打字猴:1.702540429e+09
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1702540430 5.收信人需要按照一些程序去完成指令,最好有书面的说明,可以按部就班,方便随时查阅。
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1702540432 6.收信人听力有障碍,听不清楚或事后记不清楚,甚至有忘记的情况,需要利用书面资料来作为面对面沟通的补充。
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1702540434 7.不善于面对面沟通,或者特别喜欢书面沟通。
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1702540436 然而,书面沟通也容易造成下列缺失,必须小心预防:
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1702540438 1.收信人无心阅读文件,顺手将其放在桌上或抽屉里,根本不去管它,问起时则以没有收到或者还没有看为理由来推卸责任。
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1702540440 2.收信人不想看的文件,看完可以装成没有看到。
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1702540442 3.收信人不想配合的文件,可以装成看不懂或者看错了,做出自己想做的行为,还具有相当的理由。
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1702540444 4.书面拒绝比口头拒绝容易得多,若干说不出口的内容比较容易以书面形式来表达。
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1702540446 所以,为了使收信人想看,必须提高他们的阅读兴趣,因此在建立书面信息的公信力之外,尚需注意下述八点:
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1702540448 1.简明的主旨,引人注意的字句。
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1702540450 2.尽量口语化,亲切、活泼而且清楚、明白。
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1702540452 3.避免令人不悦的措辞,以免引起收信人的不良情绪反应。
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1702540454 4.事先模拟收信人可能产生的疑惑,适当地在书面信息中给予解答。
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1702540456 5.依照书面沟通的内容切实执行,增强书面文件的可信度与公信力,使大家自动想看,且给予相当的重视。
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1702540458 6.必要时指定询问或联系的电话或人员,以方便收信人查询。
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1702540460 7.明确收信人,然后用电话询问其是否收到以及有无任何困难或意见,使收信人无从推托。
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1702540462 8.在文件的形式、内容方面,力求趣味化,也可以配合彩色的变化,吸引收信人的注意,增加其阅读兴趣。
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1702540464 有时候把书面沟通和口头沟通配合使用,可以收到很好的效果。特别是内容比较复杂,或者有资料必须作为计算的依据时,通常先口头沟通,再把书面文件交给收信人。让他听完之后,还可以查阅书面资料,十分方便,也比较正确。
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1702540466 采取哪种沟通方式,主要应该依据收信人的习惯和沟通内容的性质。如果他们喜欢面对面的方式,就应该尽量以口头为主,以书面为辅;反过来说,如果他们习惯于使用眼睛看,不喜欢用耳朵听,那就应该以书面为主。
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1702540468 电信沟通
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1702540470 中国人重视“见面三分情”,面对面沟通的效果显然较好。但是,在商业社会,大家都十分忙碌,样样要面对面沟通,事实上相当困难,而书面沟通的效果经常会打很大的折扣。因此,通过电信手段进行沟通的人越来越多。电信沟通包括打电话、发送电子邮件和上网交谈等方式。由于通过电子媒介进行沟通,所以电信沟通不算口头沟通,也不完全属于书面沟通。其中,电话沟通偏向于口头沟通,电子邮件则偏向于书面沟通,而上网交谈则介乎二者之间,隐秘性高,甚至可以匿名或化名来隐藏自己的身份。
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1702540472 电话沟通越来越方便,也越来越普遍,有事没事打个电话已经成为日常生活中非常便利的沟通方式,特别是对于紧急联系、临时通知、节日问候、生病关怀和亲友联络等,电话沟通更是快速而有效。电话沟通盛行之后,面对面沟通和书面沟通的比例大量减少,甚至成为电话沟通的辅助方式。可见,电话沟通已经日渐普遍,成为沟通的主流。
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1702540474 电话沟通虽然快捷方便,但由于一般电话装置无法看到对方,很难像面对面沟通那样亲切、生动、灵活,此方式只适用于下列几种情况:
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1702540476 1.距离远,无法面对面沟通,却又希望尽收获得回馈。
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1702540478 2.关系够,交情深厚,见不见面都一样,电话沟通既快速又节省时间。
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