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每天节省2小时 引言 时间管理的第4个维度
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关于如何才能有效地处理巨大的工作量这个话题，人们已有很多观点。你是否早已厌烦了一些旧观点，总想找找有什么新的见解？然而，许多作者依然是在旧观点的基础上添加自己的理解，而不是寻找新的观点和策略。
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1996年，美国赫兹（Hertz）租车公司开始提出疑问：为什么经理们总是向公司抱怨压力很大？公司发现经理流动率不断提高且满意度不断下降。然而，令人不解的是，赫兹公司的每位经理人手一本《富兰克林效率手册》（franklin Day planner），为什么还会有这种事情发生？要知道，在那个年代，除非你手里有本《富兰克林效率手册》，否则别人认为你的工作效率非常低。而且，谁的效率手册体积越大，人们就会以此推定其工作越有条理。
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我受赫兹公司之邀观察美国赫兹租车公司的一线经理，然后指出问题出在哪儿，并提出可行的解决办法。6个月之后，我向美国赫兹租车公司提交了我的报告。以下是该报告的总结部分：
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① 不应该让一线经理使用《富兰克林效率手册》。因为一线经理很少待在办公室，效率手册体积太大而且很笨重，无法随身携带，因此一线经理几乎不用它。
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② 我建议一线经理使用非常轻便的活页记事簿或单页纸，可以将其塞进后裤兜儿里，不仅携带方便而且更有用。关键在于，一线经理需要的是一种非常轻便的工具，否则利用价值就很低。当回到办公室时，一线经理就可以将自己的笔记和要做的事情记录在日历上。
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③ 当我问赫兹的一线经理，两天前他们都干了什么事情时，他们甚至都记不起来。这是因为只要他们接到任务就马上工作，很少记笔记。
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④ 由于一线经理预计每一天都“和往常一样”，因此他们每天制订的计划很不切合实际。我建议他们要搞清楚“和往常一样”的一天到底是什么样子的，并制订一个计划，充分利用“和往常一样”的一天。
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⑤ 由于计划制订得不切实际，因此计划几乎不管用。一线经理不得不加班加点以完成每天下班前就应该完成的工作。
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⑥ 我发现一线经理最大的问题就是授权。因为他们不知道为什么授权和如何有效地授权，因此授权几乎不管用，被授权者的信心也受到了打击。一线经理最终不得不自己完成任务、项目或报告。他们错失了所有充分利用自己时间和能力的机会。
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⑦ 由于一线经理几乎事必躬亲，导致工作时间越来越长。而且，由于他们在思想上没有对工作和生活加以区分，因此即便在家的时候，他们仍然想着工作上的事情。结果，他们就好像一直没下班，紧接着第二天又上班了。所有这些导致身体过度疲劳。这就是我建议一线经理每天都要让大脑休息的原因。
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虽然美国的企业规模已明显减小，我们现在一个人承担了以前三四个人的工作量，但是，和几年前相比，我们拥有的技能并没有增加。每天花在工作上的时间越来越多。造成拖延的原因是压力太大。当一个人感到压力增大时，需要放慢节奏。
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经过多年的研究，我发现以下现象：近四五年来，工作效率正在降低（虽然根据美国政府对工作效率的评价显示，美国的劳动者的工作效率非常高）。究竟是劳动者的工作效率真的很高呢，还是他们拿着相同的薪水却付出更长时间的劳动呢？我认为是后者。
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本书旨在提出三个疑问：为什么你在做？你在做什么？你什么时候做？经过思考之后，你是否对每天碰到的任务或活动进行选择，抑或依旧墨守成规？你每天是在堆积如山的工作中挣扎，还是经过合理的判断有选择地做事？你越是着急，就越不可能作出合理的判断，而你就越不可能控制时间。
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我对时间管理的定义是：说话看场合，做事看时机。你的分析或思考过程是否合理？本书将告诉你如何开展合理的思考过程，这个思考过程会有效地帮助你完成更多的事情。
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本书的背景
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因为我认为人们使用的时间管理系统（比如outlook[1]、Lotus notes[2]或纸质的日历）没有问题，所以本书将主要介绍一些技巧、工具、观点和策略，让你无论在工作中还是在生活中，都可以取得立竿见影的效果。你将会发现，我并不是在向你推销一种价格不菲的效率手册或者电子产品。
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市面上到处充斥着这样的产品，有的产品可能也管用。而本书的作用，是使你当前正在使用的任何一种时间管理系统更为有效。为了更好地协调工作和制订计划，我推荐使用电子日历而不是纸质日历。
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由于传统的工作清单（无论是纸质的还是电子的）和效率手册在很长一段时间内没有真正地发挥作用，我建议使用一种总清单。早在1996年，我就率先提出了这个不同于富兰克林管理系统的工具。现在，越来越多的人推荐使用这种工具，这一理念逐渐广为流传。
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因为我们无法合理安排好“和往常一样”混乱的一天，传统的优化和结构化系统不太管用。所以，听过课程后，上班时“敷衍了事”（意味着他们根本就没有计划）的人数在飞速增长。这就是我向你介绍一种更灵活的管理方法的原因。
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目前，关于工作效率没有新的资料。大多数都是老调重弹，并不适用于当今的年代。问题的关键在于，虽然现在的人们每天做着相当于之前三四个人的工作，但仍使用着和工作量少、节奏慢的时候一样的管理工具。
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我向你介绍的这种新工具可以：
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① 缩短你的工作时间。
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② 提高你的工作效率。
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