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为了有效地使用电子邮件，你必须养成习惯。电子邮件让人既爱又恨的东西：我喜欢收电子邮件，但讨厌里面的内容。这好比坐过山车。每天下班前我都感觉自己被掏空了。在本章中，我们将会看到：
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• 如何控制电子邮件。
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• 如何使用outlook中的组织工具管理电子邮件。
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如何控制你的电子邮件
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以下是我常用的一些控制电子邮件的策略，通过这些策略，我每天能够减少收发邮件的时间。
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关闭电子邮件的通知功能，定期检查电子邮件
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在当今的工作环境中，电子邮件是最大的干扰之一。如果你的电脑一接到新邮件就自动发出通知，请关闭这个功能，特别是在“素食”工作期间。最好是能够全天关闭，定期检查邮件，或者也可以全天开着，但一个小时查收一次。
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我的纪律性很差。如果我一整天都开着电子邮箱，只要一听到邮件通知的声音，我就会马上停下来去看邮件。人习惯于后进先出原则。为了抑制这种冲动，我训练自己每小时查看一次电子邮件 ( 每小时的开头 )，上午和下午最多各两次，除非我在等一封重要的邮件。如果是这种情况，我会打开邮件通知窗口，以便知道收到了新邮件。
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关闭电子邮件的通知功能，每小时检查一次。当你检查邮件时，你就是马戏团团长。
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技巧：
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告诉别人，如果他们有一个事关时限的问题或要求，需要在一个小时之内得到回复，他们应该打电话告诉你。
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最坏的情况下，打开邮件通知窗口，当收到新邮件时，电脑屏幕就会弹出一条信息。你知道收到邮件就行了，可以继续干完手中的活儿。要关闭声音通知和/或通知窗口，点击“通知”按钮即可。
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案例研究
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电子邮件占据了埃德生活的一大部分。每天早上他做的第一件事就是检查自己的电子邮件。事实上，更糟糕的是，他在去办公室之前就在家里接收邮件。一晃就到了10点，他还没开始做任何事。
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接下来，每当电脑发出“叮”的一声，他就会停下手中的工作去查看邮件。而收到的信息却常常让他感到失望。（电子邮件让人既爱又恨。）当埃德回复了邮件后，其他人就会知道埃德收到邮件就会处理，于是他们就会发得更多。
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（好像他一旦打开了电子邮件就无法再关上。）他知道自己必须得做点儿什么。他要成为能够控制电子邮件的马戏团团长。他发现，如果自己关闭了电子邮箱，并定期检查邮件，成为马戏团团长就指日可待。
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当关闭了电子邮箱，并安排合适的时间检查邮件，埃德每天能多腾出一个小时工作。
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如果你必须先检查电子邮件
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将电子邮箱的界面设置成预览窗口，这样你就可以看见邮件的主题和邮件正文前3~4行的内容。点击“视图”→“自动预览”。通过这个功能，你将快速浏览电子邮件，判断早上应该最先该给谁回邮件。我没有时间看完邮件的全部内容再判断其优先次序。立即删除垃圾邮件，减少邮件数量。
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技巧：
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在每天开始工作的时候，你只需在电子邮件中寻找“素食”工作，即那些需要在当天完成，且对方已说明重要性的工作。如果没有重要的电子邮件，将其放进你的总清单中，稍候再处理，或者直接删除。
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你必须让发件人在邮件的主题一栏写明他们发邮件的目的，并在邮件正文的第一段写清楚他们需要你做什么工作和明确的截止日期（在第2章曾讨论过）。你会选取并回复一些最重要的邮件，然后关上邮箱。
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利用你前一天晚上在日清单中记录的6项任务，对邮件进行过滤，判断邮件是不是重要邮件。如果邮件的重要程度比不上清单中其他工作，在下一次检查电子邮件的时候再回复。这样，你就可以从电子邮件中脱身，快速开始“素食”工作。
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批量处理电子邮件
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如果每次只做一件事，你会更节省时间。通过定期检查电子邮件（比如一小时一次或一天四次），你可以集中精力处理电子邮件，更快地完成工作。这样，你才能真正做到每次只做一件事，回复电子邮件的速度也将有所提高。
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