的时间来处理这些事情。你应该把最重要的工作和效率最高的时段结合起来。把其他的事情放在一边，把重要的事情集中在一起处理，不要把实事丢到辅助性工作都完成以后、剩下来的边边角角时间里去处理。
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表4–2 德兰·贝恩的时间日志
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当然，如果你已经有了家庭，那么你就没办法自行利用最有效率的时间。在阿丽亚·基特纳瓦的日志里，某天下午有这么一个小亮点：“我在下午4点之后会进入很高效的状态，但这个时间则是我整理东西、接女儿放学然后准备晚餐的时间。”如果早上6:30分至8:30分对你来说是效率最高的时段，但你又要负责送孩子们去上学，那么过了这个时段你才有机会开始工作。
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我们不应该把这些问题都怪罪到家庭上。有很多公司会在团队成员最有效率的工作时段里安排毫无意义的会议。所以，不要掉入阻碍我们在安排日程时将工作与个人生活结合在一起的24小时陷阱。与丈夫相比，基特纳瓦的办公室离女儿们的学校更近一些，所以通常都由她去学校接孩子们放学。当我问起她如何处理自己的最高效时段（下午4点以后）这个问题时，她说：“我丈夫会在每周三下午接女儿放学，因为我要进行铁人三项赛的（夜间）训练，这样我就可以在办公室工作到下午6点。此外，我会在周五下午3点接女儿放学，送她们去我妈妈家，然后再回办公室工作到下午6点甚至更晚一点儿。这种安排能够让我每周有两天能够心无旁骛地工作。”
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策略三：指导他人
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很多参与拼接画项目的女士都是从事管理工作的。管理工作中有特别多的会议，而且你要花费大量的时间来应对人际关系。正式的会议通常都有一个缺点：它们会在预定会议时间以外占据你的精力。在会议开始之前你会想着它，在等待会议开始的过程中，你也无法去解决任何重大问题。你可能正准备解决某个棘手的问题，但是日程表提醒你将有一个电话会议，你只能停止考虑那件棘手的事情，为电话会议做准备。
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你可以把正式会议留给那些需要做大量准备工作并且要做出重大决定的事情，然后寻找有创造性的方法建立一对一模式来把时间投资于人本身，而不是让会议瓜分掉你的时间。
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莫林·苏利文是美国在线网站及其生活品牌的总裁，她的孩子刚刚学走路。她告诉我，她与团队成员会在她们从一栋办公楼走到另一栋办公楼的时候，在路上进行工作讨论。这种迷你会议已经成为她的一个了解工作进度的绝佳时间。德兰·贝恩和她的父亲一起工作，她的日志中显示他们会一起吃午饭，作为培养亲密关系的方式——这种关系不仅体现在私人层面上，也体现在职业层面上。我不会建议说“永远不要自己吃饭”，如果你是一个比较内向的人，那么中午的独处可能就是解压的最佳时机。但是，当你在办公室工作的时候，叫同事和你一起喝杯咖啡是一个很好的交流方法，能够达到跟一个正式会议一样的效果，而且无须付出太多精力。
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顺便说一句，这种短暂的一对一时间是进行指导的绝佳方式，而“指导他人”也是人们只要有时间就会愿意去做的一项活动！
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劳瑞·格里姆彻是一位免疫学家，也是纽约康奈尔大学医学院的院长。当我为《快公司》的一个专栏采访她时，她说，指导他人是“我最重要的工作”，因为她正在努力培养年轻医生。几十年前，她也是这样认为的，当时她的孩子还年幼，并且她正在哈佛大学建立一个研究实验室。
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她最大的体会就是：指导他人并不是一项慈善活动。任何人都不可能无所不知，不再需要其他人的帮助。如果你准备指导他人，那么在你职业生涯的早期进行指导会比较有效率，因为你自己也是新手，所以你所指导的人可能会成长很快从而促进你的发展。以格里姆彻的例子来说，她在早年指导的一些年轻科学家已经成长为中坚力量。
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时间是有限的，你必须讲究策略。谢丽尔·桑德伯格在《向前一步》中就写道，明智的导师“根据表现和潜力选择自己的门生”。她认为这其实代表我们正在把错误的信息传递给年轻人。“我们需要停止告诉他们‘找一位导师，然后你就能够超越其他人了’。相反，我们需要告诉他们‘超越其他人，然后你就能得到一位导师’。”事实上，因为时间是有限的，所以你非得有所偏爱不可。如果某个人既聪明又肯干，那就好好指导他。你可以定期查看他的进度如何。准备一份常见问题答复清单，当有人请你一起出去时，就把清单发出去。如果某个人之后再进一步提出特别的、有想法的问题的话（绝大部分人不会），你就可以重新评估，然后为他安排一个电话交流。