1702323270
布拉德勉强听从了上司的建议。他想:“这不是浪费时间吗?”他开始仔细查看每份文件。如果某份文件已经完成了或暂时用不着,他就把这份文件放在地板上(紧挨着地板上其他的文件)。
1702323271
1702323272
全部检查完后,他发现自己的两个抽屉腾空了一半以上的空间。文件过量的问题竟然得到了解决。或许布拉德无法让抽屉保管所有过去、当前和将来的文件,但他可以管理好当前的文件。
1702323273
1702323274
如何整理工作文件
1702323275
1702323276
按照字母或时间先后顺序,整理办公桌抽屉里的工作文件。通常,这些文件应该放在伸手可及的地方,比如在抽屉里或离你非常近的地方。请记住:让你的系统简单一些。以下介绍一些建议,帮助你成功地建立工作文件整理系统。
1702323277
1702323278
整理工作文件的建议
1702323279
1702323280
• 唾手可得的信息:电话簿、地址和常用的信息。
1702323281
1702323282
• 当前的项目:按照不同的项目分别归整文件。
1702323283
1702323284
• 日常工作:每天、每周或每月都需要处理的工作。
1702323285
1702323286
• 客户或潜在客户。
1702323287
1702323288
• 需要研究的问题或议题。
1702323289
1702323290
划分大类,限制分类数量
1702323291
1702323292
如果你将文件类别分得太细,就无法快速找到某个文件。设法将分类数量控制在7~10个。
1702323293
1702323294
案例研究
1702323295
1702323296
卡伦是一家大公司首席执行官的助理。所有人都非常欣赏她的组织能力。她的办公桌上总是干干净净,看上去做事井井有条。
1702323297
1702323298
然而,卡伦有一个不为人知的秘密。她管理的文件超过30种,要迅速查找某个文件非常麻烦。她经常复制两份复印件并放进不同类别的文件夹中。她觉得自己必须简化系统。
1702323299
1702323300
卡伦逐一写下各个文件类别的名称,并寻找其中的共性。经过第一轮合并后,她将文件类别减少到15个;第二轮,减少到10个。现在这个简单的文件系统让她很满意,她能够在紧急情况下更快地找到文件。
1702323301
1702323302
起个让你容易查找的文件名
1702323303
1702323304
当你为文件起名字时,想一想,将来把文件放到什么地方能迅速找到它。让文件名看上去好玩、有趣。
1702323305
1702323306
文件夹里不要装得太满
1702323307
1702323308
文件夹里的纸张太多会降低你的查找速度,因为第一遍很可能找不到你想要的文件。每周清理一次文件夹,如果有必要就用新的文件夹。
1702323309
1702323310
诚实面对自己的需要
1702323311
1702323312
你最后一次查看这份文件是在什么时候?这份文件过时了吗?你必须实事求是地管理这些文件。如果这周你没查看这份文件,那么下周你查看的概率有多大?太多的文件只能降低你的查找速度。
1702323313
1702323314
技巧:
1702323315
1702323316
每星期五,仔细检查自己的文件,看看是否有复印重的或已完成的文件。扔掉多余的文件,将有用的文件存入参考文件,以留出空间为下周做准备。
1702323317
1702323318
如何确定文件种类
1702323319
[
上一页 ]
[ :1.70232327e+09 ]
[
下一页 ]