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资料整理的技巧在于不占用管理时间。想对资料进行短期管理，并且避免大量积压的话，只有定期作废这一条路。
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参考我的经验，先制定一个标准，保存资料时坚决不能超过这个标准，并且还要有敢于割舍的勇气和决心。
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只过必要生活 办公桌无需抽屉
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很多公司的办公桌侧面都会有一个带大中小三个抽屉的柜子。新款办公桌附带的是有脚轮的可移动式柜子。通常桌子正面还会有一个宽而浅的抽屉。也许是因为习惯不好，工作的时候，我的腿经常撞到柜子或者抽屉上，有时还会弄出尴尬的声响。从这个角度讲，办公桌的侧边柜和抽屉其实挺碍事的。
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不知道什么时候突发奇想，我把侧边柜挪到了其他地方。正面的大抽屉也被我拆下来悄悄塞到了和邻座办公桌的缝隙里。这样我的腿就解放啦！
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可能有人会说，把柜子和抽屉撤走，想放一些小物件或者资料的时候就非常不便了啊！可是你有没有想过这件事，谁会把重要的东西放到公司的抽屉里呢？抽屉里放的大多是些无关紧要的东西罢了。比如一些不常用到的文具啦，旧资料啦，印章啦，还有一些摆在桌面上嫌碍事的小零碎。顺便提一下，在最大最深的那个抽屉里，有人会放小点心啊，鞋啊，甚至还有其他一些意想不到的东西。所以，从这个最大最深的抽屉，可以看到人们形形色色的性格特点，这么说毫不夸张。
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说跑题了。即使抽屉里不放文具，周围随处都可以借到。“请借我剪刀用一下！”一句话的事儿。如果说经常用到某种文具，只把这种文具规规矩矩地摆放在正面的抽屉里就可以了。
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那么把东西放到更衣室带锁的衣帽柜里可行不可行呢？答案是否定的。因为看不到柜子里面的状态，我们对柜子往往会疏于整理，结果柜子里堆满了不知道什么时候换下来的工作服、抽屉里放不下的资料、喜欢的小玩意儿、零食……这样的衣帽柜就失去了它原本的作用。
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想保持整洁就要注意保持上下班时柜子里替换物品的一致。也就是说，每天早晨来上班换上工作服和鞋子的时候，放进衣帽柜里的只有今天穿的这套衣服和鞋子。
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衣帽柜里放备用伞、文具、便当店的宣传单等做法违背了设立衣帽柜的初衷。折叠伞可随身携带，没有必要放在公司。有人会在衣帽柜里放一件备用衬衣，但也许一年都用不上一次，这就是变相的浪费。便利店也卖衬衣，需要的时候临时买一件就可以了。
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衣帽柜是私密的空间，但更要注意保持它的整洁卫生。
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写了这么多，不得不承认，充满生活气息的办公桌可以令人心情更加愉悦放松。曾经我的办公桌蔚为壮观。桌面上摞满了比萨斜塔一般的文件（有时会“哗啦”一下倒塌），抽屉里塞满了笔记本和文具，侧边柜里堆满了开会用过的资料，甚至衣帽柜里也放着两把伞和一件落灰的衬衣……在和我同时进公司的十来个人中，办公桌的脏乱程度我称第二，没人敢称第一。
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但是，中午休息的时候临桌而坐，推开碍事的资料，边吃便当边看杂志的时候，我的心情异常放松，那种倦鸟归巢的踏实感觉至今记忆犹新。对于彼时的我来说，那种状态可能就是我最满意的。
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假如周围的办公桌上都堆满了资料，追求必要状态的人就可能会被认为没有认真工作，毕竟你的桌子上几乎空空如也，看起来也缺少了一些生活气息。我的工位就常常被误认为是空位，当我出去再回来的时候总有人在那里工作。本书中的方法一定要循序渐进地试用，动作幅度太大，小心被别人误认为你要离职了哦！
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先制定一个标准，再循序渐进地改变，你一定能过上不慌不忙的、只拥有必需品的必要生活。
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只过必要生活 单一功能优于多功能
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家电制造商热衷于把单一功能产品改造成多功能产品，可能消费者也乐于使用，于是我们身边出现了各种各样的多功能产品。最近的例子就是内置蓝光驱动和硬盘录像功能的电视机。过去还曾经出现过录像电视（电视机+录像机）、收录机（收音机+录音机）、自动圆珠笔（自动铅笔+圆珠笔）、微波烤箱（烤箱+微波炉）……
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多功能产品由于把多种功能集成到了一起，具有节省空间、科技含量高等特点。但是也有如下缺点。
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□ 某一功能发生故障时，要把整台机器拿去修。
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□ 由于要把多种功能集成到一起，设计难免会受限制。
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□ 操作复杂。
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