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将来的文件
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如果你发现一份文件并对自己说，“将来我可能会用到它”或“有时间我再看看”。移走它，放在地板上。最终它可能会成为你的参考文件。
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案例研究
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布拉德感到很恼火。他需要用鞋拔子才能把文件塞到办公桌抽屉中。于是，他给上司发了一封电子邮件，问道：“是否可以再订购一个文件柜？我的抽屉全塞满了。”
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上司让布拉德仔细检查自己的抽屉，确认是否所有文件都真的需要保留。如果不是，布拉德应该把用不着的文件存入参考文件或直接扔掉。
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布拉德勉强听从了上司的建议。他想：“这不是浪费时间吗？”他开始仔细查看每份文件。如果某份文件已经完成了或暂时用不着，他就把这份文件放在地板上（紧挨着地板上其他的文件）。
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全部检查完后，他发现自己的两个抽屉腾空了一半以上的空间。文件过量的问题竟然得到了解决。或许布拉德无法让抽屉保管所有过去、当前和将来的文件，但他可以管理好当前的文件。
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如何整理工作文件
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按照字母或时间先后顺序，整理办公桌抽屉里的工作文件。通常，这些文件应该放在伸手可及的地方，比如在抽屉里或离你非常近的地方。请记住：让你的系统简单一些。以下介绍一些建议，帮助你成功地建立工作文件整理系统。
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整理工作文件的建议
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• 唾手可得的信息：电话簿、地址和常用的信息。
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• 当前的项目：按照不同的项目分别归整文件。
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• 日常工作：每天、每周或每月都需要处理的工作。
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• 客户或潜在客户。
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• 需要研究的问题或议题。
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划分大类，限制分类数量
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如果你将文件类别分得太细，就无法快速找到某个文件。设法将分类数量控制在7~10个。
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案例研究
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卡伦是一家大公司首席执行官的助理。所有人都非常欣赏她的组织能力。她的办公桌上总是干干净净，看上去做事井井有条。
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然而，卡伦有一个不为人知的秘密。她管理的文件超过30种，要迅速查找某个文件非常麻烦。她经常复制两份复印件并放进不同类别的文件夹中。她觉得自己必须简化系统。
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卡伦逐一写下各个文件类别的名称，并寻找其中的共性。经过第一轮合并后，她将文件类别减少到15个；第二轮，减少到10个。现在这个简单的文件系统让她很满意，她能够在紧急情况下更快地找到文件。
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起个让你容易查找的文件名
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当你为文件起名字时，想一想，将来把文件放到什么地方能迅速找到它。让文件名看上去好玩、有趣。
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文件夹里不要装得太满
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文件夹里的纸张太多会降低你的查找速度，因为第一遍很可能找不到你想要的文件。每周清理一次文件夹，如果有必要就用新的文件夹。
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