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如果一有新要求，你就扔下自己手中的活儿，提问者会很满意，可这是对自己不负责任。两者之间的理想状态应该是50/50。虽然你推迟答复他的要求，但你可以和后面的类似要求一同批量处理，从而提高工作效率。
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每天或每周更新你的语音问候语
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马戏团团长每天或每周都会更新语音问候语，请来电者留下他们的姓名、电话号码和来电事由，并告知接听回电的最佳时间。他/她解释说，如果来电者留下语音信息，他/她回电话的速度会更快，并提供来电者需要的信息。这种策略还将大大减少回电的数量。如果不知道对方来电的目的，你如何判断回电的先后顺序呢？
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如果提问者仍然留下糟糕的信息，马戏团团长不必自己瞎琢磨，而应等待提问者再次打过来。这叫作“强化”你的要求。如果人们发现其他的行为对自己有利，人们则愿意修正自己的行为。难倒你想一整天抱着电话打个不停？
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你必须以身作则。当你给别人留言时，必须留下你的姓名、电话号码和事由，以及你希望对方回电的最佳时间。请记住：电话号码要重复一遍，而且别说得太快。
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提高邮件的质量
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你是否每天都会花时间试图搞清楚收到的电子邮件的原因和发件人意图？你是否收到过连主题都没有的邮件？马戏团团长学会了一件对自己有利的事：训练别人简洁明了地给他写邮件，从而节省自己阅读和回复邮件的时间。他要求别人：
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• 在邮件的主题一栏写明发邮件的原因。
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• 在邮件的前三行写明他们想要或需要办的事。
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• 邮件正文第一段的内容控制在2~3行，这样信息就会在outlook或Lotus notes的预览面板中显示出来（向对方解释，由于邮件太多，你不会每封邮件都打开看）。根据邮件主题和第一段的内容，你会判断打开和回复邮件的先后顺序。
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• 在邮件的主题一栏写明他们要求工作完成的截止日期（如果他们的要求有时间限制），这样你可以立即查看他们的要求。
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• 以项目符号或编号，而不是很长的句子和/或几段话来表述一件以上的事情或问题。这样可以尽早得到回复。你可以向他们解释，这样你可以节省时间，直接在每个编号或项目符号后写明你的答复。
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• 在邮件的末尾写明答复的最晚时间和缘由（紧急程度和重要性），这样你就可以准确地判断这些要求的先后顺序。你需要向发件人解释，如果他们按要求做，你会在较短的时间内回复其邮件；如果他们继续给你发糟糕的邮件，你回复邮件的时间将更长。
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你必须在给别人写邮件时先这么做，对方才会效仿。下一次，当他们点击“答复”键时，就会按照你的方式去做。如果想详细了解写作模型，请见第七章内容，第七章中你还会读到“PaDD”模型的相关内容。这将帮助你节省写作和阅读邮件的时间。
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技巧：
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拿起电话前，我也会用“PaDD”模型先整理一下思路。这个模型能帮助你在说话或下笔之前轻松快捷地整理思路，让你的意思表达得更清楚、更有条理。
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将要求转给合适的人
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你喜欢讨好别人吗？当马戏团团长接到一个自己专业范畴之外的要求，他会将它转给合适的人。他不会立即充当专家。寻找合适的人回答或解决问题，比你自己苦思冥想要容易得多。
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提升沟通技能
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马戏团团长具备出色的沟通技能。提高工作力的最快途径，就是表达明确详尽。这样不但能节省双方的沟通时间，还能解决问题和消除误解。
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当你写邮件或语音留言时，表达得含糊一些或许一开始会节省时间，然而，从长远看来，这会耗费你更多的时间。因此，在打电话或写邮件之前，你必须先制订好计划。制订计划总是会帮你节省时间。
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一次关注一件事——争取完成
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马戏团团长是一个“交通警察”。他每天都疏导经过其办公桌前的工作流。想象一个真的交通警察站在十字路口，示意从某个方向驶来的车辆驶过路口，而让另一个方向的车辆停在原地。
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现在，想象一下你每天是什么样子。你真的能指挥来自四个方向的车流吗？一次指挥一个方向的车流会更有效。试着将100％的专注力和注意力投入一个活动中。这样，你完成任务的时间将会缩短，犯的错误也将更少。在电话和电子邮件中任选一项，直到你完成其中一项之后，再进行另一项。
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