打字猴:1.70232328e+09
1702323280 • 唾手可得的信息:电话簿、地址和常用的信息。
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1702323282 • 当前的项目:按照不同的项目分别归整文件。
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1702323284 • 日常工作:每天、每周或每月都需要处理的工作。
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1702323286 • 客户或潜在客户。
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1702323288 • 需要研究的问题或议题。
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1702323290 划分大类,限制分类数量
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1702323292 如果你将文件类别分得太细,就无法快速找到某个文件。设法将分类数量控制在7~10个。
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1702323294 案例研究
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1702323296 卡伦是一家大公司首席执行官的助理。所有人都非常欣赏她的组织能力。她的办公桌上总是干干净净,看上去做事井井有条。
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1702323298 然而,卡伦有一个不为人知的秘密。她管理的文件超过30种,要迅速查找某个文件非常麻烦。她经常复制两份复印件并放进不同类别的文件夹中。她觉得自己必须简化系统。
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1702323300 卡伦逐一写下各个文件类别的名称,并寻找其中的共性。经过第一轮合并后,她将文件类别减少到15个;第二轮,减少到10个。现在这个简单的文件系统让她很满意,她能够在紧急情况下更快地找到文件。
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1702323302 起个让你容易查找的文件名
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1702323304 当你为文件起名字时,想一想,将来把文件放到什么地方能迅速找到它。让文件名看上去好玩、有趣。
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1702323306 文件夹里不要装得太满
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1702323308 文件夹里的纸张太多会降低你的查找速度,因为第一遍很可能找不到你想要的文件。每周清理一次文件夹,如果有必要就用新的文件夹。
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1702323310 诚实面对自己的需要
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1702323312 你最后一次查看这份文件是在什么时候?这份文件过时了吗?你必须实事求是地管理这些文件。如果这周你没查看这份文件,那么下周你查看的概率有多大?太多的文件只能降低你的查找速度。
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1702323314 技巧:
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1702323316 每星期五,仔细检查自己的文件,看看是否有复印重的或已完成的文件。扔掉多余的文件,将有用的文件存入参考文件,以留出空间为下周做准备。
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1702323318 如何确定文件种类
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1702323320 取出一张纸。看看桌面上和抽屉里的每份文件,写下每份文件的主题。当你写完后,看看能否将这些主题划分为7~10种。
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1702323322 案例研究
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1702323324 拉尔夫在文件归档方面总是拖拖拉拉。他总是说:“我会找个星期天来办公室把所有的文件都归档。”然而,似乎每个星期天他都有事。终于有一天,他意识到:“或许我每天少做一点,就能做完了。”他发现自己对归档文件的厌恶程度并不亚于去看牙医。
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1702323326 第二天,拉尔夫将所有文件分成小一点的几摞,使得每摞看上去不是那么棘手。他每天在下班前安排出30分钟归档一摞文件。他发现,每整理完一摞文件后,就感觉对工作的掌控多了一点,并开始希望第二天再多做一点。当先前的文件归档,再归档过去的文件,最后是将来的文件。从此他的办公桌上再也没有堆得像小山似的文件。拉尔夫后悔自己当初没早点想到这么做!
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1702323328 将纸张和文件夹分成5~10摞
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