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人们会出现类似的紧张情绪也表明现场演示报告具有不确定性。希腊人把这种因素称为Kairos，通常可译为“契机”。
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出色的演讲者应该了解，演示报告过程中会出现各种不可控因素影响发挥。你无法决定听众的心情，也无法预测谁会出席。面对瞬息万变的外部环境，你无法事无巨细地全部计划好，更不可能提前准备好答案以应对听众们即兴提出的问题。
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不过，这也正是演示报告最大的魅力所在。做演示报告的这段时间非同寻常，我们可以随时随地与听众共处。如果真像希腊人所说的那样，我们将此视作“契机”，那么就可以随时抓住这个机会。
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下次你准备演示报告时，什么因素会影响到所谓的“契机”呢？先花时间想一想你作报告时将要应对的场景是怎样的：听众的心态如何？他们最近经历了哪些事情？社会上发生了哪些会影响他们的大事？以及该如何调整演示报告以便更好地将上述因素考虑在内？
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做充足的准备，你就可以摆脱焦虑情绪，甚至利用自身因紧张而迸发的能量，使自己在演说中如虎添翼。可在如下三方面进行准备：
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■材料；
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■听众；
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■你本人。
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提升你的沟通技能（第四版） 驾驭材料
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你在演示报告时最主要的任务是吸引听众的注意。
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一场失败的演示报告可以有许多原因，但最常见的问题莫过于发言人自己只顾长篇大论，而忘了他是在和听众“对话”。
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造成演示报告失败的另一个原因，是演讲者将自己准备的材料念给大家听。演示报告不是汇报，也并非只有一组幻灯片而已。演示报告就像一场演出，需要引人入胜的故事情节，戏剧般的发展路线及恰到好处的优美音乐。这场演出的建构必须通过令人着迷的转折，引领听众去探索发掘，使听众全程沉浸其中。
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确定目标
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为什么要作这场演示报告？最终你想让听众做什么？你的目标必须是使用一切必要语言说服听众采取行动。
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换句话说，作演示报告就是演讲者感染听众、说服听众的典型活动。总体来说，演示报告算不上是为人们答疑的好媒介。我们要牢记这一点：听众很有可能将我们的话忘得一干二净。因此，无论是展现在幻灯片上还是其他任何地方，一场信息量太多的演示报告绝对会适得其反。如果只是想解释说明一件事情，最好在演示中加入一些令人信服且发人深思的元素。若实在需要向听众做出详细解释，也要将其置于附加的说明部分。
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我认为每一场演示报告都只有一个目的。这听起来可能有些冠冕堂皇，但演示报告的目的应在于激励你的听众。听众们想要被演讲者打动，全身心投入到整场报告中，并为之着迷。尤其是他们想找到与演讲者在思想方面的共通之处。听众们也想证明，在演示报告持续的时间里，他们所有人是紧密联系在一起的整体。而你的任务就是利用自身的表现、想法及与听众的互动，为他们营造出这样一种多维度的认知场景，这样才能激发听众的活力，使他们参与其中。
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用一句话写下你的目标，这样有助于我们：
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■理清思路；
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■选取适当的材料；
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■在规划的最后，确保你仍然在解决一个明确的问题。
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句子的开头可以是这样的：
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“本次演示报告的目的是……”
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