打字猴:1.70258372e+09
1702583720 这里提供四条策略,可能有助于降低被误解的可能性。这些策略全部取决于我们以某种方式在邮件中使读者“看得见”我们。
1702583721
1702583722 首先,我们可以使用“表达规则”。例如,发送者在邮件中多使用一些推脱责任的话,如“请原谅邮件的简短,我是用平板电脑发送的”。某个机构的邮件都会以这样的话结尾:“这封邮件可能显得过于简洁,若给您造成误解,使您认为我们草率处理问题或让您感到冷漠,望请见谅。”
1702583723
1702583724 其次,我们可以使用情感暗示。如果我们能明确解释自身感受,读者就不太会对所写的内容产生误解。你可以使用如下句型:“这种情况使我感到……”,或者“其实现在,我觉得……”。表情符号也能表示情感暗示,近来研究表明,我们现在会用解读现实面部表情的大脑区域阅读表情符号。
1702583725
1702583726 但是一些读者可能觉得表情符号不如其他情感暗示可靠,如我们花多久的时间回复邮件,我们的信息有多长,或者我们表达自我的正式程度。
1702583727
1702583728 再次,我们可以使用邮件礼节。这真的只是我们在现实对话中的一种礼貌形式,仅仅需要我们在写作时多付出一些努力。
1702583729
1702583730 ■避免读者可能产生误会的元素:奇异、反讽、讽刺和幽默等。要知道,在交谈中幽默的评论多么容易被误解——下笔时想清楚出问题的概率有多大。
1702583731
1702583732 ■增加一些善意、体贴和礼貌的元素。至少在邮件开头和结尾使用一些问候、署名和“握手”等建立人际关系的辅助无素。
1702583733
1702583734 ■避免使用大写字母,它们让人感觉你在怒吼;避免使用下划线,它们使文本更难阅读;避免使用过多斜体及感叹号,它们使邮件看着太过激动。
1702583735
1702583736 最后,我们可以注意邮件中经常缺少的部分:语境。如果读者不能搞明白邮件的内容,他们会很迷茫。他们不能问你(除非再发送一封邮件),因此我们需要帮助读者,包括给他们提供一些框架信息:过往历史、近来的活动及你们上一次的谈话内容。情境设定对你来说似乎有些浪费时间,但可以帮助读者更快了解你之前所说的内容。
1702583737
1702583738 与读者建立信任
1702583739
1702583740 我们向某人发邮件请他做某事时通常会产生误解。普通的请求会被误解为无礼的命令,改变某事的说明可能被解读成批评。如何在不冒犯别人的情况下使用电子邮件说服他人呢?
1702583741
1702583742 把你与读者的关系,想象成是一个银行账户。如果你想取钱,需要先存入一些资金。如何能在读者与你之间增加信用额度?你能提供给他们什么?仅仅告诉别人让他去做某件事很容易被解读为逼迫对方。如果你能找到一种方法引导他们按你的想法行动,对方的反应会更积极。感谢、表扬、鼓励及帮助都可被视为你工作关系中的银行存款。
1702583743
1702583744 试着在写作时进行思考。模仿是一个好方法:使用读者的语言表示你在仿照他们的思考。但并肩合作会更好:找到共同目标,一起努力然后寻求帮助。
1702583745
1702583746 作者杰伊·海因里希(Jay Heinrichs)建议人们写邮件时要注意所使用的时态。我们使用三种时态:过去时、现在时和将来时。每种时态都携带隐含信息,尤其是在我们要求读者做某事的时候。
1702583747
1702583748 ■潜意识里我们把过去时与责备或自我辩解联系在一起。这件事发生了吗?它应该发生吗?谁要为之负责?谁应该为此受到惩罚?
1702583749
1702583750 ■现在时主要涉及价值观。它向读者暗示了你是什么样的人,你信奉什么样的价值观。
1702583751
1702583752 ■将来时与选择有关。它暗含了决策的制定。将来时越过了对过去的责备和价值观的判定,寻求做出正确的决策。
1702583753
1702583754 若有可能,避免使用过去时。它暗含谴责,把我们困在过去。你需要的是将来的行动,所以侧重现在时和将来时,前者与对方形成纽带,后者创建解决方案。
1702583755
1702583756
1702583757
1702583758
1702583759 提升你的沟通技能(第四版) [:1702580936]
1702583760 提升你的沟通技能(第四版) 由说到写
1702583761
1702583762 电子邮件只是当下流行趋势的一个例子。写作与说话之间的区别已愈加模糊。正式文体让人愈发觉得冷漠与疏远,我们越来越要求书面语“听上去”像演讲。比如说,现在对于使用简明语言的号召,以及报纸上对于“官场八股文”的日常讽刺。
1702583763
1702583764 但是阅读不像交谈中的倾听。它需要人们花费更多精力(当然,倾听也不要求特定的受教育程度)。值得注意的是,大多数读者——至少在工作中——大概并不想阅读我们写下的内容。他们阅读只是因为必须要这么做而已。
1702583765
1702583766 因此,作为作者,我们的任务就是尽可能使阅读变得容易起来。
1702583767
1702583768 读者合约
1702583769
[ 上一页 ]  [ :1.70258372e+09 ]  [ 下一页 ]