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每次只谈一个焦点或议题
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写邮件的规则是每次只谈一个主题或议题。如果你有多个议题、行动要点或要求，在正文的第一段写明，让收件人知道。如果你不这么做，他们很可能只回复一个要求或问题，你还得再次发邮件或再次提要求。
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添加空格，并在你的要求或问题前添加项目符号或编号。
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写信前分析你的收件人
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大多数作者犯下的一个最严重的错误是，他们在下笔前没有花时间分析收件人。你对收件人了解得越多，邮件的定制程度就会越高。
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• 你的收件人是谁？
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• 你的收件人对你的主题了解的程度有多少？（这将决定你需要提供多少信息和背景资料。）
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• 他们年轻还是年长，是女性还是男性？
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• 他们喜欢什么样的邮件，是简短、直切主题的，还是先寒暄几句再引入话题的邮件？
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理解你的收件人
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你的收件人可能正遭受来自各种渠道的、各式各样的干扰。让我们看看，你的收件人可能会因为什么样的任务而分心：
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• 正在回复他人的邮件。
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• 正忙着完成一个马上到期的任务或项目。
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• 正处理同事的干扰或其他噪声。
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• 正在接电话。
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• 正在做会前的准备。
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• 正同其他员工或职位相同的人拉关系。
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问问自己：“怎样才能让收件人放下手中的事来看我的邮件？”你的邮件是否足够吸引人，让收件人outlook发出“叮”的一声后就想一睹为快？
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你的邮件必须具备以下三个特征
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1. 简短。
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2. 直切主题。
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3. 易读、易懂、令人印象深刻。
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理解关键所在
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一般读者在打开信或邮件后，会在5~10秒内做出判断，并决定是否：
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① 看完邮件并采取行动。
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