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5. 在每一笔记录之间空一行，以便添加注释和细节。这样也便于你快速查找具体细节。
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6. 填写电话号码、电子邮件地址时，使用双倍边距，用作清单右侧笔记内容的“快速查找”。你是否注意到，文具店里卖的大多数便笺本实际上就是记事簿？只不过这些便笺的边距只有1英寸，很不好用。
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7. 如果你必须用语音留言或发电子邮件，在记录旁边画个圈并打个钩。等你收到回电或回信时再打钩。这将让你变成一个“大嗓门儿的人”，你会拼命追问结果。如果快下班的时候你发现圆圈内还没打钩，你会再次跟踪结果。如果你对时间的要求很严格，可以每天至少跟踪一次，直到对方给你回电或回信，让你得到满意的回复。你这是在向同事传授你的做事方法——一直跟踪悬而未决的问题，直到他们给你回电或回信。你是在培训他们。
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8. 不要在你的总清单中设定优先次序。笔记要记得详尽而简短，以便你能一眼就分清优先次序。这样就能保证清单的灵活性，因为你每天的工作和相应的优先次序经常会发生改变。
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每当你完成一项任务，浏览一遍你的总清单，利用以下这些指标重新设定优先次序，并决定当前如何最好地利用自己的时间。这些指标包括：
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• 我还剩下多少时间可以利用？你希望填写的是10分钟、30分钟还是60分钟？
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• 现在我的精力如何？头脑清醒吗？（如果你精力充沛，你可以选择一项棘手的任务；如果你累了，发封电子邮件这种轻松的活儿或许更适合你。）
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• 根据你当前的时间和精力状况，从总清单中选择一项适合的任务。利用这一过程，每天你可以灵活地重新设定工作的优先次序。
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9. 如果要求有截止日期，将这个日期填写在“到期日”一栏的方框内，一旦有机会，就将到期日记录在你的电子日历中。
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10. 记录的第一个词要指明是什么活动。例如，发电子邮件给比尔，打电话给苏珊，拜访玛丽或支付账单。通过这个过程可以批量处理类似的任务。
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11. 确保你的总清单中除工作清单之外，还包括以下内容：
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• 谈话记录。
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• 想法。
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• 不能忘记的事。
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• 个人要做的事。
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• 任务的截止日期（添加到你的日历中）。
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• 包含行动要点（分开填写，防止遗忘）的会议纪要。
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12. 只有一张清单。一张清单便于管理。所有信息都包含在这一张清单中。大多数人常常有很多张活页纸或即时贴式的工作清单。但你的总清单必须非常便于携带，因为你要随身携带。你的大脑时刻处于“开通”状态。你永远不知道自己什么时候会灵光一闪，冒出一个伟大的想法。这种想法稍纵即逝。因此，不要家里放一张清单，办公室放一张清单。把两张清单合并为一张，这样便于管理。
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活动
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取出一张便笺或一张纸。花10分钟时间写下你脑海中的所有想法、不能忘记的事情或需要做的工作。不要遗漏你的个人生活事项。在每一笔记录之间空一行。今天结束工作或下班之前，在原有的内容中添加新的想法、电子邮件、电话号码和不能忘记的事情。
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说明：下面是一张总清单的样本，从中你可以直观地看到总清单的概念以及填写方法。
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总清单样本
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