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利用在线日历，安排你要参加的会议、预约以及你为了准时完成某些重要的项目空出的时间。这样，别人就会了解你什么时候有时间，什么时候适合召开一项会议。
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利用电子邮件系统管理电子邮件
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无论你使用的是Lotus notes、outlook还是groupWise（novell公司旗下的邮件系统），这些工具都可以帮助你节省大量的时间。关键在于，每周你应该学会如何使用一种新的工具并真正将其用到实处。短期内你可能会多花点儿时间，但从长远来看，可以达到事半功倍的效果。
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这些工具可能藏在Lotus notes、outlook或groupWise不同的工具栏里，但简单易懂的使用手册将会为你详细讲解如何使用这些策略。以下介绍一些易于使用的工具和策略，让你每天都工作得更加轻松。
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关闭你的电子邮件通知功能
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如果你听到电子邮件发出“叮”的声音，或者看见通知窗口弹出来，你可能会中断手中的工作去查看邮件。点击“工具”→“选项”→“电子邮件选项”，选择“高级邮件选项”。
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点击“收到新邮件”按钮，确认“播放声音”选项前没有打钩。如果你想知道是否收到电子邮件，在“通知区域显示信封图标”选项前打钩即可。
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确认“显示新邮件桌面通知”选项前没有打钩。
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利用自动预览或预览窗格节省打开电子邮件的时间
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你可以不必打开全部的电子邮件正文，可以利用预览窗口来查看，以节省时间。你可以告诉发件人，让他们知道：
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① 在主题一栏写明他们发邮件的原因。
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② 在邮件正文的第一段，写明他们的要求及截止日期。
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点击“视图”→“自动预览”。“视图”下面另一个选项是“阅读窗格”。选择“靠右”或“底端”，你将会看见你的个人文件夹、收件箱和邮件正文。
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创建电子文件夹和子文件夹
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如果邮件箱里的邮件数量超出一个屏幕的显示范围了，那么就应该整理你的邮箱了。如果找邮件所花费的时间太长，你就应该把这封邮件放进收件箱里。
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不要建立太多的主文件夹。如果每个主文件夹都附带子文件夹，那么主文件夹的数量最好不要超过10个。
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技巧：
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电子邮件中文件夹的名称和目录，必须和桌面上文件夹的名称和目录一致。以下介绍一些常用的文件夹名称：
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• 需要采取行动（经常是你的领导或客户）。
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• 客户和/或潜在客户。
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• 参考资料。
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• 会议。
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• 分派工作。
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• 项目（每个项目要单独建立一个文件夹）。
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用颜色标志你的接收邮件
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