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另一个重要的非正式沟通渠道是偶遇（chance encounter），即没有事先安排的上级与员工间的非正式交流。偶遇也是一个有效的沟通途径。许多年前，美国哈佛大学商学院研究领导力的教授约翰·科特（John P.Kotter）发现，有效的管理者不只把沟通的方式局限于正式的会议上。18相反，他们会在偶遇中收集有效的信息。这种自发的沟通会发生在自助餐厅里、饮水机旁、门厅或者电梯里。两分钟之内，管理者获得的信息量就相当于开30分钟的正式会议或者发送无数封电子邮件和短消息。一个具有代表性的问题就是：“我们新产品的口碑怎么样？”
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还有一种重要的沟通渠道，既可以被划分为正式的也可以被划分为非正式的。走动式管理（management by walking around）是管理者和员工或者顾客，在车间或办公室里自由地往来。管理者也会和员工在私下里进行开放式的交流。在和员工交流中，管理者通常会问诸如此类的问题，“你喜欢你的工作吗”，或者是“你今天在工作中有没有遇到什么瓶颈”。由于走动式管理是系统性的，所以可以把它看作正式的沟通渠道。但是，管理者在工作场所走动不遵循组织结构图上的正式路径。走动式的管理和偶遇有所不同，后者是突发事件，而前者是有意为之。
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走动式管理更像医生查房。与医生查房不同的是，管理者是顺便巡视，并且和员工进行简单的、非正式的交谈。在巡视中，管理者会问的典型问题包括，“今天的工作怎么样啊”、“你有没有工作所需的工具和装备啊”、“我怎样做才能更好呢”。19考虑到管理者是在巡视工作，员工只能立刻用简洁的方式回答并给出有用的反馈，但只限于管理者是值得信任的！
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[1] WBS，声名显赫的英国华威大学下属的学院。——译者注
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人际关系：职业发展与个人成功心理学（原书第10版） 沟通技术的发展给人际交流带来的挑战
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相较于许多年前，信息（或者沟通）技术的快速发展可以帮助人们更加简单快捷地交流。虽然诸如社交网络、图片分享网站这样的社交媒体引起外界的极大关注，但是其他的沟通方式也一样很流行。它们对人际沟通的影响一度是积极的，但是有些时候，它们反而会起到相反的效果。会影响人际沟通的6项信息技术是：电子邮件、演示技术、电话和有声邮件、远程办公、多任务处理和过度相信计算机生成的数据。（本书的作者认为，传统的电话不算是信息技术的一部分，但它们也是给沟通带来问题的电子设备。）
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电子邮件和人际间的沟通
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电子邮件、即时消息和手机短信是现今对人际沟通影响最大的信息技术。电子邮件的影响在于它大大改变了人们之前通过电话或面对面进行交流的方式，取而代之以文字信息。团队成员喜欢通过电子邮件定期保持联络，而不是通过冗长的会议或者电话交流。
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附有图表和视频的邮件成为工作中最受欢迎的沟通方式。但是，我们也要时刻警醒自己，电子邮件和即时消息也存在一些弊端，在人际交流中要注意规避这些问题。
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1.邮件的滥用
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通过电子邮件沟通最主要的问题就是不加选择地发送。某些职位的员工每天平均会收到300封邮件，某些员工每小时要检查电子邮箱30次以上。有些员工这样调侃自己的工作，“我的工作就是不停地回邮件”或“我在工作时间回复邮件，在休息时间工作。”
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Donna Rewady是一名高管教练，她指出了产生如此多的电子邮件的原因是，邮件系统造成了对员工工作时间的不合理期望。20许多员工的工作都围绕着收发邮件进行，以至于形成了一种观念：“既然我在不停地收邮件，为什么我不能发邮件呢？”尽管有些员工认为某些笑话具有攻击性，有些员工还是会通过电子邮件进行虚拟笑话发送比赛。随着垃圾邮件的增多，许多公司的高层决定采取措施抑制这种情况的发生，例如加载垃圾邮件过滤器。
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为了防止邮件泛滥，有些公司做出规定，要求周五和周末不许收发邮件。这样做的目的既可以防止邮箱爆满又促使员工之间通过面对面的方式或电话交流。许多员工宁愿发送电子邮件也不愿和其他人面对面地交谈。这项禁令没有禁止员工与客户收发邮件，也没有禁止处理紧急事件，只是对日常邮件的收发做出限制。许多员工抱怨这项措施，因为它严重地干扰到他们的工作。而且周五禁止收发邮件使得员工在周末积攒了大量的邮件，这也增加了周一的工作量。21
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为了减少被邮件吞噬的感觉，如果员工的工作可以限制邮件的数量的话，最好可以对收发邮件的时间做出限定。一个时间管理软件公司对员工收发邮件的次数做出了评估，结果显示办公室职员每天平均要检查50次邮箱。每隔一小时查看一次邮箱会给其他工作留出更多的时间。关闭邮件的提醒声音也是一个好办法。22其实，有时候一个简短的电话交流就能解决十几封邮件才能解决的问题。一个有代表性的例子就是，一位人力资源专员尝试通过电子邮件来解释一个非常复杂的福利政策。
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许多成功人士都能够控制电子邮件而非受电子邮件的控制。过量使用电子邮件会阻碍公司生产力，员工通常要花费4分钟左右的时间阅读一封邮件，并且在重新关注工作内容的时候还需要一定的恢复时间。当然，对于在线客服代表而言，处理邮件就是他们的全部工作。
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2.内容太过随意
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很多非正式的邮件往来都不注重拼写和语法的准确，也不注重思维的连贯性。这使得人们产生一种误解：商务沟通可以容忍这种错误。事实并非如此，在邮件中显示邮件草拟者的专业态度和智慧十分重要。因此，在编辑邮件的时候要使用正确的拼写和语法，大小写分开，并注重标点的使用。然而，一些专业人士也开始在电子邮件中使用不规范的书写方式，包括用小写的i而非大写的I。此外，一些著名的出版公司出版的图书标题也用小写的i代替大写的I。
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电子邮件也日渐成为热衷于办公室政治的人维护自己的形象、贬低他人形象的工具。很多办公室的“政治家”群发邮件称赞自己在项目中的表现；当事情搞砸的时候，“政治家”又会让所有人知道不是自己的错误导致项目的失败。
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3.避免面对面的申诉
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很多主管和员工都是通过电子邮件向其他人进行申诉的，因为这样可以避免面对面的冲突。电子邮件十分适合不喜欢和团队成员面对面交流的管理者。但是，使用邮件传递令人不悦的信息也会引发一些问题。首先，阅读申诉或带有冒犯的邮件会令人感到震惊。其次，个体只能通过回信做出解释，并表现出反抗的态度。最后，收件人不知道该怎样回应这样的信息，可能会陷入沉思并且感到焦虑。
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4.电子邮件的替代品
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一些商业公司对电子邮件引发的问题做出了回应，社交网络和公司内网可以代替电子邮件的部分职能。目前最大的问题就是收发邮件耗费过多的时间。因此，在众多的替代品中，可以选择工作场所的维基百科、博客、即时消息、简易信息聚合（RSS）以及较为正式的用于团队沟通的软件。通过上述方式，员工可以建立一个项目组网页，并在上面发布信息。维基百科允许小组成员在上面评论并修改其他人的工作成果。结果是维基百科成为共享知识的有效工具，成员都愿意在上面分享自己的成果并得到别人的指正。简易信息聚合（Really Simple Syndication，RSS）可以为人们提供信息订阅的服务。在一对一的沟通中，电子邮件的使用依旧频繁，但是在团队沟通中，以上替代品则显得更加高效。23
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电子邮件转换到其他传递电子信息的方式会降低信息流动的频次，但不会降低信息交换的数量。例如，法国信息技术公司Atos将其员工沟通方式从电子邮件转变成社交网络媒体，例如维基百科，这一举动使得员工之间的信息沟通方式转变为在线交流和修正。这家公司还使用在线聊天系统使得广泛的交互式沟通成为可能。24
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