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塞德希尔·穆来纳森和埃尔德·沙菲尔在其2013年出版的《稀缺》一书中，使用了“余闲”（Slack）这个字眼儿来描述这种没做任何安排的时段。时间和金钱说到底都是有限的，预算有限的人去商店买东西就面临着艰难的选择。如果牛奶的价格上涨了，那么他就要占用一些本来准备买其他东西的资金来买牛奶。
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同理，过于繁忙的日程安排会阻碍新的机会。比如你正在努力赶上项目的最后期限，这时来了一家媒体想要采访你，那么你怎样也无法两者兼顾。但是，如果你在日程表里安排了余闲时间，你就能做到。
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在日程表中留出这样的余闲时间也不是件容易的事，特别是当有很多人要求得到你的关注时。如果你将搭乘夜班飞机去欧洲，那就告诉那边的团队，你不可能一下飞机马上就开会，你可能要预留一些时间来洗个澡、睡上一个小时或者去健身房运动一下。我到现在仍然在使用那种小小的纸质记事本，其中一个原因就是它能让我直观地看到某一天的日程是不是已经排得太满了。电子日历可以让你以15分钟的间隔来记录一天的安排，但我的小记事本在一天当中安排了五六项事务之后，就再也没有地方可以记下约会内容和电话号码了——这就是一个信号，让我明白需要把事情安排到其他日子。
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有一些女性告诉我，她们用一些严厉的措施为自己的职业生活留出余闲时间。当克里斯特尔·佩因在几年前的经济危机时期开设“省钱妈妈”网站（Money Saving Mom）的时候，她的业务发展得非常快。有一段时间，网站每天都有发展，新的广告商和潜在的联营企业都在不断地占用她的时间，更别提那些会议组织者和出版商了。当时她没有任何雇员，而且还在家养育年幼的子女，这导致她无法正常工作。“我还记得每天晚上10点，我还要看一看自己还有哪些事情没有做。”在采访中，她告诉我：“那种日子太不健康了，我经常通宵加班，到了早上还要按时起床。我忘记了该怎样放松和休息，整天就像打了鸡血一样。”她总以为搞定这个项目就可以多些时间喘口气，但是“对于刚刚启动的生意而言，事情从来都不是这样的，总还有更多的事情等着你去做。我花了几个月的时间，最终意识到这样下去的话，情况永远也不会变好。如果我要把这项事业长久地做下去，我就要退后一步，做出更好的选择”。
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她的解决方法是什么呢？在接下来的6个月里，她开始确定哪些工作她可以外包出去，然后思考如何发展自己的业务。
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毫无疑问，这是一个不错的平衡。女性通常倾向于对所有的事情都说“是”，已经有无数文章建议女性学会说“不”，这的确是有一定道理的。但是，我也发现有时我们太轻易说“不”了。我曾经听过可口可乐全球品牌创意中心的高级副总裁温迪·克拉克在加利福尼亚的决策者会议（MAKERS Conference）上的发言。她说当年可口可乐公司来找她的时候，起初她认为自己没办法接受这个机会。要知道，她是三个年幼孩子的母亲，她怎么可能接受这么重要的职位呢？然后她试着询问了她的家人，她的丈夫让她重新考虑一下。结果，她接受了这个职位，而且做得很好。
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有时候，对接受一份新工作这样的大事说“是”是明智的，负担太重的原因是你对太多的小事说“是”。这时候你的负担会越来越重，不仅不想再接受大的事务，而且看不清楚那些小事其实并不重要。你并不需要把自己的每一分钟都填满，如果有些事情只是占用了你的时间，那么这件事可能就不值得花时间去做。
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改变你的思维模式
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我认为，人们在工作上所寻求的很多有关时间管理方面的建议都是被误导的。在职场上，电子邮件和各种会议就占满了我们所有的时间，而管理这些工具的关键就是改变你的思维模式。
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我收集了一些会议管理的策略，其中道格·莱莫夫的《教无不胜》这本书讨论了老师如何保持学生的专注度，并帮助他们取得最好的成绩。书中的道理对于成年人也同样适用。首先，每节课都要有一个主题，一个好老师会让学生们提前知道他们在这一节课上将学到哪些知识或者技巧。提前分享学习内容是对学生的时间的尊重，也可以让他们集中注意力。其次，好老师会对课程做非常充分的准备——不仅是计划好他自己每分钟要做什么，而且包括计划学生们每一步要做什么。此外，好老师不会让任何人走神儿。他们会不时对学生进行突袭式提问，有效地控制课堂节奏，并让每一个学生都保持思考。
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同样，所有的会议都需要有一个目标。为什么大家要聚集在一起？如果开完会之后没有任何改变，那就没有理由召开这个会议。明智的会议组织者会预想会议的参加者坐在会议室里的每一分钟都会做些什么。如果你要做一个演示，很明显你会全面地考虑自己准备做些什么，而且让每一个参会者都清楚你想让他们思考些什么以及做些什么，也同样重要。他们是不是应该对你的观点提出异议？你是否想让他们对你的演示风格提出反馈意见？此外，主动向参会者提出问题也是一个很棒的选择。试着问一问那些从不主动开口的人有什么想法。随机地发问会减少人们在桌子下面自顾自查看电邮的做法。
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说到电子邮件，我要提醒大家：不要对处理收件箱投入太多精力。对于初学者而言，这会消耗很多时间。海伦·福克斯是世界自然基金会的海洋科学主管。在做时间日志记录的那周，她曾经试图达到所谓“收件箱清零”的状态。她按15分钟为一档来进行记录，这样我能看到一行接一行的“清零”字样和一个数字。当她在周三开始记录日志时，她处在“清零（–450）”的状态，收件箱里尚未处理的邮件还有450封；在周四，变成了400封邮件；周五，还有275封；在下一个周一，未处理的邮件又达到了300多封。于是，她努力在人们还没来得及对她发出的一大堆回信做出回复的时候，把这个数字降低到了“清零（–20!）”，而第二天这个数字又回到了“清零（–50）”，之后就再也无法继续了。
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与此同时，福克斯的生活中也发生了很多特别棒的事情。在科研工作之外，她做了瑜伽，还和丈夫外出了一次。但无论如何，她处理电子邮件的时间在那一周的39个小时工作时间中占了10个小时。
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一年后，她告诉我她已经“完全放弃”试图处理所有邮件的做法。这是一个漫长的过程，但是在持续记录时间日志以及一位职业规划师的帮助下，她决定用一种并非以邮件为基础的方式来安排自己的职场生活，相反地，她会关注其他有关产能和效率的指标，比如：“哪些是我的大项目？我本周的目标是什么？”要达到这些目标，她“还是会写邮件，但变成是我来设定自己的日程安排，而不是由不断出现的邮件来决定”。她曾经跟自己说过：“只要我能够把收件箱清零，我就可以一直保持清零状态——但这从来也没实现过。”
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说到电子邮件，很多人都是在错误的思考模式下来运用这个工具的。确实有很多有用的信息是通过邮件发送给我们的，所以我们把收件箱当作一个任务清单，就像必须把洗碗机里的碗碟全部清洗完一样来对待它。但这种行事方式的内在动力其实是被误导的，因为收件箱不管是不是已经被清空，都不会影响它的有效运作。
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实际上，任何被放置一周左右的事项，要么就消失了，要么就会在随后的信息或者电话中再次被带到你的面前。
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如果你希望保持高效，那么你需要考虑的最佳问题不是你的收件箱里是否还有什么事情没有处理，而是你是否在解决最重要的事情。你是否在解决你需要马上解决的问题。
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真正的收件箱管理方法意味着我们要为有意义的事情留出空间，并且会处理好邮件。请记住：你的收件箱还会变满，你用来清空邮箱的时间却永远都追不回来。
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仅用节约时间的方法无法获得你想要的生活。按照自己的意愿来塑造生活，时间就会自然而然地被节约出来。认识到这一点，就是成功的关键。
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时间管理手账 [:1702313066]
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时间管理手账 第二部分 家庭
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